Cloud ERP Systemen

Cloud ERP versus On Premise ERP

Het traditionele model, waarbij je zelf een server in huis heeft, ERP systeem aanschaft, installeert en implementeert, wordt tegenwoordig On premise of On Premises genoemd. Het is echter al geruime tijd mogelijk om het systeem buiten de deur te plaatsen en op afstand daarvan gebruik te maken. Wanneer er specifiek voor jouw bedrijf een server is opgesteld en/of ERP software is geïnstalleerd, wordt dat met hosting aangeduid. Een aantal ERP-leveranciers verlenen deze service aan hun klanten.

Aan de andere zijde van het spectrum zien we de opkomst van Cloud-computing. Je maakt gebruik van softwarediensten op het internet, zonder dat je precies weet waar het staat. Je hebt alleen een webadres, een abonnement en een inlogcode nodig. Hierbij wordt zowel de technische infrastructuur gedeeld met anderen als ook de software. Voorbeelden zijn Office365 van Microsoft, iCloud van Apple en Picasa van Google. Het gaat hier om standaardfunctionaliteit. De gebruiker hoeft geen hardware en software aan te schaffen, maar betaalt “huur” voor het gebruik daarvan. Er kan nog steeds sprake zijn van een implementatie: vaststellen hoe jouw bedrijf de ERP software gaat gebruiken en met welke instellingen.

Een tussenvorm is “Private Cloud”: in deze variant maakt de ERP software die aan de gebruiker ter beschikking wordt gesteld, gebruik van gedeelde technische infrastructuur, maar wordt de software zelf niet gedeeld met andere klanten. De verantwoordelijkheid voor het onderhouden van de private cloud ligt bij een professionele leverancier van ICT diensten. Voor ERP is de “private cloud” een vorm die enerzijds tegemoet komt aan de wens van een eigen en anderzijds een eenvoudig toegankelijk systeem.

Cloud ERP

Ook op het gebied van ERP systemen zien we een verschuiving van “on premise” in de richting van de Cloud. Leveranciers nemen hier nadrukkelijk het voortouw; de bedrijven volgen voorzichtig. Er wordt al geruime tijd afgebakende functionaliteit vanuit het internet wordt aangeboden, zoals CRM (salesforce.com), Project portalen (Projectplace.nl) en Financiële systemen (Exact Online). Sinds enkele jaren zijn daar complete ERP Systemen bij gekomen zoals NetSuite, SAP Business ByDesign en Infor CloudSuite en Dynamics 365. Softwareleveranciers proberen dit zo efficiënt mogelijk te doen door hun ERP software “Multi-tenant” te maken, d.w.z. dat er binnen één database / software-installatie meerdere klanten (tenant = huurder) actief kunnen zijn.

Belangrijke karakteristiek is dat het hier in principe gaat om standaard ERP software. Cloud ERP in zijn zuivere vorm is dus alleen mogelijk als u zich volledig conformeert aan de standaardmogelijkheden van het aangeboden ERP Systeem. Uiteraard zijn er wel configuratiemogelijkheden, echter binnen de standaard. Er zijn inmiddels ook cloud-aanbieders die maatwerk kunnen realiseren, zoals NetSuite.

Enkele partijen die Cloud ERP hosten voor de ERP Leveraniers zijn AWS (Amazon Web Services) en ook Microsoft. Infor maakt bijvoorbeeld gebruik van de Cloud diensten van AWS.

Een ander kenmerk van Cloud ERP is dat men een bedrag betaalt per gebruiker per gebruiksperiode, in plaats van dat er sprake is van een grote initiële investering in software en hardware en terugkerende onderhoudskosten.

Wat is Open Source ERP?

Open Source versus Closed Source gaat eigenlijk over het beschikbaar zijn van de (source van) software. Voor jou kan dit om een aantal redenen belangrijk zijn.

1. Indien je ERP leverancier failliet gaat wil je de mogelijkheid houden jouw systeem aan te kunnen blijven passen aan de veranderende wensen. Dit is juridisch eenvoudiger te regelen indien het gebaseerd is op open-source. Dit kan ook worden ondervangen in het contract met de leverancier die de (closed) source ter beschikking stelt in die specifieke situatie en onder bepaalde voorwaarden.
2. Je wil de mogelijkheid hebben altijd zelf je ERP software pakket aan te laten passen, onafhankelijk van de leverancier.

Met name het 2-de punt kan een belangrijke overweging zijn om te kiezen voor een product met een open source: onafhankelijkheid van leverancier en/of implementatiepartner (het vermijden van een “lock-in”). Een open-source community kan voor jou hierin een belangrijke rol spelen. Hoe groter de community, des te onafhankelijker van de ERP software leverancier, maar ook des te groter de kans dat er continu nieuwe functionaliteit ontwikkeld wordt.

