Hoeveel kost een ERP Systeem?

Hoeveel kost een ERP Systeem? Dat is een lastig te beantwoorden vraag omdat dat van vele factoren afhankelijk is. Wat dat betreft is de vraag vergelijkbaar met de vraag: Hoeveel kost een huis? Je kunt een vrijstaand huis kopen Utrecht, een rijtjeshuis in Zeeland, een grachtenpand in het centrum van Amsterdam of een woonboerderij op het platteland. De kosten zijn dus van diverse factoren afhankelijk. Dat geldt ook voor de kosten van een ERP-Systeem, ook dat is van vele factoren afhankelijk. Hiermee is de vraag “Hoeveel kost een ERP-Systeem?” lastig te beantwoorden.

Toch kun je wel een indicatie afgeven hoeveel een ERP systeem kost. De kosten zijn namelijk opgebouwd uit diverse kostencomponenten.

Aanschaf van ERP software

De kosten van de ERP software bestaan grotendeels uit de kosten voor algemene basis functionaliteit. Naast de basis functionaliteit worden vaak extra modules aangeboden; dat kunnen door de leverancier ontwikkelde modules zijn, maar ook producten van derden (denk aan verwerking van inkoopfacturen). In sommige gevallen is het totaal van alle modules zelfs duurder dan de basis software.

De kosten van aanschaf worden daarnaast mede bepaald voor het aantal users. Steeds meer ERP Leveranciers hanteren hierbij Named Users (gebruikers op naam) in plaats van Concurrent users (gelijktijdige users).

Kosten On Premise ERP Systeem

Indien software wordt aangeschaft en op een server bij het bedrijf wordt geïnstalleerd spreken we van een on-premise situatie. Bij de aanschaf van een nieuw ERP Systeem is er ook vaak sprake van een vernieuwing of upgrade van de bestaande server.

  • Aanschaf van de ERP Software
  • Aanschaf van extra modules en add-ons, waaronder eventuele Apps
  • Aanschaf voor database licenties
  • Upgrade of vernieuwing van servers en/of werkstations
  • Dienstverlening ERP Leverancier:
    • Project management
    • Consultancy (inclusief het configureren van het systeem)
    • Opleiding
    • Maatwerk
    • Interfaces met andere systemen, zoals CAD / PDM, CRM
  • Terugkerende kosten:
    • Onderhoud op de software t.b.v. nieuwe release en upgrades
    • Helpdesk en support
    • Opleidingen voor nieuwe medewerkers
    • Optimalisaties

ERP Gebruikers

De kosten van ERP zijn ook afhankelijk van het aantal gebruikers. Hierin zien we het onderscheid tussen named en concurrent users. Named users zijn op naam gestelde gebruikers. Vaak kunnen ze de applicatie ook meerdere keren open hebben staan, zonder dat dat extra licenties kost.

Concurrent users zijn gelijktijdige gebruikers. De medewerkers kunnen inloggen in het ERP systeem tot alle licenties in gebruik zijn.

Daarnaast zien we een verbijzondering in type users. Full users kunnen, mits geautoriseerd, van het volledige systeem gebruik maken. Light users hebben vaak alleen leesrechten of kunnen alleen bepaalde transacties, zoals goederenontvangst, uitvoeren. Dat vertaalt zich naar verschillende licentieprijzen.

Kosten van maatwerk in ERP

Het is verstandig om maatwerk indien mogelijk te voorkomen. Kies zoveel mogelijk voor configuratie en inrichting.
Soms wordt er toch voor maatwerk gekozen. De kosten van maatwerk bestaan uit het specificeren van de oplossing en het ontwikkelen, testen en trainen. Daarnaast moet er budget worden gereserveerd voor onderhoud op maatwerk. Zeker in geval van een software upgrade van het ERP Systeem.

Onderhoudskosten van ERP

De meeste bedrijven kiezen ervoor om een onderhoudscontract af te sluiten bij de aanschaf van een ERP Systeem. Een onderhoudscontract geeft meestal recht op nieuwe releases van de ERP Software. De uren die een leverancier nodig heeft voor het implementatie van de nieuwe release vallen meestal niet binnen het onderhoudscontract. Daarnaast kunnen klanten met een onderhoudscontract gebruik maken van de servicedesk van de ERP Leverancier in geval van vragen of problemen. Er is soms zelf sprake van responsetijden bij het beantwoorden van vragen of oplossen van problemen.

Cloud ERP in abonnementsvorm

ERP uit de Cloud heeft ertoe geleid dat software minder vaak wordt aangeschaft. De aanschaf heeft plaats gemaakt voor een abonnement. Een abonnement wordt vaak in jaarcontracten afgenomen. Het voorbeeld van een ERP Cloud oplossing is dat je geen eigen server nodig hebt en het technisch beheer door de cloud-aanbieder gebeurt. Dit zie je dan ook terug in de abonnementsprijzen.

Bij cloud is vrijwel altijd sprake van het bovengenoemde onderscheid in type gebruikers. Er zijn grote verschillen in licentieprijzen per type gebruiken.

Ik wil graag het gratis ERP Informatiepakket ontvangen

Meer informatie over de kosten van een ERP Systeem vind je in het gratis ERP Informatiepakket. Hierin staat veel informatie over de kosten van ERP, hoe de prijs is opgebouwd en enkele vuistregels met betrekking tot de prijs en kosten van ERP.