ERP-systemen worden vaak gepresenteerd als de sleutel tot efficiënter werken, betere datakwaliteit en integratie van processen. Toch blijkt in de praktijk dat veel organisaties na implementatie teleurgesteld zijn in het resultaat. Onderzoek en praktijkervaringen tonen aan dat maar liefst 80% van de ERP-trajecten niet opleveren wat men vooraf verwachtte. Wat gaat er mis – en belangrijker: hoe voorkom je dat jouw organisatie in dezelfde val trapt?

Verwachting versus realiteit

Een veelvoorkomende misvatting is dat een ERP-systeem ‘vanzelf’ processen verbetert. De realiteit is dat een ERP slechts zo goed functioneert als de manier waarop het wordt ingericht, gebruikt en onderhouden. Zonder duidelijke doelstellingen, betrokken medewerkers en realistische verwachtingen leidt zelfs het beste systeem niet tot de gewenste verandering.

De vijf belangrijkste oorzaken van teleurstelling

1. Onduidelijke of onrealistische doelstellingen
Veel organisaties starten een ERP-project zonder vooraf scherp te definiëren wat ze willen bereiken. Of ze formuleren doelen die te breed, vaag of ambitieus zijn. Hierdoor is het achteraf lastig te beoordelen of het project geslaagd is.

2. Te weinig aandacht voor procesoptimalisatie
Een ERP-systeem kan inefficiënte processen automatiseren, maar het zal ze niet verbeteren. Wie bestaande werkwijzen één-op-één overzet naar een nieuw systeem, verliest kansen op échte winst. Zonder voorafgaande procesanalyse blijft het potentieel van het systeem onbenut.

3. Beperkte gebruikersacceptatie
Een nieuw systeem betekent verandering – en dat roept vaak weerstand op. Wanneer medewerkers niet goed betrokken worden bij de invoering, of onvoldoende training krijgen, ontstaat frustratie en daalt het gebruiksgemak. Functioneel werkt het systeem misschien, maar in de praktijk loopt het vast.

4. Verkeerde systeemkeuze
Niet elk ERP-pakket past bij elke organisatie. Soms wordt gekozen op basis van prijs of een aantrekkelijke demo, zonder goed te kijken naar schaalbaarheid, branchekenmerken of integratiemogelijkheden. Dit leidt op termijn tot functionele beperkingen of extra maatwerk.

5. Gebrek aan interne capaciteit en sturing
Een ERP-implementatie vereist niet alleen een projectteam, maar ook tijd, aandacht en eigenaarschap binnen de organisatie. Als het project ‘erbij’ gedaan moet worden, ontstaan vertragingen en gaat de kwaliteit van de besluitvorming achteruit.

Zo zorg je wél voor een geslaagde ERP-implementatie

Duidelijke doelen stellen
Formuleer vooraf concrete en meetbare doelen: bijvoorbeeld kortere verwerkingstijden, minder handmatige handelingen of sneller inzicht in financiële resultaten.

Begin met procesoptimalisatie
Breng processen eerst in kaart en bepaal waar verbetering nodig is. Pas daarna kies je een systeem dat daar op aansluit.

Zorg voor draagvlak
Betrek gebruikers al in een vroeg stadium, benoem key users en investeer in training en begeleiding.

Maak een objectieve systeemkeuze
Gebruik een gestructureerde selectieprocedure met functionele eisen, scenario’s en referentiebezoeken. Laat je niet leiden door marketingverhalen.

Stuur actief op het project
Stel een projectteam samen met voldoende tijd, mandaat en ondersteuning vanuit het management. Plan realistisch en monitor voortgang en risico’s continu.

ERP is geen wondermiddel!

Een ERP-systeem biedt veel potentieel, maar het is geen wondermiddel. Succes hangt niet alleen af van de technologie, maar vooral van de voorbereiding, betrokkenheid en realistische keuzes. Door veelgemaakte fouten te vermijden, vergroot je de kans dat jouw ERP-traject wél oplevert wat je ervan verwacht.