ERP

ERP Software

ERP Software

Wat is ERP Software

Met ERP Software worden programma’s bedoeld die gebruikt worden om de bedrijfsmiddelen en bedrijfsprocessen mee aan te sturen. Dat begint bij verkoop en strekt zich uit tot inkoop, productie tot en met vooraadbeheer en financiën. Het gaat hier meestal om vrij complexe en uitgebreide software met vele mogelijkheden. ERP Software bestaat vaak uit een groot aantal modules. Sommige ERP Systemen hebben geen geïntegreerde financiële module maar koppelen met financiële pakketten zoals Accountview, Afas, Exact of Unit4.

Een ERP Software is een integraal systeem van verschillende modules. ERP Software is opgebouwd uit verschillende ‘lagen’. De eerste laag is de database waarin alle informatie worden opgeslagen. In de tweede laag is de bedrijfslogica ondergebracht. Hiermee worden de bedrijfsprocessen bedoeld. De derde laag bestaat uit de GUI (Grafische Userinterface). Als een applicatiebeheerder de schermen aanpast of velden verbergt wordt dat bijvoorbeeld in de derde laag beheerd.

In de praktijk zien we dat kleine bedrijven vaak starten met het registreren van gegevens in Excel. Iedereen heeft al Excel op het werkstation staan en iedereen kan ermee werken. Er is dus geen grote investering voor nodig. Voor de financiële administratie wordt een boekhoudpakket gebruikt. Soms wordt de boekhouding ook uitbesteed aan een accountant. Zodra de onderneming groeit zullen de Excel bestanden door meerdere medewerkers worden gebruikt. Ook groeit de behoefte aan het eenmalig gecontroleerd invoeren van data en beheren van data. Vaak zien we dat bedrijven dan de overstap maken naar ERP.

Functionaliteit van ERP Software

ERP Software bestaat uit een database voor de opslag van gegevens. In de laag boven de database zit de business logica met de bedrijfsprocessen. De hoogste laag is de userinterface. Complexe systemen hebben extra lagen, bijvoorbeeld voor add-on’s of bepaalde landspecifieke aanpassingen.

De functionaliteit van ERP Systemen is erg uiteenlopend. IPL Advies heeft het onderzoek naar ERP Systemen opgedeeld in 25 functionele hoofdgebieden. Elk ERP Systeem heeft een module waar verkoop mee kan worden ondersteund. Soms is dat erg uitgebreid met verkoopraamcontracten en complexe algoritmes voor het toezeggen van een levertijd. Maar voor kleine bedrijven is het inleggen van een verkooporder misschien al voldoende.

Naast verkoop heeft elk ERP Systeem een module voor inkoop. Net zoals bij verkoop kan de module van Inkoop erg uitgebreid zijn met eProcurement functionaliteit of complexe sourcing strategieën. Maar voor kleine bedrijven is het genereren van een besteladvies al een verbetering ten opzicht van handmatig met een briefje door het magazijn lopen om de bestellingen te bepalen.

Elk ERP Systeem kan dus ook minimaal een klant, leverancier en een artikel vastleggen in de stamgegevens.

Geavanceerde functionaliteit van ERP Software

Naast de basis functies zoals het inleggen van een inkooporder, verkooporder of een artikel is er vaak behoefte aan geavanceerde functionaliteit.

Bedrijven moeten zich hierbij goed afvragen of het ERP Systeem daarvoor wel het meeste geschikt is. Denk hierbij aan het beheren van wijzigingen of versies. De engineers bij machinebouwer gebruiken hiervoor vaak een PLM systeem. Alle versies en wijzigingen worden in PLM beheerd en na vrijgave in PLM doorgezet naar ERP.

Een ander voorbeeld is het gebruik van een PCF (Product Configurator). Er zijn verschillende ERP systemen die een geïntegreerde Configurator hebben. Hiermee kan je op basis van een vraag en antwoord spel een stuklijst configureren of een product samenstellen. Maar wanner een configuratie ook direct de bijbehorende product documentatie moet genereren wordt er toch vaan een dedicated configurator ingezet. Is zo’n geval is de functionaliteit van een ERP Systeem niet voldoende en zal er gekozen worden voor een best-of-breed situatie.

