Welk ERP Systeem is het beste?

Een ERP Systeem is software voor het aansturen van uw bedrijfsprocessen. De afkorting ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Een ERP systeem is opgebouwd uit verschillende modules.

Er is niet één beste ERP Systeem. Er zijn diverse ERP Systemen met functionaliteiten die aansluiten bij de Branche. Daarnaast zijn sommige ERP Systemen geschikt voor MKB-bedrijven en andere weer voor grote internationals.

Hierbij enkele belangrijke overwegingen bij het bepalen van het beste ERP-systeem voor jouw situatie:

  1. Bedrijfsgrootte: Grote ondernemingen hebben meestal meer robuuste en complexe systemen nodig dan kleine tot middelgrote bedrijven.
  2. Branche: Sommige ERP-systemen bieden branche-specifieke oplossingen die beter aansluiten bij de specifieke behoeften van een sector.
  3. Budget: ERP-implementaties kunnen duur zijn, niet alleen qua licentiekosten, maar ook qua implementatie- en onderhoudskosten.
  4. Functionaliteit: Overweeg welke functies en modules essentieel zijn voor jouw organisatie.
  5. Cloud vs. On-Premise: Cloud-gebaseerde ERP-systemen bieden vaak meer flexibiliteit en lagere initiële kosten, terwijl on-premise oplossingen meer controle kunnen bieden.
  6. Schaalbaarheid: Kies een systeem dat kan meegroeien met de organisatie.
  7. Gebruiksvriendelijkheid en training: Hoe eenvoudig is het voor gebruikers om het systeem te leren en te gebruiken?

Betekenis ERP

Zoals gezegd staat de afkorting ERP voor Enterprise Resource Planning. ERP Software integreert alle bedrijfsprocessen vanuit een centrale database.

De term “Enterprise Resource Planning” (ERP) werd voor het eerst geïntroduceerd door Gartner, een toonaangevend IT-onderzoeks- en adviesbureau. Gartner is bekend om zijn invloedrijke analyses en rapporten op het gebied van informatietechnologie en bedrijfsprocessen.

ERP-systemen evolueerden uit Material Requirements Planning (MRP) systemen, die in de jaren 1960 en 1970 werden gebruikt voor productieplanning en inventarisbeheer. Later werden deze systemen uitgebreid met financiële, HR- en andere bedrijfsfuncties, wat uiteindelijk leidde tot de ontwikkeling van ERP-systemen zoals we die nu kennen.

De introductie van de term “ERP” door Gartner weerspiegelde de bredere reikwijdte en functionaliteit van deze systemen, die niet langer beperkt waren tot productie en inventaris, maar een holistisch overzicht boden van alle belangrijke bedrijfsprocessen.

Het invoeren van ERP is een ingrijpende gebeurtenis voor een bedrijf en raakt bijna alle administratieve bedrijfsprocessen. Denk hierbij aan verkoopofferte- en verkooporder beheer, calculatie, planning, engineering, inkoop, werkvoorbereiding, productie en magazijnbeheer. Daarnaast zijn er diverse financiële processen die ERP ondersteunt, denk hierbij aan het facturatie proces, het verwerken van inkoopfacturen, crediteurenadministratie en de debiteurenadministratie.

De betekenis van ERP software voor een organisatie is dus erg groot omdat alle processen ermee kunnen worden ondersteund. Vanwege de centrale database hoeven gegevens maar eenmalig te worden ingevoerd. Dat verbetert de efficiency. Het is hierbij wel belangrijk dat de masterdata goed worden onderhouden. Want zonder goede masterdata kun je nooit volledig gebruik maken van de mogelijkheden van ERP.

Waarom een ERP systeem implementeren in 2024?

Er zijn vele redenen om over te stappen naar een nieuw ERP Systeem. Er zijn bedrijven die deel uitmaken van een holding. Bij dit type bedrijven zien we vaak dat het bedrijf een nieuwe ERP Systeem wordt opgelegd vanuit de moederorganisatie. Die wil de processen harmoniseren of ervoor zorgen dat alle dochterondernemingen vanuit één financieel systeem worden geconsolideerd.

