ERP Trends 2021-2022

Ontwikkelingen in de ERP ondersteuning voor klantordergestuurde bedrijven

Het nemen van de beslissing voor een bepaald ERP systeem wordt in belangrijke mate bepaald door de functionele match, ofwel hoe goed scoort een ERP systeem ten opzichte van de eisen en wensen van het bedrijf. De experts van ERP-Selectie en de kennispartners voeren jaarlijks vele ERP selectietrajecten uit en doen al jaren onderzoek naar de functionele ondersteuning die systemen bieden. De afgelopen periode zijn er een aantal eisen en wensen opgevallen, waarop door een aantal leveranciers is gereageerd door het aanbieden van nieuwe functionaliteit. Enkele opvallende zaken voor ERP voor de Nederlandse markt worden hier beschreven.

Wordt projectmatig werken in ERP ondersteund?

Projectmatig werken is al eens eerder aan bod geweest in de laatste trends. Het verdient echter opnieuw aandacht, aangezien er een flink aantal pakketten in is geslaagd deze functionaliteit beter te ondersteunen dan voorheen. Functies rond het kunnen vastleggen van een project met daaraan een financieel budget en het kunnen koppelen van met name inkoop- en productieorders aan een project worden door de meeste systemen al langere tijd in enige vorm ondersteund. Voor de echt projectmatig werkende bedrijven met eigen productieactiviteiten was dit echter lang niet voldoende.

Die willen namelijk vaak vanuit het project de overige bedrijfsfuncties kunnen aansturen. Die aansturing begint met een (grove)projectbegroting, die later wordt gedetailleerd in een voorcalculatie. Veel bedrijven maken met behulp van een Excel worksheet een begroting. Meerdere ERP systemen kennen een importfunctie om de begrotingsregels vanuit Excel in te lezen. Dat scheelt een hoop “overklop-werk”. Maar we zien liever dat de begroting volledig in ERP kan worden opgebouwd.

Projectbeschrijvingen bevatten, net als stuklijsten in ERP-systemen, materiaal- en bewerkingsstaten. Bij het opstellen van de materiaalstaten kan gebruik worden gemaakt van eerdere projecten waarvan het eindproduct sterk lijkt op het nieuw te realiseren product. Het opzoeken, kopiëren en plakken van gehele of delen van eerder opgestelde specidicaties is derhalve erg handig. De volgende stap in de besturing vanuit een project, is het vanuit de projectvoorcalculatie direct opdrachten genereren voor de productie. Hetzelfde geldt voor inkoop van benodigde materialen of diensten van derden. Als gevolg van dit soort orders kunnen dan ook de inkoopfacturen direct als kosten geboekt worden op het project.

Zodra een project is vrijgegeven kunnen er kosten opgeboekt worden in de vorm van materiaalverbruik, man- en machine-uren, inkoopfacturen van goederen of diensten, diverse kosten en bijvoorbeeld transportkosten. Sommige ERP systemen bieden ook de mogelijkheid om aangegane verplichtingen vast te leggen en te rapporteren. Op elk moment heeft de projectleider behoefte aan inzicht in de status van voortgang van het project, zowel de fysieke voortgang, uitgedrukt in een gereedheidspercentage als de financiële voortgang. Vergelijking van de offerte (begroting), de uiteindelijke specificatie op het moment van vrijgave voor uitvoering (voorcalculatie) en de realiteit (nacalculatie en ‘geschat nog te gaan’) geeft veel informatie over de kwaliteit van het beheer en de besturing.

In de praktijk blijkt dat er bij de uitvoering van projecten vaak meerwerk aan de orde is, en soms ook minderwerk. Dit dient op een duidelijke manier vastgelegd te worden, en in sommige gevallen leidt meerwerk automatisch tot een aanvullende opdracht in de vorm van een subproject, immers, de uitvoering valt buiten het project waarvoor goedkeuring is verkregen.

Een belangrijk aspect voor veel bedrijven is de manier waarop manuren verantwoord kunnen worden in ERP. Voor veel bedrijven die projectmatig werken is arbeid een belangrijke kostenpost, in sommige gevallen de enige post waarmee men het rendement kan beïnvloeden. Urendeclaraties zijn tevens de input voor salarisbetalingen, het is dus van groot belang dat er zeer zorgvuldig omgegaan wordt met deze gegevens. Het gebruiksvriendelijk invoeren van uren per medewerker per project door middel van een app over urenweekstaat is nog niet in alle ERP systemen aanwezig.  