Gratis ERP-Informatiepakket

ERP informatiepakket
Vul hier je gegevens in:

Top 5 voordelen van ERP Software

Waarom kiezen bedrijven voor ERP? Er zijn diverse voordelen die bedrijven met het gebruik van een ERP Systeem kunnen bereiken. Hier een top 5 van voordelen van ERP Software.

Voordeel ERP Software 1: Éénmalig invoer van data

Bedrijven zonder ERP systeem maken veel gebruik van Excel. Excel-bestanden kunnen aan elkaar worden gekoppeld maar meestal zien we diverse losse Excel bestanden. We zien in deze situatie dat informatie vaak opnieuw moet worden ingevoerd. Dat kost extra tijd en is foutgevoelig. In een ERP Systeem wordt stamdata maar éénmalig ingevoerd.

Voordeel ERP Software 2: Één bron van data

Alle data van een ERP Systeem is geïntegreerd in één database. Indien de processen correct zijn ingericht kunnen er op een eenvoudige wijze management rapportages worden gegenereerd. Er zijn Business Intelligence modules waarmee op basis van voor gedefinieerde kubussen rapporten kunnen worden samengesteld.

Voordeel ERP Software 3: Direct Financieel inzicht

ERP Software geeft direct inzicht in de financiële status. Alle logistieke processen zijn gekoppeld aan de financiële administratie. De transacties van logistieke boekingen zijn hierdoor direct zichtbaar in het grootboek. Zo is bijvoorbeeld op elk moment bekend wat de waarde is van de aanwezig voorraad of het Onderhanden Werk.

Voordeel ERP Software 4: Eenduidige processen

Zodra bedrijven groeien en meerdere mensen samen moeten werken lopen bedrijven al snel tegen de grenzen van Excel aan. Een voordeel dan ERP is dat het ERP systeem een vaste werkmethodiek afdwingt en dat alle processen op dezelfde manier worden afgehandeld. ERP is sterk in collaboratie zodat meerdere mensen samen kunnen werken en allemaal een deel van het proces kunnen uitvoeren.

Voordeel ERP Software 5: Security

Aan gebruikers kunnen rechten en rollen worden toegekend. Zo krijgt aan gebruiker alleen toegang tot de functionaliteit waartoe deze gerechtigd is. Daarnaast zijn er gebruikers die alleen leesrechten hebben. Naast het toekennen van rechten aan gebruikers worden alle processen en activiteiten in het ERP Systeem gelogd. Op deze manier is het systeem zoveel als mogelijk beveiligd tegen het onbedoeld verwijderen van data. Of kan achterhaald wie de data, eventueel per ongeluk, heeft verwijderen of gewijzigd.

Top 5 nadelen van ERP Software

Het gebruik van een ERP systeem heeft voordelen maar ook nadelen. We sommen hier enkele nadelen van ERP Software op:

Nadeel ERP Software 1: Flexibiliteit ERP Software

ERP software wordt tijdens de implementatie ingericht. Wijzigingen die impact hebben op het datamodel zijn na live-gang moeilijk door te voeren. Het kan ook problemen opleveren indien de BV- structuur van een bedrijf wijzigt. Daarnaast kunnen wijzigende supply chain modellen vaak moeilijk in reeds ingericht ERP systeem worden aangepast. In deze situatie is ERP Software dus niet flexibel en is het gebruik ervan een nadeel.

Nadeel ERP Software 2: Extra taken voor first-time users

Bedrijven die nog geen ERP Systeem hebben verwachten dat de processen sneller verlopen met ERP en dat alles minder tijd kost. Ze denken er niet bij na dat ERP Software ook extra werk met zich mee kan brengen. ERP stel eisen aan het beheer van stamgegevens. Die moeten correct worden ingevuld en ERP stel ook eisen aan welke velden minimaal moeten worden gevuld. Waar men voorheen met het invullen een nummer en omschrijving een artikel aan kon maken vereist het ERP systeem dat er 10 velden worden gevuld. Uiteindelijk levert goed stambestandbeheer wel tijdwinst en foutreductie op zodra je het artikel vaker verkoopt of inkoopt. Maar nieuwe ERP gebruikers houden hier in eerste instantie geen rekening mee.

