Wat is ERP?

Waar worden ERP Systemen voor gebruikt? Wat is ERP eigenlijk? ERP Systemen zijn bedoeld om de informatievoorziening te verzorgen ten behoeve van de planning en uitvoering van de primaire en ondersteunende processen binnen organisaties. We komen ERP Systemen tegen bij productie- en handelsbedrijven, maar ook in de Bouw of in Ziekenhuizen.

De betekenis van een ERP systeem voor een organisatie kan erg groot zijn omdat het vrijwel alle bedrijfsprocessen kan ondersteunen.

Voor bedrijven die voor de eerste keer met een ERP systeem gaan werken is de overgang groot omdat activiteiten die voorheen in losse deelsystemen plaatsvonden nu in één samenhangend systeem zijn ondergebracht. We noemen een paar voorbeelden. Wanneer men een order invoert en bevestigt wordt een reservering gedaan op de voorraad. Dit kan in de volgende planningsrun leiden tot een advies om de voorraad aan te gaan vullen. Wanneer men op de klant een verkeerd factuuradres vastlegt, komt dit adres op een verkooporder en gaat de factuur naar een onjuist adres. Wanneer men geen contactpersoon heeft aangegeven voor het mailen van de factuurde factuur, gaat de factuur er niet uit, enz.

Dit integrale karakter biedt veel mogelijkheden om processen te stroomlijnen, informatie maar één keer in te voeren, één bron van informatie te hanteren en snel te kunnen rapporteren, zonder Excel lijsten aan elkaar te knopen. Het gaat echter niet vanzelf: het systeem moet worden ingericht en gevoed blijven met de juiste en complete informatie.

Top 10 ERP Systemen

Onze adviseurs krijgen vaak vragen zoals: “Kunt u aangeven welke ERP Systemen bij de Top-10 horen?”. Dat is vraag, waarop moeilijk een eenduidig antwoord is te geven. Wat bepaalt of een ERP Systeem tot de top behoort? Wat hebt u aan een ERP systeem wat bij ‘de top’ behoort maar zeer complex is, of niet geschikt is voor uw bedrijf, of veel te duur is? En dan hebben we het nog niet eens over de keuze voor een leverancier. Wat heb je aan een systeem dat ‘alles kan’, terwijl de leverancier uw business niet begrijpt, geen vertaalslag kan maken van de bedrijfsprocessen naar de ERP oplossing, of misschien slechte service levert?

Daarom zijn lijsten met de TOP 10 ERP Systemen wat ons betreft van weinig toegevoegde waarde. Zeker als niet duidelijk is, waarom een systeem tot de ‘top’ behoort. Een advies willen we u graag meegeven: Richt u in eerste instantie op uw eigen bedrijfsprocessen en laat u goed informeren over ERP. En ga niet klakkeloos aan de slag met de zogenaamde ‘toplijsten’!

Criteria voor uw top 10 van ERP Systemen

  1. Branche focus
  2. Functionele fit
  3. Cloud of On-premise
  4. Lokale of internationale ERP leverancier en/of ERP Systeem
  5. Technologie
  6. Klik met de leverancier
  7. Implementatieplan
  8. Kosten
  9. Benodigde implementatieinspanning
  10. Referenties

Gratis ERP informatiepakket met de beste white papers

Meer informatie over ERP Systemen en het selecteren van een nieuw ERP systeem vindt u in het gratis ERP-informatiepakket inclusief de laatste trends, de kosten van ERP, diverse whitepapers en checklijsten voor uw ERP project.

Gratis ERP-informatiepakket aanvragen

Kosten ERP Systeem

Basis modellen kosten ERP Software

Er zijn twee veelgebruikte prijsmodellen bij ERP Software:

  1. Het gebruiksrecht van de software wordt eenmalig gekocht en men betaalt periodiek onderhoud
  2. Abonnementsvorm: Men betaalt een periodiek bedrag (vaak per maand) voor het gebruik en onderhoud van de software; in geval van een cloud toepassing: ook voor het gebruik van de infrastructuur waarop de software draait.

