Navigatie

Wat is ERP?

Bij de meeste bedrijven is de informatiebehoefte verder toegenomen: men wil snel op klantvragen kunnen reageren, de voortgang kunnen volgen, problemen tijdig kunnen signaleren en slim en efficiënt opereren. Een integraal bedrijfsinformatiesysteem, ook wel een ERP systeem genoemd, kan hiertoe een geschikt hulpmiddel zijn.

Wat is een ERP systeem? Hierbij enkele kenmerken:

  • Een software systeem
  • Een centrale database
  • Centrale stambestanden
  • Vaak geïntegreerd met de boekhouding, maar niet altijd!
  • Soms branche specifiek, soms een breed algemeen systeem
  • Mogelijk vanuit de cloud, hosting of op een eigen server
  • Vaak complex om in te richten
  • Ondersteunt bedrijfsprocessen
  • Te koppelen met andere applicaties
  • Focus op standaard software met zo weinig mogelijk maatwerk
  • Aan te schaffen, maar steeds meer via abonnement af te nemen
  • Veel mogelijke leveranciers (In Nederland zeker 200!)
  • Er zijn diverse Nederlandse ERP Systemen, maar ook veel internationale

De meeste bedrijven maken al gebruik van een ERP systeem. Soms is dat niet meer dan enkel excel-sheets met een boekhoud programma. Veel van de bedrijven die nu op zoek zijn, willen daarom het oude systeem vervangen; er zijn echter ook vooral kleinere bedrijven die door groei van activiteiten voor het eerst toe zijn aan een ERP-systeem.

ERP is zeker niet slechts bedoeld voor grote bedrijven. Inmiddels hebben vele Nederlandse bedrijven in het MKB succesvol een ERP-systeem ingevoerd. Daarom hebben we ook een lijst opgesteld met veel gebruikte ERP Systemen in Nederland.

Voordelen van een ERP systeem

Zodra bedrijven groter worden ontstaat de behoefte om meer structuur aan te brengen in de administratieve processen maar ook aan meer efficiency. De medewerkers willen zo weinig mogelijk data dubbel invoeren. Hier kan een ERP Systeem bij helpen. Dus hierbij 5 voordelen van een ERP Systeem:

  • Een centrale database, dus data maar eenmaal invoeren
  • Gestandaardiseerde processen
  • Gedocumenteerde processen
  • Direct inzicht door rapportages en overzichten
  • Een Cloud ERP is overal beschikbaar, dus ook een must voor thuis werken

Nadelen van een ERP systeem

Er zijn vele voordelen te behalen door met een ERP Systeem te werken. Maar het implementeren van ERP is niet eenvoudig en er zijn belangrijke onderwerpen die voldoende aandacht nodig hebben om op een juiste manier met ERP te werken. Daarom hierbij 5 nadelen van ERP:

  • Een ERP Systeem is niet flexibel. Het aanpassen van processen is lastig, zeker als de aanpassing geen standaard functionaliteit is
  • Het kost veel tijd om een ERP Systeem te implementeren
  • Een ERP Systeem is duur als je niet de volledige potentie van het systeem gebruikt
  • Een ERP project is nooit klaar. Om alles uit je ERP systeem te halen moet je blijven investeren in het systeem
  • Door maatwerk lopen ERP systemen vaak niet mee met nieuwe updates waardoor het systeem verouderd raakt

ERP systemen vergelijken

Zoals hierboven aangegeven zijn er diverse voordelen maar ook nadelen van ERP. Er moet dus ook goed worden nagedacht waarom je voor een ERP Systeem kiest en wat je ermee wil bereiken. Daarna komt de vraag welk ERP systeem is nu geschikt voor mijn organisatie? Welke zaken zijn belangrijk? Het beste kunt u beginnen om een aantal zaken op papier te zetten:

Budget
Wat is het budget dat je aan ERP uit wil geven? Er zijn grote systemen met veel modules maar ook kleinere branche specfieke systemen. Er zijn systemen waarvoor waar een team van 10 ERP consultants wordt ingezet, maar ook implementaties met 2 ERP consultants. Stel daarom eerst uw budget vast

Processen
Welke processen wil je door het ERP systeem laten ondersteunen. Het gebruik maken van een ERP Systeem is namelijk geen doel op zich.

Modules
Welke modules heb je nodig en voor welke afdeling ga je deze modules inzetten

Cloud
Heb je graag een eigen server met je eigen data, misschien zelfs wel in een eigen serverruimte op kantoor? Of wil je wel een eigen server maar dan liever bij een hosting partij? Of kies je voor een cloud systeem?

Finance
Wil je dat de boekhouding is geintegreerd in het ERP Systeem? Of mag er ook worden gekoppeld aan een extern boekhoudpakket?

Maatwerk of processen aanpassen
Gaat je maatwerk tijdens de implementatie toestaan of ben je bereid om de processen aan te passen naar het systeem? Dat betekent dat moeilijke keuzes moeten worden gemaakt, en dat soms zelfs met klanten contact op moet worden genomen om andere afspraken te maken.

Project Organisatie
Welke medewerkers gaan het systeem implementeren? Het kost veel tijd en je hebt medewerkers met veel kennis, draagvlak, motivatie en conceptueel vermogen nodig! Deze mensen hebben helaas meestal weinig tijd. Veel wordt er daarom hulp van externen ingezet, zoals een van onze kennispartners, IPL Advies.

ERP informatiepakket

Download het ERP informatiepakket. Deze bestaat uit:

  • De Whitepaper Succesvol ERP selecteren
  • De Whitepaper Succesvol ERP implementeren
  • Het dossier wat is ERP

Een compleet handboek met duidelijk stappenplan voor selectie en implementatie van ERP systemen. De functies, kosten, voor- en nadelen. Lees verder wanneer het jou uitkomt!