Inleiding

Bedrijven die aan de vooravond staan van een ERP traject weten niet precies wat men te wachten staat. Hierbij het verhaal van een bedrijf dat de transitie van Excel naar ERP maakte.

Drie jaar geleden draaide het hele bedrijf — een middelgrote Nederlandse groothandel in technische onderdelen — op Excel. Orders, voorraad, inkoop, zelfs personeelsplanning: alles stond verspreid over tientallen bestanden. Dat werkte… tot het niet meer werkte. In deze blog nemen we jullie mee met het verhaal van digitale transformatie: van de chaos van spreadsheets naar een werkend ERP-systeem. Geen succesverhaal zonder hobbels, maar een terugblik op keuzes, fouten en leermomenten.

Het begon met een fout in cel B36

Het kantelpunt kwam op een woensdagochtend in mei. Een vaste klant kreeg een verkeerde zending onderdelen, wat leidde tot stilstand op hun bouwplaats. De oorzaak? Een foutje in een Excel-bestand: een medewerker had per ongeluk een kolom verplaatst. De schade: een boze klant, een spoedlevering met koerier, en flink wat interne frustratie.

Dit was niet de eerste keer. We hadden al vaker kleine fouten gehad, dubbele gegevens, en vertraging door het zoeken naar de juiste informatie. Maar nu voelde het anders. Dit ging ons klanten kosten. Dat moment zette alles in beweging.

De eerste stap: toegeven dat het zo niet langer ging

In ons managementoverleg was er één terugkerende zin: “We moeten digitaliseren.” Maar zolang het redelijk liep, schoof iedereen dat voor zich uit. Tot nu. De urgentie werd gevoeld, en voor het eerst waren we het er allemaal over eens: we hadden een centraal systeem nodig.

We begonnen met oriënteren op ERP. Wat volgde was een wirwar van aanbieders, jargon en mooie beloften. Voor ons als nuchter Nederlands familiebedrijf voelde het overweldigend. Termen als ‘modulaire architectuur’, ‘SaaS-oplossing’ en ‘multi-tenant cloud’ deden meer afbreuk dan goed.

Interne weerstand: “Excel werkt toch prima?”

Niet iedereen was enthousiast. Inkoop vond Excel sneller. De magazijnmedewerkers vertrouwden liever op hun papieren lijsten. En de boekhouding had net haar eigen formules gestroomlijnd. De introductie van ERP voelde als een bedreiging, geen verbetering.

We besloten daarom klein te beginnen: één afdeling, één proces. Voorraadbeheer. We kozen een Nederlandse ERP-leverancier met ervaring in onze branche. Geen alles-in-één oplossing, maar een systeem dat met ons mee kon groeien.

De implementatie: wennen, vloeken en doorzetten

De eerste weken waren chaotisch. Oude gegevens importeren, gebruikers aanmaken, nieuwe schermen leren begrijpen. Er was verwarring en frustratie. En ja, we liepen tegen fouten aan. Maar we bleven erbij: dit was nodig.

Na drie maanden begon het te draaien. Voorraadniveaus klopten beter. Bestellingen gingen sneller het systeem in. De foutmarge daalde. Wat eerst als belemmering voelde, werd langzaam een hulpmiddel. Medewerkers gaven aan minder tijd kwijt te zijn aan zoeken en controleren. Dat was onze eerste echte winst.

Twee jaar later: een fundament voor groei

Inmiddels gebruiken we ERP voor bijna alle processen: van orderinvoer tot facturatie en HR. Niet omdat het moest, maar omdat het logisch voelde. De overstap heeft ons geen dagwinst opgeleverd, maar wel rust, schaalbaarheid en betrouwbaarheid.

We werken nu met één versie van de waarheid. Klanten krijgen sneller antwoord. Onze accountant kan met één druk op de knop rapportages uitdraaien. En we kunnen doorgroeien zonder telkens nieuwe spreadsheets te bouwen.

Wat we andere Nederlandse bedrijven willen meegeven

ERP is geen wondermiddel. Het is een traject. Je moet keuzes durven maken, mensen meenemen en accepteren dat niet alles in één keer soepel loopt. Maar als je het goed aanpakt, bouw je iets op waar je als organisatie jaren op kunt vertrouwen.

Voor ons was de overstap van spreadsheet naar ERP geen technische keuze, maar een strategische. En uiteindelijk: een menselijke.