Sommige van onze klanten geven aan dat het werken in Excel niet meer mogelijk is. Het beheersen van honderden Excel-files is erg complex en leidt tot veel fouten. Vaak is een organisatie te groot voor een IT-landschap bestaande uit losse Excel-applicaties. De werking is vaak niet gedocumenteerd en Excel dwingt vaak geen uniforme werkwijze af.

Bedrijven geven soms aan ook een kostenreductie door te willen voeren of willen efficiëntere processen. Papierloos werken is een van de meest gehoorde reden om over te stappen naar een nieuw ERP Pakket. Maar het meeste horen we dat onze klanten aangeven dat het oude ERP Systeem niet meer voldoet: het platform is niet modern, het ERP Systeem werkt niet op een tablet, de gebruikers kunnen niet vanuit thuis werken,  het systeem voorziet niet in de juiste management informatie en kan niet worden gekoppeld met andere applicaties.

In sommige situaties is onduidelijkheid over de strategie en toekomstplannen van de ERP leverancier, of zelfs de relatie met de ERP leverancier de reden om over te stappen naar een ander ERP Pakket. Dat zien we in de praktijk gelukkig minder vaak terugkomen.

Maar de meest gehoorde reden is dat bedrijven een verouderd systeem willen vervangen door een nieuw ERP systeem, gebaseerd op moderne technologie.

Top 10 adviezen voor een succesvol ERP project in 2024

Advies 1: Start met de toekomst visie van jouw bedrijf

   Waar staan we over 5 of over 10 jaar? Welke producten en diensten leveren we dan? In welke markten?

Advies 2: Welke processen en logistieke concepten zijn hiervoor nodig?

  Denk hierbij aan concepten zoals engineer-to-order of configure-to-order.

Advies 3: Maak capaciteit vrij van jouw beste mensen!

   Knelpunt nummer 1 bij elk ERP-project!

Advies 4: stel het toekomstig applicatielandschap op

  Hoe koppel je ERP aan andere applicaties? Wat doe je in welk systeem? Welke rol heeft ERP in dit landschap?

Advies 5: Stel concrete doelstellingen op voor de ERP leverancier en het projectteam en maak het meetbaar

   We bedoelen hiermee proces KPI’s zoals hoeveel orders er per medewerkers kunnen worden ingelegd? Het verminderen van fouten door overtype van gegeven met 75%

Advies 6: Beperkt de scope bij de implementatie en optimaliseer later

  Start met kleine scope en ga hiermee snel live. Tijdens de optimalisatie fase implementeer je de nice-to-haves.

Advies 7: Investeer in Change Management

   Een ERP Project is geen IT project. Het gaat over mensen die op een andere manier moeten gaan werken. 

Advies 8: Zorg voor voldoende budget en tijd

  In de praktijk kost een ERP Implementatie helaas altijd vaak tijd en geld dan initieel begroot. Houd hier rekening mee.

Advies 9: Zorg voor een actieve en betrokken project-sponsor!

Dit is essentieel voor een succesvol project.

Advies 10: Geen maatwerk en pas je aan aan de standaard processen

  Pas je processen aan, aan de best-practices en de processen van het nieuwe systeem. Accepteer alleen maatwerk als het een van de USP’s van jouw bedrijf is. Als het jouw key-proces betreft en je hierin het beste moet zijn is maatwerk te overwegen.

Hoe is ERP ontstaan?

Een ERP Systeem stuurt de bedrijfsprocessen aan. Sommige ERP Systemen richten zich op de logistieke processen en hebben geen eigen financiële module. Ze koppelen met pakketten zoals Accountview, Exact of Unit4. Maar het merendeel van de ERP Systemen heeft een geïntegreerde financiële module. Hierin zie je ook de ontstaansgeschiedenis van de ERP pakketten terug. Sommige ERP systemen zijn van een financiële applicatie doorgegroeid naar een volledig ERP Systeem. Andere ERP Systemen zijn vanuit een logistieke invalshoek ontwikkeld.