Zodra de factoren tijd en capaciteit, met name manplanning, een belangrijke rol gaan spelen binnen een project worden de eisen steeds meer onderscheidend. Een project kent een begindatum en een einddatum. Binnen een project is vaak sprake van twee of meer fasen. Elke fase dient dan gepland te kunnen worden, tussen de fasen kan er sprake zijn van wachttijd, of de start van een nieuwe fase kan pas plaatsvinden wanneer een ander project of een fase binnen een ander project is gestart of geëindigd. Het plannen van projecten, inclusief het toewijzen van beschikbare capaciteiten aan projecten, is vaak een visueel proces waarbij een planner op het scherm inzicht heeft in de geplande data en de voorgecalculeerde resources. Bij het plannen en toewijzen is het handig als projecten zowel in hun geheel als per fase verschoven kunnen worden in de tijd. Soms gaan ERP Systemen zover dat ze zelf een planning samenstellen en die als suggestie voorschotelen aan de planner. In dat geval wordt dan ook aangegeven wat het kritieke pad is van een project. Dan komen we op het gebied van de netwerkplanning zoals CPM.

Veel planners kunnen niet zonder een planbord. In sommige pakketten is een geavanceerde weergave opgenomen van een planbord, bij andere ERP Systemen heeft men interfaces ontwikkeld naar specifieke projectplanningspakketten. Een nadeel van deze laatste soort is dat ze de data niet altijd beide kanten op synchroniseren. Wijzigingen aangebracht op het planbord hebben dan geen effect op de plandata in het projectsysteem. In de praktijk zien we dat projectplanningssystemen plannen met een oneindige capaciteit. Het is dan wel erg handig als tijdens het plannen inzicht wordt gegeven over de bezetting van medewerkers, machines, materieel en speciaal gereedschap. Daar de meeste activiteiten in een project volgtijdelijk zijn dienen verschuivingen in de tijd van de ene activiteit direct invloed te hebben op de start van de volgende activiteit. In het geval er geen afhankelijkheid is, of een hoeveelheidsrelatie moet het plansysteem hiermee om kunnen gaan. Met hoeveelheidsrelatie wordt bedoeld dat bijvoorbeeld 40% van de voorgaande activiteit gereed dient te zijn alvorens met de volgende kan worden gestart.

In bedrijven waar men complexe machines en apparaten bouwt op klantspecificatie, wordt het voortbrengingsproces vaak opgedeeld in een aantal fasen: Engineering, Werkvoorbereiding, Productie, Installatie. Aan het begin van het project weet men alleen “grof” hoe lang deze fasen gaan duren en hoeveel uren werk er per fase verzet moet gaan worden. De specificatie van de machine wordt pas tijdens het engineeringproces bekend. Wanneer werkvoorbereiding zijn werk heeft gedaan is precies bekend wat er moet worden ingekocht en wat er moet worden geproduceerd. Dit betekent dat later in het proces inkooporders en –productieorders worden gehangen aan de fasen in het project. Er ontstaat naast het grove projectniveau een meer gedetailleerd niveau, dat hieraan in de tijd en qua capaciteit is gekoppeld.

Immers: de productieorders moeten gereed zijn als de fase “productie” gereed moet zijn en de benodigde detailuren in de productieorders zijn een verbijzondering van de totaaluren die op projectniveau waren ingeschat.

Om deze wijze van werken te ondersteunen zal het ERP systeem beide niveaus moeten kunnen vastleggen, maar ook de relaties tussen beide niveaus moeten kunnen bewaken.

Bij het laatste moet u denken aan:

• schuiven productieorders en inkooporders mee, als in de grofplanning een fase wordt herpland;
• geeft het systeem een signaal als een productie- of inkooporder uitloopt en daarmee een projectfase in gevaar brengt;
• kunnen de uren in productieorders als verbijzondering worden gezien van de grove uren in de projectfase “Productie”;
• kan de voortgang van een projectfase afgeleid worden uit de voortgang van de onderliggende werkorders enz.

Welke kenmerken heeft een ERP Systeem in 2022?

Kenmerken van een nieuw ERP Systeem zijn vaak Cloud, Saas en Flexibiliteit. We zien dat On Premises een kenmerk is dat minder vaak voorkomt. Een nieuw Systeem is tegenwoordig vaak een ERP Systeem met branche specifieke opties en functies. Dan gaat het vaak over Interfacing, IoT, koppelingen met webshops en portalen. Dat zijn meestal de meest belangrijkste kenmerken van een modern ERP Systeem.

Wordt verhuur in ERP ondersteund?

Steeds vaker komt het voor dat bedrijven een deel van hun producten verhuren of dat in ieder geval als alternatief aan hun klanten willen aanbieden. Dit betekent dat er behoefte is aan ondersteuning voor o.a. calculatie van huurprijzen, het beheer van de verhuurobjecten en het maken van huurcontracten. Sommige bedrijven gaan zelfs zo ver dat de producten moeten worden geactiveerd, zodat er op kan worden afgeschreven en geïnvesteerd. ERP systemen bieden op deze functiegebieden nog lang niet allemaal een standaard oplossing die bij deze eisen aansluit. Hetzelfde geldt overigens nog sterker voor het inhuren van materieel e.d. Ondersteuning voor verhuur activiteiten wordt vaak gevraagd door bedrijven die projectmatig werken.