De kosten kunnen bestaan uit:

  • Abonnementskosten per periode per gebruiker
  • Aanschaf van software
  • Extra modules
  • Hosting van infrastructuur
  • Aanschaf van hardware (server, mobile devices, scanners, etc.)
  • Interne kosten van arbeid
  • Uren van de leverancier
  • Inhuur van derden (tijdelijke uitbreiding capaciteit, onafhankelijkse adviseur, externe project manager)
  • Onderhoudscontract, SLA
  • Software van derden (bijv. in geval van interfacing, aansturing printen, soms factuur scanning)

Soorten ERP gebruikers

De licentie is het gebruiksrecht voor de applicatie en betreft een aantal anonieme gelijktijdige (concurrent) gebruikers of specifieke (named) gebruikers. Daarnaast wordt soms onderscheid gemaakt naar soort gebruikers: Professional / Enterprise die bijna alle functies gebruikt, Functional, die zich vooral binnen één bepaalde functie beweegt en Task die slechts beperkt het systeem gebruikt, zoals voor tijdregistratie of melding van goederenverplaatsing.

Prijsopbouw per ERP Leverancier

De prijsopbouw verschilt per leverancier. Bij sommige leveranciers is deze gebaseerd een bedrag per gebruiker, aangevuld met een bedrag per module. Bij andere leveranciers moet er ook voor aanvullende modules per gebruiker worden betaald.

Onderhoud

De onderhoudscontracten bestaan meestal uit:

  • Het regelmatig leveren van verbeteringen en uitbreidingen op de software (upgrades)
  • De ondersteuning bij het oplossen van vragen bij het gebruik van de software (Helpdesk)

In geval men afzonderlijk voor onderhoud betaalt (basismodel 1) dan sluit men een contract voor een bepaalde periode (meerdere jaren). De jaarlijkse kosten liggen in de orde van 20% van de aanschafkosten.

ERP in abonnementsvorm

Hierbij wordt veelal een bedrag per maand betaald. Wanneer sprake is van een public cloud, dan zit in dit totaalbedrag:

  • Het gebruik van de software
  • Nieuwe versies en bug fixes
  • Het gebruik van de infrastructuur (hardware, systeemsoftware) en het technisch beheer.

Het kan zijn dat voor de help desk nog een apart bedrag in rekening wordt gebracht.

Cloud ERP Systemen

Cloud ERP versus On Premise ERP

Het traditionele model, waarbij u zelf een server in huis heeft, software aanschaft, installeert en implementeert, wordt tegenwoordig “on premise” genoemd. Het is echter al geruime tijd mogelijk om uw systeem buiten de deur te plaatsen en op afstand daarvan gebruik te maken. Wanneer er specifiek voor u een server is opgesteld en/of software is geïnstalleerd, wordt dat met hosting aangeduid. Een aantal ERP-leveranciers verlenen deze service aan hun klanten.

Aan de andere zijde van het spectrum zien we de opkomst van Cloud-computing. U maakt gebruik van softwarediensten op het internet, zonder dat u precies weet waar het staat. U hebt alleen een webadres, een abonnement en een inlogcode nodig. Hierbij wordt zowel de technische infrastructuur gedeeld met anderen als ook de software. Voorbeelden zijn Office365 van Microsoft, iCloud van Apple en Picasa van Google. Het gaat hier om standaardfunctionaliteit. De gebruiker hoeft geen hardware en software aan te schaffen, maar betaalt “huur” voor het gebruik daarvan. Er kan nog steeds sprake zijn van een implementatie: vaststellen hoe uw bedrijf de software gaat gebruiken en met welke instellingen.