Deze vraag moet je niet verwarren met de prijs van een product c.q. keuze van de implementatiepartner. De kwaliteit van jouw ERP implementatiepartner bestaat met name uit zijn expertise, methode van implementatie, softwareontwikkeling, klantondersteuning en beschikbaarheid. In principe ga je een lange termijn relatie aan met jouw implementatiepartner c.q. ERP software leverancier. Het succes van de implementatie hangt in belangrijke mate af van de keuze van deze partner.

Op dit moment is er een langzame beweging gaande waarbij de in open-source community ontwikkelde applicaties met voldoende functionaliteit, steeds professioneler in de markt gezet worden. Door een selectie van partners en kwalificatieprogramma wordt getracht het kwaliteitsniveau op een constant niveau te brengen en te handhaven.

Wat zijn de Trends voor Nederlandse ERP Systemen voor 2022?

Cloud, cloud en nog eens cloud

We zien dat alle internationale ERP leveranciers de stap naar de cloud hebben gemaakt. De systemen kunnen vanuit elke locatie met een browser worden gebruikt. Er is geen installatie nodig op de laptop. Door de beperkte mogelijkheden voor maatwerk zien we dat bedrijven sneller de processen aan willen passen naar het ERP-systeem dan voorheen. Dat is een positieve trend. De Nederlandse ERP-leveranciers hebben de stap naar de cloud nog niet allemaal gemaakt. We zien wel dat de boekhoudpakketten wel beschikbaar zijn in de cloud. Maar Nederlandse ERP systemen, zeker voor de maakindustie, moeten deze stap nog maken. Ze bieden meestal een hosted versie aan, maar multi-tenant public cloud nog niet.

Apps voor ERP Systemen

Steeds meer ERP leveranciers bieden Apps aan. De meeste toepassingen zien we op het terrein van financiën (bijvoorbeeld Exact Online), CRM (vele voorbeelden), Service en Tijdregistratie. Het aantal partijen dat Apps aanbiedt neemt sterk toe; dat geldt ook voor de vraag vanuit de bedrijven. De apps zijn vaak beschikbaar in een appstore van de ERP Leverancier.

Functionele breedte van Nederlandse ERP Systemen

De leveranciers breiden de functionaliteit steeds verder uit. Toch zijn er nog onderscheidende gebieden die niet door alle ERP Leveranciers goed worden ondersteund, zoals:

• Verhuur;
• Warehouse Management;
• Quality Management;
• Human Resources (Capital) Management;
• Forecasting;
• Workflow Management;
• Multi-company / Multi-site / Internationaal.

Op het gebied van voorraadbeheer is de ondersteuning duidelijk toegenomen, al treft men de ondersteuning bij de goede inregeling van voorraadparameters nog lang niet bij elk systeem aan. Het belang van “weten wat men wil” wordt hierdoor extra groot: je zult prioriteiten moeten stellen, zowel in de aan te schaffen modules als bij de volgorde van invoering.

ERP kan steeds beter koppelen met PLM en CAD

We hebben aan de leveranciers gevraagd welke koppelingen/integraties met CAD en PLM-systemen men aanbiedt. Met CAD zijn inmiddels de nodige koppelingen beschikbaar, al zijn deze sterk gericht op AutoCAD, Pro Engineer en Solid Edge. Andere CAD-pakketten zijn duidelijk minder gekoppeld.
Een derde deel van de onderzochte ERP systemen voor productiebedrijven biedt een eigen PLM-module aan. Wanneer je reeds over een PLM-systeem beschikt is het van belang te weten dat een derde deel van de systemen geen standaard PLM-koppelingen biedt. Het is dus wel opletten geblazen. Zorg dat je hier tijdens het ERP selectietraject voldoende aandacht aan besteedt.

Productconfiguratoren (PCF of ook wel CPQ)

Steeds meer bedrijven ontdekken dat het erg veel tijd kost om elk product opnieuw klant specifiek te calculeren en te offreren. Door de producten op moduleniveau te standaardiseren en duidelijkere afspraken te maken over wat men wel en niet wil aanbieden, kan men sneller leveren en kosten besparen. We noemen dit ook wel Smart Customization. Het is dan verstandig om gebruik te gaan maken van een productconfigurator. Deze kan enerzijds het verkoopproces versnellen (calculeren, offreren en ordervastlegging) en anderzijds de werkvoorbereiding vereenvoudigen.

Sommige ERP-leveranciers spelen hierop in door hun eigen productconfigurator verder te ontwikkelen. Anderen bouwen hun integratie / koppeling met specialistische pakketten zoals Tacton en Sofon verder uit.

