ERP

ERP Software

Wat is ERP software?

ERP Software

Wat is ERP

ERP Software is bedoeld om bedrijfsprocessen aan te sturen. Dat begint bij verkoop en strekt zich uit tot inkoop, productie, voorraadbeheer en financiën. ERP Software bestaat vaak uit een groot aantal modules. Sommige ERP Systemen hebben geen geïntegreerde financiële module maar koppelen met financiële pakketten zoals Accountview, Afas, Exact of Unit4.

ERP Software is opgebouwd uit verschillende ‘lagen’. De eerste laag is de database waarin alle informatie is opgeslagen. In de tweede laag is de bedrijfslogica ondergebracht. Dat zijn alle bedrijfsprocessen. De derde laag bestaat uit de GUI (Grafische Userinterface). In de derde laag past een applicatiebeheerder de schermen an of verbergt velden.

In de praktijk zien we dat kleine bedrijven vaak starten met het registreren van gegevens in Excel. Iedereen beschikt immers over Excel en kan ermee werken. De financiële administratie gebruikt meestal een boekhoudpakket. Soms wordt de boekhouding uitbesteed aan een accountant. Zodra de onderneming groeit zullen de Excel bestanden door meerdere medewerkers worden gebruikt , die elkaar soms in de weg zitten. Ook groeit de behoefte aan het eenmalig gecontroleerd invoeren van data en beheren van data. Vaak zien we dat bedrijven dan de overstap maken naar ERP. IPL heeft meerdere van deze bedrijven in deze eerste ERP-stap begeleid.

Functionaliteit van ERP

De functionaliteit van ERP Systemen is erg uiteenlopend. IPL Advies doet regelmatig onderzoek naar ERP Systemen. We hebben het ERP domein daartoe opgedeeld in 25 functionele hoofdgebieden. Elk ERP Systeem heeft een module voor de ondersteyning van verkoop. Soms is dat erg uitgebreid met verkoopraamcontracten en complexe algoritmes voor het toezeggen van een levertijd. Maar voor kleine bedrijven is het inleggen van een verkooporder misschien al voldoende.

Naast verkoop heeft elk ERP Systeem een module voor inkoop en voorraad. Net zoals bij verkoop kan de module van Inkoop erg uitgebreid zijn met eProcurement functionaliteit of complexe sourcing strategieën. Voor kleine bedrijven is het genereren van een besteladvies al een verbetering ten opzichte van het handmatig met een briefje door het magazijn lopen om de bestellingen te bepalen.

Elk ERP Systeem kan dus ook minimaal een klant, leverancier en een artikel vastleggen in de stamgegevens.

De volgende stap is de ondersteuning van werkvoorbereiding en productie, omdat bepaalde artikelen zelf worden geproduceerd. Daarmee ontstaat de behoefte aan stuklijsten waarmee de materialen kunnen worden gepland en uitgegeven. Steeds meer bedrijven registreren realtime de voortgang in productie.

De meeste ERP-systemen bieden een financiële module voor de boekhouding, in het verlengde van de orderadministratie. De grotere internationale systemen bieden ondersteuning van de financiële wetgeving in meerdere landen.

Geavanceerde functionaliteit van ERP Software

Afhankelijk van de branche en het type proces kan er behoefte zijn aan meer functionaliteit. Voorbeelden daarvan zijn:

  • een PCF (Product Configurator). Er zijn verschillende ERP systemen met een geïntegreerde Configurator. Hiermee kan je op basis van een vraag en antwoord spel een stuklijst configureren of een product samenstellen;
  • functionaliteit voor change management en versiebeheer van artikelen en stuklijsten; dit is een onderdeel van wat we PLM-functionaliteit noemen
  • uitgebreide Warehouse Management functionaliteit (WMS), die verder gaat dan het ontvangen, opslaan en uitgeven; denk aan het geven van suggesties waar het product op te slaan, route-optimalisatie bij het picken, bulk- en picklocaties en capaciteitsplanning
  • Service Management: het vastleggen van servicecontracten, serviceorders, mobiele applicaties voor de servicemonteurs
  • Quality Management: het definiëren van steekproeven ten behoeve van controles op verschillende plaatsen in het proces en het vastleggen van gemeten waarden
  • Forecasting: het vanuit historische orderinformatie voorspellen van de vraag
  • Scheduling: het gedetailleerd plannen van de productie
  • Project Management: het definiëren van projecten met budgetten, een tijds- en capaciteitsplanning en gekoppelde productie en inkoop

