Waarom een nieuw ERP systeem in 2022?

Waarom een nieuw ERP systeem in 2022?

ERP systemen spelen een prominente rol in de bedrijfsvoering. De invoering van ERP Software is een aanzienlijke verandering, zowel qua uitgaven als qua inspanning en brengt risico’s met zich mee. De uitgaven voor aanschaf van software, opleiding en implementatiebegeleiding leiden tot hoge investeringen die vragen om zorgvuldige besluitvorming. Door de intrede van Cloud ERP zijn de kosten voor hardware vaak beperkt. Continuïteit, winst en rendement zijn belangrijke indicatoren en het is dus verstandig om na te gaan in welke mate de invoering van een nieuw ERP Systeem van invloed is op deze indicatoren. Er zal een beeld moeten zijn of de “verandering” leidt tot een “verbetering”, wat bij ERP Software niet eenvoudig is vast te stellen. We zien te vaak dat de doelstellingen aan het begin van het project niet duidelijk worden geformuleerd. Dat maakt beoordeling achteraf wel erg moeilijk. Uitleggen wat de betekenis van ERP is hoeft in 2022 bijna niet meer. De meeste mensen weten wat ERP is.

Drijfveren nieuw ERP Systeem

De volgende indeling naar “drijfveren” kan helpen bij het beoordelen van de noodzaak van een nieuw systeem. De drie gebruikte drijfveren zijn: risico (noodzakelijk kwaad), uitgavenreductie of verbetering van de Customer Service.

Risico (noodzakelijk kwaad)

Risico is in principe de meest defensieve drijfveer om een ERP Systeem aan te schaffen. “Het systeem” wordt in dit verband als een noodzakelijke voorwaarde gezien voor het behoud van het bedrijf, omdat de primaire of de financiële processen zonder dat systeem niet meer tijdig van informatie kunnen worden voorzien. Het niet SEPA-proof zijn van ERP, of niet Cloud enabled zijn, of slecht bestand zijn tegen hackers, zijn recente voorbeelden van deze drijfveer. We hebben bedrijven gesproken die een nieuw systeem moesten aanschaffen omwille van de laatste eisen met betrekking tot security, back-ups and recovery, terwijl hun toenmalige informatiesysteem de processen voldoende ondersteunde. Een ander voorbeeld: het bestaande systeem wordt door de leverancier niet meer ondersteund, “we moeten wel naar iets anders”. Indien een dergelijke investering niet leidt tot uitgavenreductie en/of verbetering van Customer Service, is het systeem gedoemd om niet als “verbetering”, maar als “kostenpost” of “noodzakelijk kwaad voor continuïteit” door het leven te gaan.

Uitgavenreductie

De reductie van operationele uitgaven aan ERP is een vaak gehoorde reden om de investering in een nieuw pakket te verdedigen. De vermindering van de uitgaven kan het gevolg zijn van een aantal factoren.

Vermindering van werk

U tracht steeds om tijdverslindende administratieve taken te verkorten of overbodige activiteiten te elimineren. Business Process Re-Engineering (BPR) trajecten proberen dit effect te bereiken door de processen kritisch door te lichten en waar nodig aan te passen. De mogelijkheden van een moderner informatiesysteem kunnen daarbij goed van pas komen. Voorbeelden zijn: bij orderacceptatie meteen kunnen zien wat op voorraad ligt en wat in de pijplijn zit, het direct kunnen opvragen van de status van een order, het met de druk op de knop ter beschikking hebben van een ordernacalculatie.

De vermindering van werk wordt een uitgavenreductie als de verbetering leidt tot “meer doen met dezelfde mensen” of “hetzelfde doen met minder mensen”. Is dit niet het geval, dan is het een schijnargument.

Vermindering van foutkans

De hoge mate van integratie van de moderne pakketten zorgt er voor dat gegevens slechts eenmaal moeten worden ingevoerd, waarna ze door alle modules kunnen worden gebruikt. Het aantal invoerfouten ten gevolge van herhaald invoeren van dezelfde data neemt daardoor bij de moderne pakketten drastisch af. Dit leidt weer tot reductie van de uitgaven en inspanningen voor correctie van de genoemde fouten. Bovendien is er veel minder discussie over de definitie, de juistheid en de actualiteit van de gegevens, wat bij decentraal gebruik in allerlei Excel-applicaties door verschillende mensen, vaak een probleem is.

