Workflow Management in ERP

Bedrijven moeten steeds sneller reageren op vragen van de klant. Traditionele ERP systemen richten zich primair op de ondersteuning van specifieke individuele functies (verkoop, engineering, inkoop, productie, financiën). Als bij de afhandeling van de vraag meerdere functies betrokken zijn, kan dit omslachtig zijn en lang duren. Workflow Management leidt u echter door het proces en biedt de gewenste ICT-ondersteuning op het juiste moment. Dit zorgt voor een snelle en efficiënte afhandeling.

Doordat productie- en orderprocessen steeds klantspecifieker worden en de klant sneller bediend wil worden, stijgen de noodzakelijke inspanning en daarmee de druk op de administratieve processen in de industrie en groothandel. Denk hierbij aan: afhandeling aanvraag offerte, bepaling levertijd, afhandeling wijzigingsvoorstel, afhandeling klant-klachten en verzorgen projectdocumentatie. Door de verkorting van de doorlooptijd in productie en logistiek blijkt de administratieve doorlooptijd steeds vaker het knelpunt om aan de klantvraag te voldoen. Met Workflow Management in uw ERP Systeem kunnen de prestaties van een organisatie integraal verbeterd worden.

Voor eenvoudige en standaard acties (bijv. controle kredietwaardigheid) biedt het ERP systeem al oplossingen. Workflow Management wordt met name ingezet voor meer bijzondere processen. De basis van Workflow Management in ERP ligt in de definitie van de processen (welke activiteiten; door wie; hoeveel capaciteit en hoe lang mag het duren), de capaciteit (hoeveel mensen beschikbaar) en de organisatie (wie moet/mag wat doen). Workflow Management ligt als het ware om het ERP-systeem heen en verzorgt de sturing van de activiteiten in de organisatie en de integratie met de betrokken IT-functies en -applicaties.

Hoe werkt Workflow Management in ERP?

Een voorbeeld van Workflow Management is de orderacceptatie in ERP: zodra de verkoper een verkooporder inboekt, wordt de workflow geactiveerd en resulteert in een elektronisch bericht naar de planner. Deze klikt op het bericht in zijn elektronische postbus en het ERP-systeem voert hem naar zijn planningsscherm, waarin de informatie van de nieuwe verkooporder al is gevuld: artikelgegevens en gevraagde leverdatum. Als er voldoende capaciteit beschikbaar is en de onderdelen zijn op voorraad, accordeert de planner de gevraagde leverdatum. Zo niet dan zoekt hij de oplossing die het dichtst bij de vraag ligt. Deze uitkomst wordt in Workflow Management geregistreerd en de betreffende verkoper ontvangt een elektronische bevestigingsbericht van de planner. Op basis hiervan kan de verkoper de leverdatum aan de klant via Workflow Management bevestigen.

In bijna alle ERP pakketten is het mogelijk elkaar intern e-mail berichten te sturen en acties te plannen. De inbox per medewerker met acties op datum, geeft dan al enige sturing van het proces maar kent nog veel vrijheid. Door het proces en de koppelingen naar de ERP-functionaliteit in Workflow Management vast te leggen worden de processen meer gestructureerd en eenvoudiger in gebruik. Soms wordt Workflow Management ingezet als alternatief voor maatwerk.