Een tussenvorm is “Private Cloud”: in deze variant maakt de software die aan de gebruiker ter beschikking wordt gesteld, gebruik van gedeelde technische infrastructuur, maar wordt de software zelf niet gedeeld met andere klanten. De verantwoordelijkheid voor het onderhouden van de private cloud ligt bij een professionele leverancier van ICT diensten. Voor ERP is de “private cloud” een vorm die enerzijds tegemoet komt aan de wens van een eigen en anderzijds een eenvoudig toegankelijk systeem.

ERP Systemen in de cloud

Ook op het gebied van ERP systemen zien we een verschuiving van “on premise” in de richting van de Cloud. Leveranciers nemen hier nadrukkelijk het voortouw; de bedrijven volgen voorzichtig. Er wordt al geruime tijd afgebakende functionaliteit vanuit het internet wordt aangeboden, zoals CRM (salesforce.com), Project portalen (Projectplace.nl) en Financiële systemen (Exact Online). Sinds enkele jaren zijn daar complete ERP Systemen bij gekomen zoals NetSuite, SAP Business ByDesign en Infor CloudSuite en Dynamics 365. Softwareleveranciers proberen dit zo efficiënt mogelijk te doen door hun software “Multi-tenant” te maken, d.w.z. dat er binnen één database / software-installatie meerdere klanten (tenant = huurder) actief kunnen zijn.

Belangrijke karakteristiek is dat het hier in principe gaat om standaard software. Cloud ERP in zijn zuivere vorm is dus alleen mogelijk als u zich volledig conformeert aan de standaardmogelijkheden van het aangeboden ERP Systeem. Uiteraard zijn er wel configuratiemogelijkheden, echter binnen de standaard. Er zijn inmiddels ook cloud-aanbieders die maatwerk kunnen realiseren, zoals NetSuite.

Een ander kenmerk van Cloud-oplossingen is dat men een bedrag betaalt per gebruiker per gebruiksperiode, in plaats van dat er sprake is van een grote initiële investering in software en hardware en terugkerende onderhoudskosten.

Open Source ERP

Open source versus closed source gaat eigenlijk over het beschikbaar zijn van de (source van) software. Voor u kan dit om een aantal redenen belangrijk zijn.

  1. Indien uw leverancier failliet gaat wilt u de mogelijkheid houden uw systeem aan te kunnen blijven passen aan de veranderende wensen. Dit is juridisch eenvoudiger te regelen indien het gebaseerd is op open-source. Dit kan ook worden ondervangen in uw contract met de leverancier die de (closed) source ter beschikking stelt in die specifieke situatie en onder bepaalde voorwaarden.
  2. U wilt de mogelijkheid hebben altijd zelf uw software aan te laten passen, onafhankelijk van uw leverancier.

Met name het 2-de punt kan een belangrijke overweging zijn om te kiezen voor een product met een open source: onafhankelijkheid van leverancier en/of implementatiepartner (het vermijden van een “lock-in”). Een open-source community kan voor u hierin een belangrijke rol spelen. Hoe groter de community, des te onafhankelijker van de software leverancier, maar ook des te groter de kans dat er continu nieuwe functionaliteit ontwikkeld wordt.

Deze vraag moet u niet verwarren met de prijs van een product c.q. keuze van uw implementatiepartner. De kwaliteit van uw implementatiepartner bestaat met name uit zijn expertise, methode van implementatie, softwareontwikkeling, klantondersteuning en beschikbaarheid. In principe gaat u een lange termijn relatie aan met uw implementatiepartner c.q. software leverancier. Het succes van de implementatie hangt in belangrijke mate af van de keuze van deze partner.

Op dit moment is er een langzame beweging gaande waarbij de in open-source community ontwikkelde applicaties met voldoende functionaliteit, steeds professioneler in de markt gezet worden. Door een selectie van partners en kwalificatieprogramma wordt getracht het kwaliteitsniveau op een constant niveau te brengen en te handhaven.