Business Intelligence en ERP

De behoefte aan Business Intelligence (BI) oplossingen is momenteel groot bij gebruikers van ERP software. Managers en medewerkers willen meer dan alleen rapportages; zij hebben behoefte aan het kunnen monitoren van de processen en aan metingen en analyses aan de hand van “performance indicatoren”, met als uiteindelijk doel het kunnen begrijpen en doorgronden van de eigen prestaties.

ERP Systemen zijn in het algemeen ontwikkeld als een instrument om logistieke en financiële transacties vast te leggen en de hiermee gepaard gaande processen zo goed mogelijk te ondersteunen. Voor de meeste ontwikkelaars van deze systemen is rapportage van ondergeschikt belang en was dit zeker geen prioriteit tijdens de eerste ontwikkeling van het systeem. Daarentegen zijn BI systemen ontwikkeld voor rapportage en analyse. BI verhoogt de toegevoegde waarde van uw investering in een ERP oplossing doordat de in het systeem vastgelegde transacties worden vertaald in kennis en begrip over de eigen organisatie. Managers krijgen de handvatten voor juiste beslissingen.

Een BI systeem biedt de mogelijkheid om gegevens uit twee of meer systemen en/of databases te combineren en gezamenlijk te analyseren. Dit biedt zeer belangrijke voordelen voor, bijvoorbeeld, internationaal opererende bedrijven of bedrijven die stand-alone oplossingen hebben voor deelprocessen, zoals CRM, voorraadbeheer, transportmanagement, etc.

Grofweg zijn er vier manieren te onderscheiden waarop ERP leveranciers BI oplossingen aanbieden. Voor een gebruiker van een ERP systeem is de keuze die zijn leverancier heeft gemaakt van belang. Indien de betreffende leverancier veel klanten heeft in dezelfde branche, biedt de geleverde oplossing veelal meegeleverde rapportages en analysemogelijkheden die reeds zijn toegesneden op de specifieke kenmerken van de branche.

1. De ERP leverancier ontwikkelt een eigen BI module. De oplossing sluit goed aan bij de overgie ERP modules en er bestaan geen onzekerheden met betrekking tot verdere ontwikkeling en koppeling. Wel dient de gebruiker te onderzoeken of ook gegevens uit andere systemen binnen de BI oplossing geïntegreerd kunnen worden.
2. De ERP leverancier heeft een partnerschap met een grote gespecialiseerde BI oplossing – veelal een generieke BI oplossing van een grotere speler (van bijvoorbeeld Microsoft) met brede functionaliteit. Aandachtspunt is echter de branchespecifieke kennis die noodzakelijk is voor de implementatie. Indien de ERP leverancier zelf in staat is de implementatie te ondersteunen, is dit meestal wel in orde. Is dit niet het geval, dan is de ervaring van de leverancier van de BI oplossing belangrijk. Tevens is hierbij de verantwoordelijkheid voor de verdere ontwikkeling en koppeling van beide producten een punt van aandacht. De koppeling met andere applicaties is in het algemeen geen probleem. In sommige gevallen worden specifieke BI templates, toegesneden op de combinatie met de betreffende ERP applicatie, meegeleverd.
3. De ERP leverancier heeft een partnerschap met een branchegerichte BI oplossing – een op een specifieke branche toegesneden BI systeem. In dit geval zal er sprake zijn van de gewenste branche kennis en templates. Dit kwam 15 jaar geleden nog wel eens voor, maar de laatste jaren niet mee zo vaak.
4. In een heel zelden geval wordt er geen specifieke oplossing aangeboden. Als dit voorkomt is het een bewuste strategie van de ERP leverancier. Een “best of breed” benadering kan hierbij gevolgd worden. De keuze kan in dit geval van zeer veel factoren afhangen. Zoeken naar een BI oplossing waarvan er reeds meerdere zijn gerealiseerd met hetzelfde ERP systeem en in dezelfde branche is vaak aan te bevelen.

Technologie van ERP Systemen

Tot slot een niet direct functionele trend, namelijk de technologie van systemen. We zien dat vele pakketleveranciers zich aan het oriënteren zijn op de nieuwste technologieën, low-code, no-code, apps, vaak in combinatie met interface technologie en middleware.

Conclusie

We zien de afgelopen jaren een versnelling in de ontwikkelingen bij de meeste softwareleveranciers. Naast enkele functionele ontwikkelingen zijn met name op technologie, userinterface, thuis werken, cloud en interfacing zijn grote stappen gezet.

We zijn benieuwd in hoeverre nieuwe technologieën als AI (Artificial Intelligence) in de ERP markt voor klanten concreet toepasbaar worden.