Nadeel ERP Software 3: Complexe upgrade ERP Software bij maatwerk

Wanneer er maatwerk is geprogrammeerd om de ERP Software aan te laten sluiten op de bedrijfsprocessen loop men bij elke nieuwe software release tegen hetzelfde probleem aan: Werkt het maatwerk straks na de release ook nog? Het kost veel tijd en geld om dit te testen en eventuele problemen op te lossen.

Nadeel ERP Software 4: Afhankelijkheid van ERP

Bedrijven die ERP gebruiken zijn vaak 100% afhankelijk van de software. Als het systeem niet draait kan er niet worden gewerkt. Orders kunnen niet worden ingevoerd of facturen kunnen niet meer worden verstuurd. Dit is een risico waar bedrijven goed over na moeten denken.

Nadeel ERP Software 5: Kosten

ERP software is duur. Het kost veel geld en tijd om te implementeren. En er moet jaarlijks budget worden vrijgemaakt voor optimalisatie zonder maatwerk, updates, onderhoud en het trainen van nieuwe mensen. Alleen op deze manier haal je alles uit de investering.

Online ERP software

On premise

Het traditionele model, waarbij u zelf een server in huis heeft, de ERP software aanschaft, installeert en implementeert, wordt tegenwoordig “on premise” genoemd. Het overgrote deel van de bedrijven hanteert dit model. Vaak betekent initieel investeren en periodiek onderhoud betalen. Een beperkt aantal ERP leveranciers (zoals Isah en MKG) bieden ook de mogelijkheid van een periodieke vergoeding voor gebruik van on premise ERP software.

Hosting / private cloud

Het is echter al geruime tijd mogelijk om uw ERP systeem buiten de deur te plaatsen en op afstand daarvan gebruik te maken (met behulp van Remote Desktop of Terminal Server). Wanneer er specifiek voor u een server is opgesteld en/of ERP software is geïnstalleerd, wordt dat met “hosting” of “private cloud”  aangeduid. Een aantal ERP leveranciers verlenen deze service aan hun klanten.

Public cloud

Hiermee wordt bedoeld dat u gebruik maakt van softwarediensten op het internet, zonder dat u precies weet waar het staat; het enige dat nodig is, is een webadres, een abonnement en een inlogcode. Hierbij wordt zowel de technische infrastructuur gedeeld met anderen als ook de software. Deze software wordt ook wel “multi tenant” genoemd: er zijn meerdere huurders (tenants) die van deze software gebruik maken. Voorbeelden zijn Office365 van Microsoft en Picasa van Google. Het gaat hier om pure standaardfunctionaliteit.

Bedrijfssoftware in de public cloud

Ook op het gebied van bedrijfssoftware zien we een verschuiving van “on premise” in de richting van de Cloud. Het begon met CRM (zoals salesforce.com), projectondersteuning (zoals Projectplace.nl) en Financiële systemen (Exact Online. Twinfield). ERP volgt inmiddels snel. Exact Online biedt een steeds bredere functionaliteit, SAP heeft met Business By Design een pure cloud oplossing en met Dynamics 365 is nu ook Microsoft een serieuze public cloud ERP partij geworden.

Maatwerk in public cloud

Het idee is dat men zoveel mogelijk de standaard software gebruikt. Echter er zijn public cloud ERP leveranciers die ook maatwerk mogelijk maken. Netsuite is daarvan een voorbeeld.

Open Source ERP software

Reeds een geruim aantal jaren zijn er Open Source ERP systemen beschikbaar. Voorbeelden daarvan zijn Open Bravo en Odoo. Kenmerk van de pure Open Source software is dat zij gratis ter beschikking wordt gesteld en dat men vaak de mogelijkheid heeft om zelf aanpassingen in de software door te voeren. Deze aanpassingen worden via communities met andere gebruikers gedeeld. In de wereld van Operating Systemen is Linux een goed voorbeeld van Open Source software.