Gratis ERP-Informatiepakket

ERP informatiepakket
Vul hier je gegevens in:

    Top 5 voordelen van ERP Software

    Waarom kiezen bedrijven voor ERP? Er zijn diverse voordelen die bedrijven met het gebruik van een ERP Systeem kunnen bereiken. Hier een top 5 van voordelen van ERP Software.

    Voordeel 1: Éénmalig invoer van data

    Bedrijven zonder ERP systeem maken veel gebruik van Excel. Excel-bestanden kunnen aan elkaar worden gekoppeld maar meestal zien we diverse losse Excel bestanden. We zien in deze situatie dat informatie vaak opnieuw moet worden ingevoerd. Dat kost extra tijd en is foutgevoelig. In een ERP Systeem wordt stamdata maar éénmalig ingevoerd.

    Voordeel 2: Één bron van data

    Alle data van een ERP Systeem is geïntegreerd in één database. Indien de processen correct zijn ingericht kunnen er op een eenvoudige wijze management rapportages worden gegenereerd. Er zijn Business Intelligence modules waarmee op basis van voor gedefinieerde kubussen rapporten kunnen worden samengesteld.

    Voordeel 3: Direct Financieel inzicht

    ERP Software geeft direct inzicht in de financiële status, van orders, projecten, maar ook van uw bedrijf. Alle logistieke processen zijn gekoppeld aan de financiële administratie. De transacties van logistieke boekingen zijn hierdoor direct zichtbaar in het grootboek. Zo is bijvoorbeeld op elk moment bekend wat de waarde is van de aanwezig voorraad of het Onderhanden Werk.

    Voordeel 4: Eenduidige en geborgde processen

    Zodra bedrijven groeien en meerdere mensen samen moeten werken lopen bedrijven al snel tegen de grenzen van Excel aan. Een voordeel dan ERP is dat het ERP systeem een vaste werkmethodiek afdwingt en dat alle processen op dezelfde manier worden afgehandeld. ERP kan ervoor zorgen dat medewerkers samen kunnen werken en allemaal een deel van het proces kunnen uitvoeren.

    Voordeel 5: Security

    Aan gebruikers kunnen rechten en rollen worden toegekend. Zo krijgt aan gebruiker alleen toegang tot de functionaliteit waartoe deze gerechtigd is. Daarnaast zijn er gebruikers die alleen leesrechten hebben. Naast het toekennen van rechten aan gebruikers worden alle processen en activiteiten in het ERP Systeem gelogd. Op deze manier is het systeem zoveel als mogelijk beveiligd tegen het onbedoeld verwijderen van data. Of kan achterhaald wie de data, eventueel per ongeluk, heeft verwijderen of gewijzigd.

    Top 5 nadelen van ERP Software

    Het gebruik van een ERP systeem heeft voordelen maar ook nadelen. We sommen hier enkele nadelen van ERP Software op:

    Nadeel 1: Flexibiliteit ERP Software

    ERP software richt je tijdens de implementatie in. Wijzigingen die impact hebben op het datamodel zijn na live-gang moeilijk door te voeren. Het kan ook problemen opleveren indien de BV- structuur van een bedrijf wijzigt. Daarnaast kan men wijzigende supply chain modellen vaak moeilijk aanpassen in reeds ingericht ERP systemen. In deze situatie is ERP Software dus niet flexibel en is het gebruik ervan een nadeel.