Interfaces met ERP

Behalve ERP systemen zijn op de markt tal van andere specialistische pakketten op de markt. We noemen hier de pakketten voor functiegebieden, waarvoor sommige ERP systemen zelf ook functionaliteit bieden en / of pakketten die in combinatie met ERP (kunnen) worden toegepast. Vaak worden er interfaces tussen ERP en deze systemen gerealiseerd.

  • Advanced Planning Systemen (APS): planning van capaciteit en materiaal, tegen eindige capaciteit
  • Business Intelligence (BI): flexibele management rapportage met doorzoom mogelijkheden
  • Customer Relationship Management (CRM): ondersteuning van marketing, relatiebeheer, verkoop en service
  • Human Resources Management (HRM): personeelsinformatie, salaris
  • Manufacturing Execution System (MES): registratie van machinedata tijdens de productie
  • Product Data Management (PDM): gegevens omtrent producten (zie ook PLM-systemen)
  • Productconfigurator (PCF): het configureren van producten met een aantal opties
  • Tijdregistratie-systemen: resgistratie van bestede uren in productie en op kantoor
  • Warehouse Management Systemen (WMS): geavanceerde ondersteuning op het gebied van magazijnbeheer
  • Weegsystemen: het wegen van producten
  • Workflow Management (WFM): ondersteuning van administratieve processen meet meerdere stappen en uitvoerenden

Vaak kan een ERP Systeem een aantal basis functionaliteiten van de aanpalende systemen afdekken. Het is afhankelijk van de behoefte van een bedrijf of het nodig is om een specifiek systeem te gebruiken. Leveranciers van deze aanpalende systemen hebben ervaring met het koppelen met een ERP Systeem. In een aantal gevallen zal de functionaliteit van een goed ERP systeem voldoende zijn. Meer informatie over welke functionaliteiten per ERP Systeem worden afgedekt kunt u vinden in gratis ERP-informatiepakket.

Trends in ERP in 2021

Cloud, cloud en nog eens cloud

We zien dat alle internationale ERP-leveranciers de stap naar de cloud hebben gemaakt. De systemen kunnen vanuit elke locatie met een browser worden gebruikt. Er is geen installatie nodig op de laptop. Door de beperkte mogelijkheden voor maatwerk zien we dat bedrijven sneller de processen aan willen passen naar het ERP-systeem dan voorheen. Dat is een positieve trend. De Nederlandse ERP-leveranciers hebben de stap naar de cloud nog niet gemaakt. We zien wel dat de boekhoudpakketten wel beschikbaar zijn in de cloud. Maar Nederlandse ERP systemen, zeker voor de maakindustie, moeten deze stap nog maken.

Apps voor ERP Systemen

Steeds meer ERP leveranciers bieden eigen Apps voor deelfuncties. De meeste toepassingen zien we op het terrein van financiën (bijvoorbeeld Exact Online), CRM (vele voorbeelden), Service en Tijdregistratie. Het aantal partijen dat Apps aanbiedt neemt sterk toe; dat geldt ook voor de vraag vanuit de bedrijven. Een onderscheidend kenmerk van een App is of hij ook zonder connectie met het internet werkt. Voor veel Apps is dat (nog) niet het geval. We zien in de praktijk dat in de Marine & Offshore of sommige bouwgerelateerde business niet altijd toegang tot het internet beschikbaar is. Wil een service engineer in zo’n situatie zijn uren registreren moeten die gegevens offline op zijn mobile device worden geregistreerd. Als de service engineer ’s avonds in het hotel wel toegang tot het internet heeft worden de gegevens gesynchroniseerd.