Projectondersteuning van ERP Systemen wordt beter

Een groeiend aantal ERP pakketten biedt niet alleen ondersteuning op het gebied van de administratie van projecten, maar ook voor de tijd- en capaciteitsplanning. Een aantal ERP systemen gebruikt MsProject voor de grafische representatie, anderen hebben een eigen weergave (Trimergo, SAP, Isah, enkele Microsoft-partners). De verschillen zitten met name op de integratie van de materiaal- en activiteitenplanning en de integratie van de productieplanning met de projectplanning.
We zien een significante verbetering van: projectdefinitie en planning projecten en productie. Een project kan in toenemende mate in detail worden gedefinieerd en ook de mogelijkheden voor planning van projecten en de onderliggende productieorders neemt toe.

Echter er is een toenemende behoefte om uren op projecten te kunnen registreren en om de planning van projecten in de grafische mode uit te voeren. Helaas laten de ERP Systemen hier mogelijkheden tot verbetering (nog) liggen.

Service mogelijkheden van ERP Systemen breiden uit

We zien een duidelijke verbetering om garantiebepalingen vast te leggen en serviceopdrachten uit te voeren. Een heel belangrijk facet van het verlenen van service is het vastleggen van de actuele configuratie bij de klant en de configuratiehistorie. De ERP systemen hebben zich op dit punt significant verbeterd. Het ondersteunen van mobiele service wordt nog niet door iedere leverancier opgepakt. ERP Pakket leveranciers onderscheiden zich duidelijk in de mogelijkheden tot mobiele service.

No-code, Low-code neemt ook toe bij ERP Systemen in Nederland

Een recente ontwikkeling is dat ERP Systemen kunnen worden uitgebreid met zelf gemaakt apps. Meestal worden deze door middel van een eenvoudig platform door het bedrijf zelf gemaakt. Dat kan door middel van No-code, Low-code platformen waarbij je niet zelf hoeft te kunnen programmeren. Met eenvoudig drag&drop kan een app worden gemaakt.

Automatisering door middel van RPA (Robotic Process Automation)

Door het inzetten van RPA kunnen repeteren taken worden geautomatiseerd. Deze trend zie je bij steeds meer moderne ERP systemen terug.

Wat zijn de valkuilen bij een ERP Implementatie?

We zien in de praktijk dat er veel fouten worden gemaakt bij een ERP Implementatie. Hierbij de meest voorkomende valkuilen bij een ERP Implementatie

• Te weinig tijd beschikbaar voor ERP
• De verkeerde mensen in ERP project team
• Slecht projectmanagement
• Geen goed ERP Implementatieplan
• Geen support van hoger management voor ERP
• Te uitgebreide scope ineens willen realiseren
• Te veel maatwerk toestaan
• Ondeskundige consultant
• Geen oog voor het veranderproces
• Eis Nederlandstalige ERP consultants indien Nederlands de voertaal is binnen uw bedrijf.
• Onduidelijke afspraken met de ERP leverancier

Definitie van ERP: Enterprise Resource Planning

Enterprise Resource Planning is een term die niet iedereen misschien kent. Maar iedereen kent de term ERP. Maar wat is nu precies de betekenis van ERP is? Vaak krijgen we de vragen: “Wat is een ERP Systeem?”, “Kunnen jullie uitleggen wat de definitie van ERP is?”, “Wat is de betekenis van een ERP Systeem?”

Hierbij de uitleg wat de betekenis van ERP is.

ERP Software stuurt de bedrijfsprocessen aan. Enterprise staat voor Bedrijf. Resource betreft alle middelen van het bedrijf, dan kunnen zowel medewerkers, machines als voorraad zijn. Planning staat voor het plannen, beheren en aansturen van alle middelen. Hierdoor kan ERP bij elk bedrijf worden ingezet. Veel directeuren en eigenaren zijn desondanks terughoudend om ERP te gebruiken omdat men de verhalen van mislukte ERP Implementatie kent. Door de selectie en implementatie goed voor te bereiden verklein je dit risico.

Er zijn veel type ERP Systemen. Er is ERP in de Cloud. Maar er zijn ook ERP oplossing die On-premise beschikbaar zijn, waarbij het systeem op een lokale server wordt geïnstalleerd. We hebben diverse artikelen en blogs over ERP geschreven. We zien dat de vraag naar Cloud ERP toeneemt. Ook steeds meer kleine bedrijven kiezen voor Cloud ERP. Hiermee is Enterprise Resource Planning dus niet alleen maar weggelegd voor grote multinationals maar ook voor bedrijven uit het MKB.

Meer informatie over alle ERP Systemen:

• ERP Overzicht
• Cloud ERP

Verder hebben we begin 2022 een online ERP Vergelijker voor u gemaakt. Hiermee kan je alle ERP Systemen vergelijken om basis van honderden criteria. Dit is een onmisbare tool voor het vergelijken van ERP en bij het opstellen van een longlist of shortlist:

• ERP Vergelijken