Een ERP Systeem is een software systeem dat door bedrijven wordt gebruikt om de processen aan te sturen. ERP Systemen hebben vaak een hoeveelheid aan specifieke functies en modules. Hierbij een overzicht van de top 10 kenmerken van een ERP Systeem:

1. Centrale database
2. Modulaire opbouw
3. Centrale Stambestanden
4. Branchespecifieke functies
5. Autorisatie door middel van rollen
6. Geïntegreerde financiële processen
7. Cloud
8. Interfaces met best-of-breed applicaties
9. Via een Webbrowser te gebruiken door middel van HTML5
10. Landspecifieke localisaties

1. Centrale database

Alle ERP Systemen maken gebruik van een centrale database waarin alle bedrijven, sites, stambestanden, etc. in zijn opgenomen. Hierdoor kan er op een consistentie manier worden gewerkt en gerapporteerd.

2. Modulaire opbouw

Een ERP Systeem is modulair opgebouwd. Een ERP Systeem heeft altijd een financiële module, een verkoop module, een inkoop module en een logistieke modules. Overige modules zoals bijvoorbeeld engineering kunnen in sommige pakketten naar wens worden bijgeschakeld of uit worden gezet.

3. Centrale Stambestanden

Een essentieel kenmerk van ERP is dat er gebruik wordt gemaakt van centrale stambestanden. Door centrale stambestande te gebruiken kan er veel efficiency worden behaald in de repeterende processen. Het is erg belangrijk dat de stambestanden actueel zijn en goed worden onderhouden. Veel bedrijven vinden het helaas lastig om de stambestanden goed bij te houden of zien het belang hiervan niet in.

4. Branche specifieke functies

Een ERP Systeem heeft generieke functies die voor elk bedrijf van toepassing zijn, zoals bijvoorbeeld Finance. Maar er zijn ook functies die alleen in bepaalde branches worden gevraagd. Een voorbeeld hiervan is de toepassing van recepturen of divergerende stuklijsten. Dat zijn zeer specifieke functies die niet ieder bedrijf nodig heeft. Het is daarom belangrijk om te weten welke functies een bedrijf nodig heeft en vervolgens te toetsen of het beoogde ERP Systeem deze functies biedt.

5. Autorisatie door middel van rollen

Beveiliging van data is een hot topic! Zeker als het gaat om persoonsgegevens. Iedereen heeft de verhalen gelezen dat bij de GGD helaas persoonsgegevens zijn verkocht. Door het goed inregelen van de autorisatie en de rechten van gebruikers is dit voor een groot deel tegen te gaan. Helemaal te voorkomen zal nooit mogelijk zijn. Maar zorg er dan tenminste voor dat de logging aan staat en dat er bij bijvoorbeeld een fraude geval inzichtelijk is wie dit heeft gedaan.

6. Geïntegreerde financiële processen

Doordat een ERP Systeem een centrale database heeft is het mogelijk om de financiële processen te integreren met de logistieke processen. Elke logistieke handeling leidt tot een journaalpost. Hierdoor is er op elk moment inzicht in de financiële stand van zaken.

7. Cloud

Een modern ERP Systeem is vaak vanuit de Cloud beschikbaar. Er zijn situatie waarbij een on-premise systeem de voorkeur heeft. Bijvoorbeeld als er geen beschikking is over een stabiele internet verbinding.

8. Interfaces met best-of-breed applicaties

Een ERP Systeem heeft vaak vele modules die een groot deel van de processen van een bedrijf kunnen ondersteunen. Toch zien we in veel situaties dat het beter is om op sommige gebieden een externe best-of-breed applicatie in te zetten omdat deze beter aansluit. In dat geval zal de applicatie gekoppeld moeten worden aan ERP om onder andere gebruik te maken van de centrale stambestanden

9. Via een Webbrowser te gebruiken door middel van HTML5

Het is een groot voordeel als het ERP Systeem door middel van een webbrowser kan worden gebruikt. Er hoeven dan geen applicaties te worden geïnstalleerd op elke laptop of werkstation. De schermen van het ERP Systeem zullen wel door middel van HTML5 moeten zijn opgebouwd om op elke browser te worden gebruikt.

10. Landspecifieke localisaties

Elk land heeft zijn eigen specifieke wet- en regelgeving. Het ERP Systeem moet met al deze regels om kunnen gaan. Zo is zijn de eisen die in Brazilië aan de financiële administratie worden gesteld compleet anders dan de Nederlandse eisen. Daarom hebben de ERP Systemen landspecifieke functies, ookwel localisaties genoemd om aan alle eisen te voldoen.