    Nadeel 2: Extra taken voor first-time users

    Bedrijven die nog geen ERP Systeem hebben verwachten dat de processen sneller verlopen met ERP en dat alles minder tijd kost. Ze denken er niet bij na dat ERP Software ook extra werk met zich mee kan brengen. ERP stelt eisen aan het beheer van stamgegevens. Stamdata is belangrijk voor de afloop van processen. Stamdata moet dus goed worden aangemaakt en onderhouden. ERP stelt ook eisen aan het verplicht invullen van diverse velden. Waar men voorheen met het invullen een nummer en omschrijving een artikel aan kon maken vereist het ERP systeem dat er 10 velden worden gevuld. Uiteindelijk levert goed stambestandbeheer wel tijdwinst en foutreductie op zodra je het artikel vaker verkoopt of inkoopt. Maar nieuwe ERP gebruikers houden hier in eerste instantie geen rekening mee.

    Nadeel 3: Complexe ERP-upgrade bij maatwerk

    Wanneer er maatwerk is geprogrammeerd om de ERP Software aan te laten sluiten op de bedrijfsprocessen loop men bij elke nieuwe software release tegen hetzelfde probleem aan: Werkt het maatwerk straks na de release ook nog? Het kost veel tijd en geld om dit te testen en eventuele problemen op te lossen.

    Nadeel 4: Afhankelijkheid van ERP

    Bedrijven die ERP gebruiken zijn vaak 100% afhankelijk van de software. Als het systeem niet draait, ligt het bdrijf stil. Orders kunnen niet worden ingevoerd of facturen kunnen niet meer worden verstuurd. Dit is een risico waar bedrijven goed over na moeten denken.

    Nadeel 5: Kosten

    ERP software is duur. Het kost veel geld en tijd om te implementeren. En er moet jaarlijks budget worden vrijgemaakt voor optimalisatie zonder maatwerk, updates, onderhoud en het trainen van nieuwe mensen. Alleen op deze manier haal je alles uit de investering.

    Online ERP software

    On premise

    Het traditionele model, waarbij u zelf een server in huis heeft, de ERP software aanschaft, installeert en implementeert, noemt je tegenwoordig “on premise”. Het overgrote deel van de bedrijven hanteert dit model. Vaak betekent initieel investeren en periodiek onderhoud betalen. Een aantal ERP leveranciers bieden ook de mogelijkheid van een periodieke vergoeding voor gebruik van on premise ERP software.

    Hosting / private cloud

    Het is echter al geruime tijd mogelijk om uw ERP systeem buiten de deur te plaatsen en op afstand daarvan gebruik te maken (met behulp van Remote Desktop of Terminal Server). “hosting” of “private cloud” wil zeggen dat er specifiek voor u een server is opgesteld en/of ERP software is geïnstalleerd. Een aantal ERP leveranciers verlenen deze service aan hun klanten. In dit geval koopt u nog steeds (het gebruiksrecht van) de software.

    Public cloud

    Dit betekent dat u gebruik maakt van softwarediensten op het internet, zonder dat u precies weet waar het staat. Het enige dat nodig is, is een webadres, een abonnement en een inlogcode. Dus wordt hierbij zowel de technische infrastructuur gedeeld met anderen als ook de software. Deze software heet ook wel “multi tenant”. Er zijn meerdere huurders (tenants) die van deze software gebruik maken. Voorbeelden zijn Office365 van Microsoft en iCloud van Apple. Het gaat hier om pure standaardfunctionaliteit.

    Bedrijfssoftware in de public cloud

    Ook op het gebied van bedrijfssoftware zien we een verschuiving van “on premise” in de richting van de Cloud. Het begon met CRM (zoals salesforce.com), projectondersteuning (zoals Projectplace.nl) en Financiële systemen (Exact Online, Twinfield). ERP volgt inmiddels snel. Exact Online biedt een steeds bredere functionaliteit, SAP biedt met BusinessByDesign een pure cloud oplossing en met Dynamics 365 is ook Microsoft een serieuze public cloud ERP partij geworden; ook Infor heeft een Cloud first strategie.

    Maatwerk in public cloud

    Het idee is dat men zoveel mogelijk de standaard software gebruikt. Echter er zijn public cloud ERP leveranciers die ook maatwerk mogelijk maken. Netsuite en Infor CloudSuite Industrial zijn daarvan voorbeelden.

