Hoge leverbetrouwbaarheid voor seizoensgebonden producten

Excluton optimaliseert leverbetrouwbaarheid met Microsoft Dynamics AX van Pulse

Excluton is totaalleverancier voor bestratingsmaterialen van beton, natuursteen, gebakken bestrating en diverse soorten grind en split. Er wordt geleverd aan steenhandelaren, tuincentra, hoveniersbedrijven, bouwmaterialenhandelaren, de overheid en ook de GWW-sector. Klanten stellen zelf hun totaalconcepten samen voor de complete aankleding van tuinen, openbare ruimten en grond-, weg- en waterwerken. De diepte van het assortiment, de diversiteit van de bestellingen, een hoge leverbetrouwbaarheid, de seizoensgebonden afzet en de wens om een hoge servicegraad te bieden, vormen qua processtroomlijning de uitdaging.

Peter Ordelman, algemeen directeur Excluton: “Ons doel is de integrale aanpak van ons complete proces van verkoop, productie en expeditie. Hierdoor kunnen we onze algemene betrouwbaarheid als leverancier, maar ook van onze leveringen verhogen, een hogere servicegraad bieden met een hoge leverbetrouwbaarheid en rust creëren in de interne organisatie.”

In 2009 startte Excluton met de implementatie van Microsoft Dynamics AX. Destijds was er dringend behoefte aan een centraal ERP-systeem om het verouderde maatwerkpakket en de overige losse deeloplossingen, zoals Excel en Acces tot het verleden te laten behoren. Ordelman: “De basis die destijds gelegd is, was niet voldoende voor het einddoel, waaronder een hoge leverbetrouwbaarheid. Microsoft Dynamics AX is geïmplementeerd op basis van hoe de onderneming destijds opereerde. En juist daar hebben we verandering in gebracht. Dat heeft ook de nodige gevolgen gehad voor de inrichting van het systeem. Inmiddels zijn we in de fase dat we het systeem zo ingericht hebben dat we de verbeterslagen realiseren.”

Nieuwe procesinrichting

Ordelman: “Destijds was er intern te weinig visie over wat men nu eigenlijk wilde. Pulse heeft de onderneming bijgestaan het proces in te richten. Microsoft Dynamics AX kent voor één functie behoorlijk wat oplossingen. Als je bij de opzet van het systeem meerdere oplossingen in stand houdt, dan gaat iedereen eigen werkmanieren bedenken.”
Ordelman vervolgt: “Daar is goed over nagedacht en inmiddels veranderd. Het afgelopen jaar zijn we begonnen met mensen op één uniforme manier te laten werken. Dat schept duidelijkheid, voorkomt een hoop fouten en de mogelijkheid om het systeem te omzeilen. Het is positief dat de mensen van Pulse in tweede instantie goed kunnen luisteren naar de problematiek en daar analytisch over nadenken om vervolgens een oplossing te bewerkstelligen. Ze zijn ook kritisch geweest over logica binnen de processen. Dat verwacht je van een automatiseringspartner.”

De vertreksituatie

Excluton produceert op een beperkt aantal machines een groot aantal producten. Het bedrijf is innovatief. Daardoor breidt het assortiment zich steeds verder uit met nieuwe bestratingstoepassingen. De piekbelasting vindt plaats van april tot uiterlijk september. Een relatief kort seizoen, waarin aan alle vraag moet worden voldaan. 70% van de omzet komt van handelaren. De overige 30% is bestemd voor de openbare ruimte en utiliteitsbouw. Ordelman: “We komen uit de massaproductie, maar value for money wordt steeds belangrijker. Daar moet je als onderneming op in kunnen spelen.”

Optimale bezetting

Een optimale bezetting is door bovenstaande een must voor Excluton. Dat betekent de seizoenspieken kunnen opvangen, waarbij de bezetting in de onderneming het hele jaar glad loopt. Ordelman: “Naast onze vaste medewerkers, hebben we een flexibele schil. Daarom is het essentieel dat we op basis van historische gegevens kunnen voorspellen wat de seizoensbewegingen zullen zijn en daarop kunnen anticiperen met onze productie. Daar komt bij dat onze tasvelden niet oneindig zijn qua ruimte. Dat vraagt om een afgewogen planning in de juiste mix van producten volgens een zoveel mogelijk geautomatiseerd proces.”