Functionele breedte van ERP Systemen

De leveranciers breiden de functionaliteit steeds verder uit. Toch zijn er nog onderscheidende gebieden, zoals Verhuur, Warehouse Management, Quality Management, Human Resources (Capital) Management, Forecasting, Workflow Management en Multi-company / Multi-site / Internationaal. Op het gebied van voorraadbeheer is de ondersteuning duidelijk toegenomen, al treft men de ondersteuning bij de goede inregeling van voorraadparameters nog lang niet bij elk systeem aan. Het belang van “weten wat men wil” wordt hierdoor extra groot: je zult prioriteiten moeten stellen, zowel in de aan te schaffen modules als bij de volgorde van invoering.

Koppeling ERP Systemen met Office

De mogelijkheden voor gegevensuitwisseling tussen ERP Systemen en Office pakketten nemen toe. Steeds meer ERP systemen bieden niet alleen de mogelijkheid om gegevens uit het ERP systeem te exporteren naar Excel, maar ook om vanuit Excel direct gegevens op te halen uit de ERP-database. Sommige ERP systemen bieden de mogelijkheid om Excel-gegevens direct te importeren in de ERP-omgeving, bijvoorbeeld de voorcalculatie t.b.v. een offerte. Daarnaast heeft tachtig procent van de systemen een koppeling met Outlook voor het plannen van afspraken. Vrijwel alle ERP systemen bieden één of andere vorm van documentenbeheer. In meer dan negentig procent van de systemen is een mailmerge naar Word mogelijk. Dat scheelt veel overtypwerk.

Koppelingen van PDM en CAD met ERP Systemen nemen toe

We hebben aan de leveranciers gevraagd welke koppelingen/integraties met CAD en PLM-systemen men aanbiedt. Met CAD zijn inmiddels de nodige koppelingen beschikbaar, al zijn deze sterk gericht op AutoCAD, Pro Engineer en Solid Edge. Andere CAD-pakketten zijn duidelijk minder gekoppeld.
Een derde deel van de onderzochte ERP systemen voor productiebedrijven biedt een eigen PLM-module aan. Wanneer u reeds over een PLM-systeem beschikt is het van belang te weten dat een derde deel van de systemen geen standaard PLM-koppelingen biedt. Het is dus wel opletten geblazen. Zorg dat u hier tijdens het ERP selectietraject voldoende aandacht aan besteedt.

Productconfiguratoren

Steeds meer bedrijven ontdekken dat het erg veel tijd kost om elk product opnieuw klantspecifiek te calculeren en te offreren. Door de producten op moduleniveau te standaardiseren en duidelijkere afspraken te maken over wat men wel en niet wil aanbieden, kan men sneller leveren en kosten besparen. We noemen dit ook wel Smart Customization. Het is dan verstandig om gebruik te gaan maken van een productconfigurator. Deze kan enerzijds het verkoopproces versnellen (calculeren, offreren en ordervastlegging) en anderzijds de werkvoorbereiding vereenvoudigen.

Sommige ERP-leveranciers spelen hierop in door hun eigen productconfigurator verder te ontwikkelen. Anderen bouwen hun integratie / koppeling met specialistische pakketten zoals Tacton en Sofon verder uit. Ook dit kan tot succesvolle oplossingen leiden. Het invoeren van een Productconfigurator vraagt de nodige inspanning: Marketing & Verkoop, Engineering en Productie zullen op één lijn moeten zitten over wat men wel en niet wil verkopen. Vervolgens vindt de vertaalslag plaats naar productmodellen en het passende vraag- en antwoordspel binnen de configurator.

Projectondersteuning van ERP Systemen wordt beter

Een groeiend aantal pakketten biedt niet alleen ondersteuning op het gebied van de administratie van projecten, maar ook voor de tijd- en capaciteitsplanning. Een aantal ERP systemen gebruikt MsProject voor de grafische representatie, anderen hebben een eigen weergave (Trimergo, SAP, Isah, enkele Microsoft-partners). De verschillen zitten met name op de integratie van de materiaal- en activiteitenplanning en de integratie van de productieplanning met de projectplanning.
We zien een significante verbetering van: projectdefinitie en planning projecten en productie. Een project kan in toenemende mate in detail worden gedefinieerd en ook de mogelijkheden voor planning van projecten en de onderliggende productieorders neemt toe.