Wat is er anders?

De belangrijkste verschillen met “closed source” software zijn:

  • Men krijgt de beschikking over de source code; men is daarmee niet afhankelijk van een bepaalde leverancier; men vermijdt de zogenaamde “vendor lock in”
  • Er zijn geen (of relatief lage) licentiekosten
  • Er is een community van gebruikers, die zelf ook ontwikkelen en de resultaten met elkaar delen

De open-source community kan voor u een belangrijke rol spelen. Hoe groter de community, des te onafhankelijker van de software leverancier, maar ook des te groter de kans dat er continu nieuwe functionaliteit ontwikkeld wordt.

Implementatie Open Source ERP Software

Ook een Open Source ERP systeem moet worden geïmplementeerd. Men zal dus een beroep moeten doen op een deskundige implementatiepartner van de betreffende Open Source ERP software.
De kwaliteit van uw implementatiepartner bestaat met name uit zijn expertise, methode van implementatie, softwareontwikkeling, klantondersteuning en beschikbaarheid. In principe gaat u een lange termijn relatie aan met uw implementatiepartner. Het succes van de implementatie hangt in belangrijke mate af van de keuze van deze partner. Dat is niet anders dan bij Closed Source ERP.

Ontwikkelingen Open Source ERP Software

Op dit moment is er een langzame beweging gaande waarbij de in open-source community ontwikkelde applicaties met voldoende functionaliteit, steeds professioneler in de markt gezet worden. Door een selectie van partners en kwalificatieprogramma wordt getracht het kwaliteitsniveau op een constant niveau te brengen en te handhaven.

ERP Software Kiezen

Gratis ERP-Informatiepakket

ERP informatiepakket
Vul hier je gegevens in:

Er zijn veel ERP Systemen op de Nederlandse markt, met ieder hun eigen functionaliteit, al dan niet voor een specifieke doelgroep. Daarom is het belangrijk dat u het juiste systeem kiest dat het beste bij de eigen bedrijfsprocessen past. Dat is niet eenvoudig. Veel bedrijven worstelen met de volgende vragen over ERP:

  • Hoe moet ik zo’n ERP traject aanpakken?
  • Wat zijn de onderscheidende functionaliteiten van de verschillende ERP Systemen?
  • Moet ik ERP Software kiezen dat het makkelijkst werkt of dat de meeste functionaliteit biedt?
  • Welk ERP Systeem is het beste voor ons bedrijf?
  • Mag het gebrek aan functionaliteit met maatwerk worden aangevuld?
  • Hoe ga je om met maatwerk in combinatie met updates?
  • Wat zijn reële uurtarieven voor ERP Consultants?
  • Hoe moet het contract worden beoordeeld?
  • Is de ERP Leverancier of juist het ERP Systeem van doorslaggevend belang?

Daarnaast zijn er onderwerpen waar veel bedrijven tijdens een selectietraject niet aan denken en waarmee ze pas tijdens de implementatie worden geconfronteerd:

  • Wat zijn de risico’s van een bepaalde oplossing?
  • Wat zijn de risico’s van een bepaalde partij (bijvoorbeeld financieel)?
  • Welke garanties worden gegeven op de software, de inspanning, het resultaat?
  • Welke boeteclausules zijn er eigenlijk?
  • Wie wordt de implementatie consultant voor aan specifiek gebied en heeft hij/zij hier veel ervaring in?
  • Wie wordt de projectleider?
  • Hoe wordt verandermanagement ondersteund binnen de eigen organisatie?
  • Hoe krijgen we alle mensen mee en hoe gaan we om met weerstand?

Daarom wordt er vaak gebruik gemaakt van externe partijen voor onafhankelijk ERP Advies die hulp kunnen bieden bij het selecteren en implementeren van ERP Software.

Facebook
Google+
https://erp-selectie.nl/erp/erp-software">
Twitter
LinkedIn