We worden vaak benaderd door diverse studenten met vragen over ERP, de verschillende ERP systemen en leveranciers. Studenten worden namelijk erg vaak ingezet om het begin te maken in het ERP proces van een bedrijf. Als stageopdracht kunnen ze het onderzoek starten met de oriëntatie en het samenstellen van een shortlist ERP systemen.

De oriëntatiefase richt zich in hoofdzaak op twee aspecten: een externe oriëntatie naar het aanbod en de mogelijkheden van (standaard) informatiesystemen, en een interne oriëntatie naar de doelstellingen en de behoeften die het bedrijf heeft en de daaruit voortvloeiende eisen aan het informatiesysteem.

Maar hoe pak je nu zo’n stageopdracht aan? Gezien we er veel vragen over kregen hebben we hier een stappenplan voor opgezet met handige tips.

1. Begin met interviews en leer het bedrijf kennen

Hoe beter jij het bedrijf in kaart hebt, hoe beter je kan adviseren. Houd interviews met collega’s en stel heel veel vragen! Het is belangrijk dat je in kaar krijgt wat de manier van werken is van de onderneming. Welke processen worden er doorlopen. Wie doet wat. Wat zijn de knelpunten en de verbeterpunten.

Een leuke vraag om te stellen aan collega’s is “waar irriteer jij je aan?”, want meestal liggen in deze irritatiepunten van werkzaamheden of van software de ware verbeterpunten. Het is namelijk makkelijker te verwoorden waar je je aan irriteert dan wat je als verbeterpunten ziet.

Daarnaast is het ook leuk om te sparren over de toekomstvisie van het bedrijf. Waar willen we naar toe? Een ERP systeem moet immers een tijdje meegaan en dus kunnen mee gaan in een groeiend bedrijf.

2. Vraag informatie aan over ERP

Zoek algemene informatie over ERP systemen. Een stageopdracht over het selecteren van ERP moet natuurlijk algemene informatie bevatten over ERP. Hoe meer je weet over het onderwerp, hoe beter je weet wat er nodig is bij het selectieproces.

Download hiervoor ons gratis ERP informatiepakket. Deze is samengesteld met de beste whitepapers, inclusief handige checklists. Het ERP informatiepakket bevat:

• De whitepaper “ERP: Succesvol selecteren”
• De whitepaper “ERP: Succesvol implementeren”
• De whitepaper “Wat is ERP”

Download het ERP-Selectie informatiepakket in het formulier hiernaast.

3. Stel wensen en eisen op voor een nieuw ERP Systeem

Het programma van eisen en wensen is de basis voor de selectie. Deze eisen zijn de functionaliteiten waar het pakket absoluut in moet voorzien. De wensen zijn minder hard, waarbij tevens rekening gehouden moet worden met de prijs die voor de betreffende functionaliteit betaald moet worden.

De eisen en wensen richten zich op de volgende aspecten:

• functionaliteit van het pakket;
• technische pakketkenmerken (onder andere het netwerkbesturingssysteem, de gebruikte database-technologie en programmeertaal, interface-mogelijkheden, etc.);
• prijs versus beschikbare investeringsruimte en exploitatiekosten;
• achtergrond en ervaring van de leverancier.

Dit is een belangrijke stap in het selecteren van ERP leveranciers en moet dan ook uitgebreid worden meegenomen. Vergeet niet het programma van wensen en eisen met de collega’s te bespreken om te controleren of niets vergeten wordt. Nogmaals, dit vormt de basis voor de selectie.

4. Vergelijk de ERP Systemen in detail, en stel een shortlist op

Op basis van het programma van eisen en wensen wordt een shortlist opgesteld van drie tot maximaal zes passende pakketten. Vergelijk verschillende ERP systemen en leveranciers om tot een realistische shortlist te komen. Houd hierbij de processen van het bedrijf altijd in acht en kijk welke leveranciers hier het beste op aansluiten. Een handige tool is onze online ERP vergelijker!

5. Vraag demonstraties en offertes aan

Neem contact op met de leveranciers op de shortlist en nodig ze uit voor demonstraties. Zorg ervoor dat alle betrokken collega’s aanwezig zijn voor de demonstratie zodat iedereen bekend is met de systemen en alle vragen gesteld kunnen worden. Vergeet niet vooraf de leverancier al op de hoogte te stellen van de wensen en eisen. Zo kunnen de leveranciers hier misschien alvast rekening mee houden voor de demonstratie.

6. Maak samen met je stagebedrijf en de kerngebruikers een keuze

Het zal natuurlijk fantastisch zijn als jouw stageopdracht resulteert in het daadwerkelijk kiezen van een ERP Leverancier. Dit rond het onderzoek mooi af. Het zal niet altijd het geval zijn, soms is de stageopdracht het begin van het ERP traject.

Maak een bruikbaar stageverslag en presenteer alle conclusies naar het bedrijf. Samen met de betrokken collega’s kun je een gedegen keuze maken voor een ERP leverancier.