Vermindering van de operationele uitgaven aan hard- en software

De softwarewereld en ook de ERP wereld is een snel bewegende omgeving. Globaal gezien is de prijs / prestatie verhouding van de systemen continu verbeterd en het ziet er naar uit dat dit zich nog een tijd gaat voortzetten. Gezien de brede keuze op het gebied van nieuwe hard- en software is het mogelijk dat het verschil in uitgaven (tussen het oude en het nieuwe systeem) een vervanging economisch verantwoordt. Als de invoering van een nieuw systeem leidt tot één of meer van deze uitgavenreducties, dan heeft de investering een positieve invloed op winst en rendement. Door de transitie naar de cloud zijn de kosten aan hardware voor een ERP oplossing vaak niet meer van toepassing.

Verbetering Customer Service

Het is echt interessant wanneer een nieuw ERP Systeem de Customer Service mogelijkheden van een bedrijf doet toenemen, waardoor het bedrijf zich op een bedrijfseconomisch verantwoorde manier klantgerichter en slagvaardiger kan opstellen. We noemen dit de “offensieve” opstelling.

Denk hierbij bijvoorbeeld aan:

• uitbreiding van het aanbod (product/diensten assortiment); voorbeelden: omdat u met minder de werk de bestaande productstromen kunt aansturen, is er ruimte voor uitbreiding; een productconfigurator geeft u de mogelijkheden om sneller de klantorder te specificeren, 90% informatieaanvragen kunnen via de website worden afgehandeld in plaats van door uw “dure” mensen;
• verlaging van de voorraden; voorbeeld: door on line inzicht in de voorraden door de gehele keten, kunnen de voorraadniveaus beter worden gestuurd en daardoor worden teruggebracht;
• verbetering van leverbetrouwbaarheid; voorbeeld: verbeterd inzicht in de klantvraag stelt u in staat op de materiaalplanning en de capaciteitsplanning te verbeteren, waardoor u betere afspraken bij orderacceptatie kunt maken en deze ook kunt nakomen;
• verkorting van levertijden: voorbeeld: een integraal systeem geeft u beter inzicht in uw productassortiment en de klantvraag naar producten. Voor sommige van onze klanten was dit aanleiding om de producten in categorieën te verdelen: snellopers, die op voorraad worden geproduceerd (korte levertijd), B-items die volgens “Assemble-to-Order” worden gemaakt (1 week levertijd) en specials, waarvan duidelijk naar de markt wordt gecommuniceerd dat hier een langere levertijd op zit. Dit zien we ook bij bedrijven in de discrete productie terug.

Veel van de genoemde voorbeelden zijn een combinatie van veranderingen in de werkwijze en de toepassing van moderne systemen. Structurele wijzigingen van het bedrijfsvoeringsconcept vergen analyse en creatieve oplossingen, die doorgaans leiden tot ingrepen in de organisatie èn de informatievoorziening. Toepassing van informatietechnologie voor de verbetering van Customer Service kan leiden tot verbetering van het concurrentievermogen.

ERP Implementatie

Een nieuw ERP systeem, hoe uitgebreid de functionaliteit ook mag zijn, zal op zich de gewenste verbeteringen van Customer Service niet teweegbrengen. Managers dienen zich ervan bewust te zijn dat veranderingen op het gebied van organisatie en bedrijfsvoering een mensgerichte, bedrijfskundige aanpak vergen, waarbij de kennis, de creativiteit en het initiatief van de medewerkers zoveel mogelijk moeten worden aangesproken. Dit vraagt om een goed voorbereide en zorgvuldig uitgevoerde implementatie. Een goed gekozen ERP Systeem kan organisatorische verbeteringen evenwel vergemakkelijken en kan in bepaalde gevallen als hefboom voor verbeteringen werken.

Beoordeling verbetering door ERP

Bij de beoordeling van de noodzaak van een nieuw ERP Systeem is het aan de manager (en zijn medewerkers) om na te gaan in welke mate de genoemde drijfveren van toepassing zijn, wat de beoogde kwantitatieve (economische) en kwalitatieve opbrengsten zijn, wat de verschillende alternatieven zijn en in hoeverre de ermee gepaard gaande investeringen bedrijfseconomisch verantwoord zijn.  Veel bedrijven vergeten om na invoering de balans op te maken. Men is zo druk bezig met de volgende verandering, of is zo blij dat het systeem functioneert, dat dit te weinig prioriteit krijgt.

Dit heeft twee belangrijke bezwaren:

• er blijft onduidelijk of men de doelen wel of niet heeft gerealiseerd en er is niet echt een moment om te leren van de foute en goede dingen tijdens het traject;
• het opmaken van de balans kan een goed startpunt zijn voor verdere optimalisatie. Met de implementatie is het verhaal niet afgelopen. Vaak kiest men ervoor om in eerste instantie beperkte, maar essentiële functionaliteit in te voeren en een aantal zaken uit te stellen naar een “tweede fase”. Bij veel bedrijven komt men echter niet aan deze tweede fase toe. Dat is erg jammer, want dan kan men vaak pas echt oogsten…..