De voorlopers van ERP zijn ontstaan in de jaren ’60. De eerste MRP I systemen zijn toen ontwikkeld op basis van de logistieke inzichten uit de jaren ’50. MRP I staat voor Material Requirement Planning. De formule van Camp, de Economic Order Quantity, veiligheidsvoorraden en het bestelniveau zijn de basis voor de systemen van toen. De focus lag op de materiaalvoorziening. Aan de MRP I systemen werd ook de dimensie capaciteit toegevoegd. Niet alleen de aanwezigheid van voldoende materiaal bepaalt of een product gemaakt kan worden. Ook de mensen en machines moeten voldoende capaciteit hebben. De systemen voor het plannen van zowel het materiaal, maar ook de mensen en machines noemen we MRP II. MRP II staat voor Manufacturing Resource Planning. Dit is met name op productie gericht.

Voorbeelden van 5 internationale ERP Systemen

Hier zijn vijf voorbeelden van internationale ERP-systemen, elk met hun kenmerken

1. SAP S/4HANA
– Kenmerken:
– In-Memory Database: Gebruikt SAP’s HANA-database voor real-time data verwerking.
– Modulaire Opbouw: Biedt modules voor financiële administratie, inkoop, productie, verkoop, en meer.
– Sterke Analytische Functies: Krachtige rapportage en analyses.
– Cloud en On-Premise: Beschikbaar als zowel een cloud-oplossing als een on-premise installatie.
– Integratiemogelijkheden: Goede integratie met andere SAP-producten en externe systemen.

2. Oracle ERP Cloud
– Kenmerken:
– Volledig Cloud-Georiënteerd: Moderne, cloud-gebaseerde ERP-oplossing.
– Uitgebreide Functionaliteit: Omvat financiële, projectbeheer, procurement, en supply chain management.
– Gebruiksvriendelijke Interface: Intuïtieve gebruikerservaring met mobiele toegankelijkheid.
– Sterke Financiële Functies: Uitgebreide boekhouding en financiële rapportages.
– Schaalbaarheid: Geschikt voor zowel middelgrote als grote ondernemingen.

3. Microsoft Dynamics 365
– Kenmerken:
– Modulaire Structuur: Verschillende modules zoals Finance, Supply Chain Management, Sales, en Marketing.
– Integratie met Microsoft Ecosysteem: Naadloze integratie met Office 365, Power BI, en Azure.
– Cloud en On-Premise Opties: Flexibiliteit om te kiezen tussen cloud-gebaseerde of lokale implementatie.
– Gebruiksvriendelijkheid: Bekende Microsoft-interface maakt het gemakkelijk te gebruiken.
– AI en Machine Learning: Geïntegreerde AI-mogelijkheden voor voorspellende analyses.

4. Infor CloudSuite
– Kenmerken:
– Branche-Specifieke Oplossingen: Gespecialiseerde ERP-systemen voor verschillende industrieën zoals productie, gezondheidszorg, en mode.
– Cloud-Georiënteerd: Volledig cloud-gebaseerde oplossing.
– Geavanceerde Analysemogelijkheden: Sterke analytics en business intelligence tools.
– Gebruiksvriendelijke Interface: Intuïtieve en moderne gebruikerservaring.
– Flexibele Integratie: Eenvoudige integratie met andere software en systemen.

5. NetSuite
– Kenmerken:
– Cloud-Georiënteerd: Volledig in de cloud, wat snelle implementatie en lagere initiële kosten mogelijk maakt.
– Omvangrijke Functionaliteit: Omvat financiële administratie, CRM, e-commerce, voorraadbeheer, en meer.
– Schaalbaar: Geschikt voor groeiende middelgrote bedrijven.
– Realtime Data: Biedt real-time zichtbaarheid in bedrijfsprocessen.
– Internationale Ondersteuning: Ondersteunt multi-currency, multi-language, en multi-subsidiary management.