Webportal geeft inzicht

Bestellingen werden voorheen ontvangen per fax, e-mail of telefoon. Van elke order werden vijf kopieën gemaakt. Dat bracht hele stapels papier met zich mee en het inzicht in de werkelijke voorraad ontbrak. Daardoor was er vaak onnodige communicatie met de mensen op het tasveld of met de chauffeur. Om onderbelading te voorkomen, werden er andere producten op vrachten gezet. Daardoor vonden er regelmatig nee-verkopen plaats aan andere klanten. Ordelman: “Een zeer onwenselijke situatie. De klant is immers koning. We hebben het complete orderproces van bestelling tot en met de uitlevering aangepakt en sterk vereenvoudigd. Dat begint met het plaatsen van de bestelling door de klant. De webportal op onze website begeleidt onze klanten door het bestelproces. Na ontvangst van de order komt deze in een soort voorportaal (staging area) waar onze binnendienst mee aan de slag gaat. Er wordt gekeken naar voorraden en productietijden. Na akkoord wordt de order aan de klant bevestigd inclusief de leverdatum. Die kunnen we door deze automatiseringsslag voortaan ook hard maken.”

Direct leveren aan de eindklant

Handelaren en bouwcentra kunnen bij orderinvoer aangeven of ze direct bij hun klant geleverd willen hebben. Ordelman: “Dat is geen nieuwe service, want dat deden we al. Alleen was het een eindeloos heen en weer gecommuniceer met de particulier over wanneer en hoe laat er geleverd kon worden. Daar wilden we vanaf, omdat het, naast de belasting op de binnendienst, logistiek ook totaal niet economisch was. Nu vult de handelaar bij de orderinvoer via de webportal het e-mailadres en het mobiele nummer van de klant in. Noodzakelijk voor de order-acceptatie in het systeem. Vervolgens ontvangt de eindklant van ons een mededeling wanneer er geleverd wordt. Vanzelfsprekend is de klant van deze werkwijze vooraf op de hoogte gebracht.”

Handgeschreven wordt scannen

Ook de productie-registratie kende de nodige zwakke plekken. Die werd handmatig geregistreerd met een hoge kans op fouten tot gevolg. Excluton is overgegaan op het scannen van alle producten die uit het productieproces komen. Ook op het tasveld wordt gescand. De heftrucks zijn voorzien van een scanner en kunnen aan de hand daarvan orderpicken. Ordelman: “Daardoor is onze voorraad veel betrouwbaarder geworden en de leverbetrouwbaarheid toegenomen. We kunnen nog steeds reserveringen maken voor klanten, maar nu is dat ook direct zichtbaar in de voorraadcijfers. Als er geen voorraad beschikbaar is volgens het systeem, kan het dus wel zo zijn dat er op het tasveld voorraad staat. Zelfs als het product toch geladen wordt, dan kan er geen bon van worden uitgedraaid. We houden de menselijke interactie, echter het ERP-systeem is leidend geworden en is ondersteunend om fouten te voorkomen.”

Toekomstambitie

Ordelman: “Door de aanpak van al deze punten is het aantal fouten op alle fronten enorm verminderd. Dat geeft veel meer rust in de onderneming en een stuk minder stress. Het is heel belangrijk dat we dit gedaan hebben, omdat we nu tevreden klanten hebben en die zijn in deze tijd nog kritischer. We hebben BI (Business Intelligence) ingericht voor verkoop en het financiële proces. Daardoor hebben we veel beter inzicht in de marktbewegingen en de leverbetrouwbaarheid. Tevens zijn alle goederenstromen met bijbehorende documentatie nu helder in beeld binnen onze onderneming. Als we dit niet hadden aangepakt, dan had de economische situatie veel meer impact op ons gehad. Maar we zijn er nog steeds niet. Er moet nog een deel geautomatiseerd worden, waaronder het logistieke proces. Voor een deel is bekend hoe we dit willen aanpakken en voor een deel ook nog niet. Eerst willen we het primaire proces van de onderneming optimaal doortrekken richting klant. Daarnaast spelen we in op trends op het gebied van de inrichting van tuinen en openbare ruimten, zodat we met vernieuwende concepten de markt op kunnen. Het is dan prettig om te weten dat er qua automatisering inmiddels een systeem staat, dat dit volledig ondersteunt.”