Met Microsoft Dynamics AX toekomstbestendig

“Van technische groothandel naar dienstverlener”, is het doel volgens Lei Verstraelen, financieel directeur bij Van Enckevort. Van Enckevort is een technische groothandel in hang- en sluitwerk, ijzerwaren, bouwbeslag, gereedschappen, machines en bevestigingsmaterialen. Met elf vestigingen, op strategische plaatsen in Limburg en Brabant, is Van Enckevort een toonaangevende en betrouwbare partner voor de bouw in Nederland. Na een intensief ERP-selectietraject selecteerde Van Enckevort Pulse met Microsoft Dynamics AX ter vervanging van E-Hardware Trade (E-HWT). Pulse sprak met Lei Verstraelen over de aanleiding, haar strategie en de aanloop richting de implementatie van Microsoft Dynamics AX.

Van Enckevort is een transformatie aan het doormaken van groothandel naar dienstverlener met als doel de totale ontzorging van haar eindklanten. “Met het bestaande ERP-systeem voldeden we niet meer richting de toekomst. Regelmatig kwamen we voor verrassingen te staan. Data was inconsistent en was er geen goede aansluiting van de sub-administraties richting de hoofdadministratie. De vele losse pakketten die we hadden, resulteerde in extra werkzaamheden bij bv. het verzamelen en analyseren van essentiële data. Gecombineerd met de hoeveelheid maatwerk was het vertrouwen weg en de tijd aangebroken om naar iets nieuws te gaan”, begint Verstraelen.

Doel en visie
Van Enckevort heeft meer activiteiten in eigen beheer, zoals distributie vanuit het centrale magazijn, verkoop in elf regionale vestigingen, projectmatige totaaloplossingen voor beveiliging en toegangscontrole, levering van persoonlijke beschermingsmiddelen en dit alles via diverse verkoopkanalen zoals: balieverkoop, call center, projectenverkoop en aanbestedingen, webshop.

In 2014 werd besloten om op zoek te gaan naar een nieuw ERP-platform. Hierbij had Verstraelen een bepaalde visie en aanpak voor ogen. “We pakken daarbij alle processen aan. Van CRM, voorraadbeheer, logistiek, de B2B-webshop tot aan de winkelautomatisering van de kassa’s. Dat willen we binnen een ERP-systeem.Waar het in de oude situatie suboptimaal was, gaan we naar een integrale aansturing van ons proces, waarmee we realtime de prestaties kunnen volgen aan de hand van kengetallen en het gevoel kunnen omzetten in cijfers. We verwachten dit binnen de standaard van Dynamics AX te ondersteunen.”

Een start werd gemaaktmet het in kaart brengen van processen. “Maar niet voordat er een helder doel is geformuleerd. Het doorlichten en optimaliseren van onze processen met Microsoft Dynamics AX en Pulse dient uiteindelijke te resulteren in een betrouwbaar financieel systeem, de eliminatie van maatwerk en externe pakketten. Naast de ruime functionele verbetering dient het gebruik van dit systeem bij te dragen aan een hogere klanttevredenheid, betrouwbare stuurinformatie, betere rapportage en tijdswinst. Door de verwachte efficiëntieslagen kunnen we met het huidige team verder groeien.”

Voor de webshop heeft Verstraelen duidelijke verwachtingen. “Deze moet het gemak vergroten om online te bestellen. We verwachten daarmee het verkoopapparaat te kunnen ontlasten, zodat zij zich kunnen focussen op waar ze goed in zijn.”

Laat klanten gevoel bevestigen
De volgende stap in het selectietraject was een marktscan. Verstraelen: “We zijn op zoek gegaan naar een ERP-pakket voor een middelgrote technische groothandel. Zelf hebben we een beperkt aantal kernpunten beschreven van een paar A4-tjes die de leidraad vormde. Via een aantal seminars heb ik een verschillende pakketten vrijblijvend bekeken. Daarnaast heb ik een aantal branchegenoten, concurrenten gebeld en gevraagd wat zij in gebruik hebben. Dat leverde uiteindelijk een lijst op met vier pakketten. Die heb ik uitgenodigd voor een presentatie aan directie en management van Van Enckevort. Na een evaluatie vielen twee systemen af. Met de twee overgebleven opties, Dynamics NAV en Dynamics AX hebben een verdiepingsslag gedaan, welke ik heb voorgelegd aan de hoofden van de verschillende vestigingen en directie. Zij kozen unaniem voor Dynamics AX. Bij Dynamics NAV dienden we aanvullende software aan te schaffen, bij Dynamics AX is het standaard software.”

Verstraelen vervolgt: “Maar toen waren we er nog niet, want de implementatie van een ERP-systeem moet een breed gedragen project zijn. Daarom heb ik een selectie gemaakt uit het totale personeelsbestand en een team van vijftien mensen naar Pulse gestuurd om ze een beeld te laten vormen van Dynamics AX, zonder aanwezigheid van de directie. Men kwam zeer enthousiast terug.”

Daarna was de keuze voor Pulse bijna definitief. “Ik hebeen aantal klanten gebeld en vragen gesteld over de samenwerking. De bevestiging kreeg ik snel. De verwachte vruchtbare samenwerking, gedegen aanpak, betrokkenheid en grondige analyse van Pulse werden in de gesprekken met hun klanten bevestigd. Pulse beoordeelt vooraf of het project een gezamenlijk succes kan worden. Dat vond ik sterk, maar vooral ook het streven om binnen de kaders te blijven”, besluit Verstraelen.

Omnichannel
Handelsbedrijven kennen in de huidige markt een hybride karakter. Van Enckevort is daar een uitstekend voorbeeld van. Hiljon te Boome, Directeur Operations van Pulse, herkent de marktontwikkelingen: “Vanuit Pulse zien we de vraag naar de ondersteuning van een omnichannel-strategie toenemen. We zien veel bedrijven schakels in de keten overslaan en rechtstreeks leveren aan de eindklant. Bij Van Enckevort was dit al het geval en daarom past Microsoft Dynamics AX hier uitstekend. Ook is AX2012 op omnichannel-vlak functioneel sterk uitgebreid met de komst van R3. Dit alles hebben we dan ook stevig omarmd en vanuit Pulse willen wij deze bedrijven toekomstbestendig maken met behulp van Microsoft Dynamics AX.”

Over Van Enckevort Groep
Van Enckevort is een groothandel in hang- en sluitwerk, ijzerwaren, bouwbeslag, gereedschappen, machines en bevestigingsmaterialen. Van Enckevort is een toonaangevende en betrouwbare partner voor de bouw in Nederland. In elf vestigingen, op strategische plaatsen in Limburg en Brabant, heeft Van Enckevort vakkundige verkoopteams in de binnen- en buitendienst voor u ter beschikking.

Van Enckevort heeft een speciale projectenafdeling die een complete dienstverlening rond om een bouwproject kan bieden. De begeleiding van projecten loopt van fundering tot oplevering, desgewenst op afroep per deur, per verdieping of per product.

Lees meer over Van Enckevort op www.enckevort.com.