 

Voorbeelden van 5 Nederlandse ERP Systemen

Hier zijn vijf voorbeelden van Nederlandse ERP-systemen met hun kenmerken:

1. Isah
Kenmerken:

  • Productiegericht: Specifiek ontworpen voor de maakindustrie.
  • Integrale Oplossing: Beheert alle bedrijfsprocessen van engineering tot en met service en onderhoud.
  • Sterke Projectplanning: Geavanceerde tools voor projectbeheer en planning.
  • Koppelingen: Integraties met CAD-software en financiële systemen.
  • Flexibiliteit: Aanpasbaar aan specifieke bedrijfsprocessen en vereisten.

2. Exact
Kenmerken:

  • Compleet ERP-Pakket: Modules voor financiële administratie, HR, productie, en projectbeheer.
  • Cloud en On-Premise: Beschikbaar als cloud-gebaseerde oplossing of lokale installatie.
  • Geschikt voor MKB: Populair bij middelgrote en kleine bedrijven.
  • Gebruiksvriendelijk: Intuïtieve interface en goede gebruikerservaring.
  • Integratiemogelijkheden: Eenvoudige koppeling met andere software, zoals CRM- en e-commerce-oplossingen.

3. AFAS
Kenmerken:

  • Breed Spectrum: Biedt oplossingen voor HRM, payroll, financieel beheer, projectbeheer, en meer.
  • Cloud-Georiënteerd: Volledig in de cloud, met regelmatige updates en verbeteringen.
  • Gebruiksvriendelijke Interface: Moderne en intuïtieve gebruikersinterface.
  • Self-Service Portalen: Portalen voor medewerkers en klanten voor betere toegankelijkheid en efficiëntie.
  • Automatisering: Sterke focus op automatisering van bedrijfsprocessen.

4. Ridder IQ
Kenmerken:

  • Productie: Gericht op productiebedrijven.
  • Flexibel en Configurabel: Aanpasbaar aan specifieke bedrijfsprocessen.
  • Uitgebreide Functionaliteit: Beheert productie, voorraad, logistiek, en financiële processen.
  • Realtijd Inzicht: Biedt realtime data en inzichten voor beter besluitvorming.
  • Integratieopties: Koppelingen met CAD, PLM, en andere bedrijfssoftware.

5. Visma
Kenmerken:

  • Cloud en On-Premise Opties: Flexibiliteit in implementatie, zowel cloud-gebaseerd als lokaal.
  • Omvangrijke Functionaliteit: Financieel beheer, HRM, logistiek, en projectbeheer.
  • Gebruiksvriendelijk: Intuïtieve interface met focus op gebruikersgemak.
  • Schaalbaarheid: Geschikt voor zowel kleine als grote bedrijven.
  • Automatisering en Integratie: Sterke focus op automatisering en integratie met andere systemen en applicaties.

 

ERP Informatiepakket: het implementeren van een nieuw ERP Systeem

Het selecteren en implementeren van een ERP Systeem is complex. Een bedrijf bouwt weinig ervaring op omdat het een project is dat je, als het goed is, maar eens in de 10 á 15 jaar doet. De kosten van een ERP Systeem zijn hoog. En het is een project dat de medewerkers veel tijd kost. En uitgerekend jouw beste medewerkers, die toch al druk bezet zijn, zijn betrokken bij het project.

Daarom is het verstandig om het project goed voor te bereiden. Een uitgebreide voorstudie is erg belangrijk. Zorg dat je weet wat je met het ERP Pakket wil bereiken. Deze uitgangspunten zijn de basis voor het project.

In het informatiepakket hebben we onder andere een checklijst opgesteld die je kan gebruiken bij jou ERP traject.

Gratis ERP informatiepakket met shortlist

Meer informatie over ERP Systemen en het selecteren van een nieuw ERP systeem vind je in het gratis ERP-informatiepakket. Wij zijn graag van dienst. Vandaar wij voor bedrijven die aan de vooravond van ERP vernieuwing staan graag het gratis ERP Informatiepakket aanbieden inclusief een gratis shortlist.

Gratis ERP-Informatiepakket aanvragen