Echter er is een toenemende behoefte om uren op projecten te kunnen registreren en om de planning van projecten in de grafische mode uit te voeren. Helaas laten de ERP Systemen hier mogelijkheden tot verbetering (nog) liggen.

Service mogelijkheden van ERP Systemen breiden uit

We zien een duidelijke verbetering om garantiebepalingen vast te leggen en serviceopdrachten uit te voeren. Een heel belangrijk facet van het verlenen van service is het vastleggen van de actuele configuratie bij de klant en de configuratiehistorie. De ERP systemen hebben zich op dit punt significant verbeterd. Het ondersteunen van mobiele service wordt nog niet door iedere leverancier opgepakt. Pakketleveranciers onderscheiden zich duidelijk in de mogelijkheden tot mobiele service.

Customer portals populairder dan Supplier Portals

75% van de ERP Systemen biedt een customer portal voor de uitwisseling van offerte- en orderinformatie. De meest ruime mogelijkheden bestaan op het gebied van het bestellen en het verkrijgen van een orderbevestiging. Aan de supplier kant is de spoeling duidelijk dunner. Veertig procent van de aanbieders geeft aan een supplier portal te bieden. De ondersteuning richt zich hier op het RFQ-proces en het plaatsen en bevestigen van bestellingen.

Vraag het Gratis ERP informatiepakket aan

Meer informatie over ERP Systemen en het selecteren van een nieuw ERP systeem vindt u in het gratis ERP-informatiepakket inclusief de laatste trends, de kosten van ERP, diverse whitepapers en checklijsten voor uw ERP project.

Vraag ERP Informatiepakket aan

ERP Implementatie

De implementatie van een ERP systeem vraagt helaas wat meer inspanning dan het downloaden en installeren van een ERP software pakket. ERP systemen bieden een groot aantal functies, die men bovendien op verschillende manieren kan gebruiken.

Als het goed heeft u bij het starten van een ERP implementatie een goed beeld van hoe u de processen wilt laten verlopen en hoe het systeem dit moet ondersteunen. Een groot deel van de implementatie inspanning is nodig om op basis hiervan:

  • Het leren kennen van het ERP systeem door instructies van de consultants
  • Een keuze te maken uit de geboden ERP functies
  • Te bepalen hoe u deze functies wilt gaan gebruiken
  • Het inrichten van het ERP systeem en het voeden met data
  • Het testen of de processen zijn ingericht en werken zoals u dat wenst
  • Het trainen van de eind gebruikers

Het moment van de waarheid

Aan het einde van de implementatie gaat u “live” met het nieuwe ERP systeem. Alle “oude” systemen worden buiten gebruik gesteld; sommige zijn voor raadpleging te gebruiken. We moeten de initiële implementatie echter zien als een eerste stap: de basis staat er, we kunnen ermee werken, de basisrapporten komen eruit, de facturering loopt etc. De echte benefits van het systeem worden pas behaald als we daarna ook tijd vrijmaken het systeem verder te optimaliseren en te blijven aanpassen aan hoe het bedrijf en haar processen zich ontwikkelen.

Valkuilen ERP Implementatie

We zien in de praktijk dat er veel fouten worden gemaakt bij een ERP Implementatie. Hierbij de meest voorkomende valkuilen bij een ERP Implementatie

  • Te weinig tijd beschikbaar voor ERP
  • De verkeerde mensen in ERP project team
  • Slecht projectmanagement
  • Geen goed ERP Implementatieplan
  • Geen support van hoger management voor ERP
  • Te uitgebreide scope ineens willen realiseren
  • Te veel maatwerk toestaan
  • Ondeskundige consultant
  • Geen oog voor het veranderproces
  • Onduidelijke afspraken met de ERP leverancier