ERP

Wat in PLM en wat in ERP

Welke data beheer je in ERP en welke data in PLM?

Wat in PLM en wat in ERP?

ERP en PDMBedrijven die complex samengestelde producten leveren, gebruiken behalve een ERP-systeem in toenemende mate een PLM (Product Lifecycle Management) systeem. Daarmee ontstaat direct de vraag: wat doen we waar? Wat is PLM en wat in ERP? Het antwoord is zowel voor de engineering / tekenkamer als voor werkvoorbereiding, inkoop en productie van belang. Zelfs de serviceafdeling kan hierin een rol spelen. Hoe PLM past binnen de totale IT-architectuur en waar welke gegevens ontstaan en worden vastgelegd zal elk bedrijf zelf moeten vaststellen. Haar organisatievorm, producttype en type proces zijn hierin bepalend. In dit artikel wordt ingegaan op de overwegingen die daarbij een rol spelen.

Product Lifecycle Management (PLM) systemen zijn al geruime tijd op de markt. Vroeger was dit vooral iets voor de grote bedrijven. De laatste jaren zien we dat ook het Midden- en Kleinbedrijf PLM-systemen meer gaat inzetten. We hebben al meerdere MKB-klanten met minder dan 100 medewerkers hierin begeleid.

PLM

De basisgedachte is dat de specificatie van een nieuw of gewijzigd product binnen PLM wordt vastgelegd. Dit gebeurt in de vorm van een item of configuratie waaraan allerlei vormen van technische informatie zijn gekoppeld. Denk hierbij aan ontwerpspecificaties, (klant)tekeningen, product documentatie, testgegevens en certificaten. Daarnaast wordt binnen PLM de productstructuur vastgelegd via stuklijstrelaties. Deze systemen zijn goed in het beheren van structuren en van allerlei typen documenten. Ook het zoeken op allerlei kenmerken (materiaal, toepassingsmogelijkheden etc.) wordt goed ondersteund. Daarnaast biedt PLM goede mogelijkheden voor versiebeheer en bieden zij workflow ondersteuning voor wijzigingsbeheer / change management en vrijgave processen.

Het systeem heeft een centrale opslag (vault) waarin de informatie beheerd wordt; onder andere de 2D- en 3D-tekeningen worden hier opgeslagen. Deze tekeningen zijn vaak van belang tijdens het bestel- en productieproces. De interface naar CAD-systemen is vanuit de meeste PLM-systemen goed geregeld, iets waarin ERP-systemen wat minder sterk zijn. Sommige PLM-systemen bieden de mogelijkheid tot configuratiebeheer van uitgeleverde installaties voor servicedoeleinden. Met name het toenemende gebruik van 3D CAD-systemen heeft het gebruik van PLM bevorderd.

Gratis ERP-Informatiepakket

ERP informatiepakket
Vul hier je gegevens in:

    ERP

    Een ERP-systeem is primair bedoeld om het realisatieproces van een order, product of project te ondersteunen en financiële gegevens te registreren. Daarvoor zijn artikelen nodig die in een stuklijststructuur worden opgenomen. In ERP Systemen ligt de focus op de logistieke informatie van deze artikelen. Sommige artikelen moeten worden besteld, andere worden geproduceerd of geassembleerd. Daarvoor is informatie nodig over waar de inkoopdelen besteld moeten worden, over de samenstelling van de producten en de bewerkingen die nodig zijn om tot het eindproduct te komen. Dee tekening en ook werkinstructies kunnen daarbij een nuttig hulpmiddel zijn. Sommige bedrijven maken na uitlevering van een product een service-configuratie aan binnen de servicemodule van het systeem, ter ondersteuning van de aftersales.

    De link naar ERP

    Er is een belangrijke link met betrekking tot de artikelen en stuklijsten, die in PLM ontstaan en van daaruit naar ERP worden overgezet. Dat geldt ook voor nieuwe versies. Soms zijn binnen het ontwerpproces, dat in PLM en CAD plaatsvindt, al keuzes gemaakt voor leveranciers van bepaalde onderdelen. Het kan zijn dat al prijsinformatie bekend is. Deze gegevens zijn vaak al beschikbaar en ook nodig binnen het ERP-systeem. Later in het proces kunnen hiermee de bestellingen en productieopdrachten worden aangemaakt en opgevolgd. Technisch bestaan er mogelijkheden om vanuit het PLM-systeem deze gegevens direct op te roepen vanuit de ERP-database, zonder dat deze gegevens gedupliceerd hoeven te worden.

    De overwegingen

    Bedrijven die nadenken over de inzet van beide systemen zullen onder meer de volgende vragen moeten beantwoorden:

    • werken we volgens het engineer-to-order principe, of werken we meer volgens configure-to-order?
    • gebruiken we Product Lifecycle Management zowel voor R&D [order onafhankelijk] als voor ordergerichte engineering?
    • welke rol kan een Productconfigurator spelen en hoe is de relatie tot de andere systemen?
    • welke gegevens slaan we waar op (wat doen we bijvoorbeeld met prijs- en leveranciersinformatie)?
    • hoe moet de interface tussen PLM en ERP eruit zien en wie is er leidend?
    • op welke momenten in het proces wordt informatie tussen PLM en ERP uitgewisseld en hoe verloopt dat proces?
    • hoe ontsluiten we de in het Product Lifecycle Management Systeem opgeslagen informatie naar de rest van de organisatie?
    • waar gaan we de installed base (configuratie) informatie vastleggen?
    • is de productstructuur in PLM dezelfde als die in ERP: is onderscheid tussen engineering- en productielijsten zinvol? Dit betekent het nodige extra werk en stelt specifieke eisen aan het PLM-systeem.

    De antwoorden

    Op deze vragen zijn geen algemeen geldende antwoorden te geven. Vaak is in een bedrijf één van beide systemen al in gebruik of zijn er bepaalde organisatorische keuzes gemaakt. Ook de mate waarin sprake is van standaard- of klantspecifieke producten is een factor in de keuze.

    Wel kan een aantal principes worden gebruikt om tot keuzes te komen:

    • generieke, orderonafhankelijke, technisch inhoudelijke productgegevens horen thuis in PLM en deze is leading;
    • (order)specifieke productgegevens en financiële / prijsgegevens horen thuis binnen ERP; zij dienen wel gebaseerd te zijn op de voorkeuren, die in PLM zijn vastgelegd;
    • voorkeursartikelen en stuklijststructuren ontstaan binnen PLM en worden via een interface overgezet naar ERP; ordergerichte aanpassingen kunnen ook in ERP worden gedaan; dit is een keuze;
    • artikelnummers zijn bij voorkeur betekenisloos; kenmerken van artikelen worden in kenmerkvelden vastgelegd.

    We zien dat bedrijven die zowel PLM als ERP gebruiken geen directe link meer leggen tussen CAD en ERP, maar dat de CAD-programmatuur het PLM-systeem als databron gebruikt. Net zoals Word automatisch wordt gestart bij het aanpassen van een productspecificatie, wordt de CAD-software gestart bij het aanpassen van een tekening(document). In deze situatie komen artikel- en stuklijstgegevens niet meer rechtstreeks uit CAD maar vanuit het PLM-systeem.