GAC: Maximaliseer de ROI van uw ERP implementatie

Nieuwe ERP software kan veel opleveren, maar vraagt om een investering vooraf. Implementatie is zowel voor een on-premises oplossing als een cloud-variant noodzakelijk en dat kost tijd, geld en energie. Om de voordelen van nieuwe software goed te benutten is het noodzakelijk dat ROI killers zoals vertraging en weerstand buiten de deur blijven. Deze negen tips van GAC helpen u daarbij, en geven ruimte om de best mogelijk ROI uit uw investering in ERP-software te halen.

1. Maak vooraf een business-case op basis van een ROI berekening
U heeft beschikking over verschillende tools waarmee u vooraf een ROI berekening kunt maken. Daarmee brengt u het huidige ERP-landschap van uw organisatie in kaart en ziet u waar eventuele verbeterpunten liggen. Bij GAC gebruiken wij hier de GAC ERP ROI SCAN voor, maar er zijn verschillende andere oplossingen in omloop. Gebruik een scan als basis voor uw business case. Dat geeft u vooraf een realistisch inzicht in de Return On Investment.

2. Stel met meerdere medewerkers een RFI of wensen en eisen-lijst op
De zoektocht naar het juiste product en een betrouwbare partner begint bij het in kaart brengen van uw wensen en eisen. Het loont om gedurende het volledige project hier meerdere medewerkers bij te betrekken. Stel een RFI op en plan tijdens de implementatie evaluatiemomenten om wensen en eisen naast de voortgang te leggen.

3. Kies een sterke softwarepartner met een bewezen trackrecord
Ga bij de selectie na welke producten & diensten de partner voert en waarom. Een sterke partner zit al langer in de business, heeft visie op het ingezette product, en kan uitleggen waarom juist daarvoor gekozen is. Ervaring met uw branche is in vele gevallen essentieel om aansluiting van de software met de praktijk te verzekeren. Ga ook na hoeveel implementatie-ervaring de uitvoerende mensen hebben. Zoek contact met andere klanten en vraag onder meer hoe er in het verleden met problemen is omgesprongen.

4. Maak een projectplan met meerdere scenario’s, mijlpalen, en terugvalpunten
Zelfs bij de best geplande implementatie komen tegenvallers voor. En nieuwe wensen door voortschrijdend inzicht. Zorg dat u genoeg ruimte heeft om de koers aan te passen en blijf bij het projectplan betrokken. Dat geeft u mogelijkheden om tijdig mee te sturen. Stel vooraf meerdere scenario’s op en zorg voor een goede testomgeving zodat eventuele problemen eerder zichtbaar worden.

5. Stem de verwachtingen goed af
Stem voordat u aan het project begint zowel intern als met uw implementatiepartner de verwachtingen goed af. Bepaal wie waar verantwoordelijk voor is en maak vooraf afspraken over mogelijke hindernissen. Leg bijvoorbeeld vast wat de gevolgen zijn van het laat aanleveren van stukken door, hoe er omgegaan wordt met het testen van opgeleverde functionaliteiten en bepaal vooraf wie de aanspreekpunten van de verschillende teams zijn.

6. Zorg dat medewerkers voorbereid zijn op de implementatie en creëer draagvlak
ERP software is onderdeel van bijna alle processen in uw organisatie. Zorg dat medewerkers voorbereid zijn op eventuele verstoringen tijdens de implementatie, en creëer draagvlak door mensen te betrekken bij de besluitvorming. Communiceer veranderingen, leg uit waarom ze gemaakt worden, en begin in een vroege fase van het traject met trainingen. Dat geeft gebruikers de kans om al tijdens de implementatie met de software te werken en zo wensen te uiten. Een zorgvuldige samenstelling van de groep kerngebruikers levert ook winst op. Deze bestaat bij voorkeur uit mensen die over schuttingen van afdelingen kunnen kijken, denken in oplossingen, een relatief groot lerend vermogen hebben en enigszins conceptueel kunnen denken. Deze groep speelt een grote rol, niet alleen in de implementatie maar ook daarna.

7. Investeer in kennis
Het loont om te investeren in gedegen kennis van de oplossing. ERP-software is zeer uitgebreid waardoor de kans bestaat dat u anders opties over het hoofd ziet. Er zijn verschillende mogelijkheden om te investeren in kennis. Voorop staan gespecialiseerde opleidingen en trainingen. Daarnaast is het aan te raden om u aan te sluiten bij gebruikersgroepen, forums, en andere kennisbakens.

8. Maak van groei een doorlopend proces
Ga na implementatie na of alle opties werken, getest zijn, en daadwerkelijk gebruikt worden. Na ingebruikname van nieuwe software komen er vrijwel altijd nieuwe wensen. Zorg dat er een proces is om deze in kaart te brengen. Dat geeft u een voorsprong als u bij een upgrade of uitbreiding aan uw wensen en eisenlijst begint.

9. Geef het ERP traject voldoende ruimte
Een ERP implementatie doe je er niet even bij en legt een groot beslag op de organisatie. De dagelijkse operatie is belangrijk en moet doorgaan, maar een investering in resources voor de implementatie wint zich direct terug. Door werkzaamheden in het kader van de implementatie zorgvuldig uit te voeren voorkom je onnodige frustratie en vertraging. Dit betreft alle aspecten van de implementatie, vanaf het inventariseren van de wensen tot het testwerk tijdens de implementatie en het na traject.