    Open Source ERP software

    Reeds een geruim aantal jaren zijn er Open Source ERP systemen beschikbaar. Voorbeelden daarvan zijn Open Bravo en Odoo. Kenmerk van de pure Open Source software is dat zij gratis ter beschikking wordt gesteld en dat men vaak de mogelijkheid heeft om zelf aanpassingen in de software door te voeren. Deze aanpassingen worden via communities met andere gebruikers gedeeld. In de wereld van Operating Systemen is Linux een goed voorbeeld van Open Source software.

    Wat is er anders?

    De belangrijkste verschillen met “closed source” software zijn:

    • Je krijgt de beschikking over de source code
    • Hiermee ben je minder afhankelijk van een bepaalde leverancier en vermijd je de zogenaamde “vendor lock in”
    • Er zijn geen (of relatief lage) licentiekosten
    • Er is een community van gebruikers, die zelf ook ontwikkelen en de resultaten met elkaar delen

    De open-source community kan voor u een belangrijke rol spelen. Hoe groter de community, des te onafhankelijker van de software leverancier, maar ook des te groter de kans dat er continu nieuwe functionaliteit ontwikkeld wordt.

    Implementatie Open Source ERP

    Ook een Open Source ERP systeem moet worden geïmplementeerd. Men zal dus een beroep moeten doen op een deskundige implementatiepartner van de betreffende Open Source ERP software.
    De kwaliteit van uw implementatiepartner bestaat met name uit zijn expertise, methode van implementatie, softwareontwikkeling, klantondersteuning en beschikbaarheid. In principe gaat u een lange termijn relatie aan met uw implementatiepartner. Het succes van de implementatie hangt in belangrijke mate af van de keuze van deze partner. Dat is niet anders dan bij Closed Source ERP.

    Ontwikkelingen Open Source ERP

    Op dit moment is er een langzame beweging gaande waarbij leveranciers de in open-source community ontwikkelde applicaties met voldoende functionaliteit, steeds professioneler in de markt zetten. Een selectie van partners en kwalificatieprogramma brengen het kwaliteitsniveau op een constant niveau te brengen en proberen dat te handhaven. Daarom zijn er ook kosten aan de licenties verbonden, zoals bij Odoo ERP.

    ERP Kiezen

    Gratis ERP-Informatiepakket

    ERP informatiepakket
    Vul hier je gegevens in:

      Er zijn veel ERP Systemen op de Nederlandse markt. Ze hebben allen hun eigen functionaliteit, al dan niet voor een specifieke doelgroep. Daarom is het belangrijk dat u het juiste systeem kiest dat het beste bij de eigen bedrijfsprocessen past. Dat is niet eenvoudig. Veel bedrijven worstelen met de volgende vragen over ERP:

      • Hoe moet ik zo’n ERP traject aanpakken?
      • Wat zijn de onderscheidende functionaliteiten van de verschillende ERP Systemen?
      • Moet ik ERP Software kiezen dat het makkelijkst werkt of dat de meeste functionaliteit biedt?
      • Welk ERP Systeem is het beste voor ons bedrijf?
      • Vul je het gebrek aan functionaliteit aan met maatwerk?
      • Hoe ga je om met maatwerk in combinatie met updates?
      • Wat zijn reële uurtarieven voor ERP Consultants?
      • Hoe beoordeel je het contract?
      • Is de ERP Leverancier of juist het ERP Systeem van doorslaggevend belang?

      Daarnaast zijn er onderwerpen waar veel bedrijven tijdens een selectietraject niet aan denken en waarmee ze pas tijdens de implementatie worden geconfronteerd:

      • Wat zijn de risico’s van een bepaalde oplossing?
      • Wat zijn de risico’s van een bepaalde partij (bijvoorbeeld financieel)?
      • Welke garanties geeft de leverancier op de software, de inspanning, het resultaat?
      • Welke boeteclausules zijn er eigenlijk?
      • Wie is de implementatie consultant voor aan specifiek gebied en heeft hij/zij hier veel ervaring in?
      • Wie is de projectleider?
      • Hoe richt je verandermanagement in binnen de eigen organisatie?
      • Hoe krijgen we alle mensen mee en hoe gaan we om met weerstand?

      Daarom wordt er vaak gebruik gemaakt van externe partijen voor onafhankelijk ERP Advies die hulp kunnen bieden bij het selecteren en implementeren van ERP Software.