De 12 stappen van een succesvolle ERP Implementatie

De meeste organisaties richten zich bij een ERP project vooral op 3 onderwerpen:

Verwachte kosten van de ERP implementatie
Functionele mogelijkheden van het geselecteerde ERP-systeem
Toekomstige voordelen die het ERP systeem zal opleveren bij een succesvolle implementatie

Of je nu een multinational of een MKB-er bent, met de groeiende technologische vooruitgang lijdt het geen twijfel dat de concurrentie elke dag sterker wordt. Er is daarom een groeiende behoefte om de bedrijfsprocessen beter te organiseren, de klanten tevreden te houden en winstgevende onderdelen en processen nog verder te verbeteren.

ERP-implementatie is daarom de beste investering die je kan doen om je bedrijf te helpen de leveringen van je klantenservice te versnellen, je gegevens georganiseerd te houden en je groei vol te houden.

“ERP-systemen die nauwkeurige, real-time informatie over de dagelijkse activiteiten bieden, helpen bedrijven de operationele kosten met 23% en de administratiekosten met 22% te verlagen.“
Aberdeen Group

Laten we eerst eens kijken naar enkele van de meest voorkomende maar onvermijdelijke redenen voor het mislukken van de ERP-implementatie.

5 meest voorkomende redenen voor een mislukte ERP-implementatie

Slecht Change management
Resultaat van de implementatie bereikt niet de gewenste voordelen
Verandering in bedrijfsdoelen tijdens het project
Slechte planning en slecht projectmanagement.
Vertraagde opleveringen van de leveranciers

“51% van de bedrijven beschouwde hun ERP-implementatie als mislukt.“
De Robbins-Gioia-enquête (2001)

Sommigen zullen misschien beweren dat het kiezen van het juiste ERP systeem of de juiste implementatiepartner dit probleem kan oplossen, maar het punt is dat het kopen van de juiste applicatie of het inhuren van een goede implementatiepartner niet de heilige graal is. Hiermee is het probleem niet opgelost!

Elk ERP-project is uniek en vereist dus een vooraf goed gedefinieerd plan van aanpak. Vaak start men hiermee te laat als het project al gestart is. De ERP Leverancier heeft hier in het begin een zeer belangrijke rol in!

Hier is onze methodiek van 12 stappen om ervoor te zorgen dat je tijd en middelen goed worden ingezet in een succesvolle ERP-implementatie.

ERP-implementatie: het 12-stappenplan

Definieer de scope van de implementatie en de doelen die je ermee wil bereiken
Selecteer een ERP systeem
Maak een Projectplan
Definieer alle fases van het projectplan met alle deliverables
Maak een ambitieuze maar haalbare planning
Stel een communicatieplan op
Zorg voor de juiste goedkeuringen van de directie op de gestelde mijlpalen
Plan het testen.
Plan de migratie dat de data
Bereid je voor op de verandering
Plan de Go-Live
Plan de ondersteuning en onderhoud voor na de go-live

Stap 1. Definieer de scope van de implementatie en de doelen.

ERP-implementatie: scope van implementatie en de doelen

A. Definieer de scope van het project en de doelen

Scope van een ERP-implementatieproject omvat de realistische doelen die tijdens de Implementatie moeten worden gesteld. Vermeld in dit document alle waaroms en wat van je ERP-project:

Waarom heb je het nodig?
Wat wil je ermee bereiken?
Wat zijn je bedrijfsprocessen?
Welke grote problemen moet het eindproduct oplossen?

B. Definieer de doelstellingen van het project

Het doel is om in het begin zelf een gedetailleerde business case te maken. Dit dwingt je uiteindelijk om te werken aan de knelpunten van de processen. Dit doe je door:

Brainstorm
Wat zijn de gebieden die vandaag de dag een uitdaging zijn?
Welke gebieden in je bedrijf moeten worden beïnvloed?

Dus als moet je team doelstellingen schrijven over de voordelen van het ERP Systeem voor de organisatie en de acties die deze voordelen opleveren.

Als voor de start van het project, de Sponsor of directie van het bedrijf, niet volledig begrijpen hoe het bedrijf werkt, welke veranderingen nodig zijn en welke doelstellingen men wil bereiken, dat zal de ERP-implementatie geen succes worden

“46% van de deelnemers aan het onderzoek merkte op dat hoewel hun bedrijf een ERP-systeem had, of een systeem aan het implementeren was, ze niet het gevoel hadden dat de organisatie begreep hoe het systeem te gebruiken om de processen te verbeteren.”
Robbins-Gioia Enquête (2001)

C. Anticipeer op risico’s

Een van de belangrijkste risico’s waarmee organisaties vaak worden geconfronteerd, is het niet kunnen beïnvloeden van de bedrijfsresultaten met hun ERP-implementatie.

Zorg ervoor dat de bedrijfsdoelstellingen duidelijk worden vermeld in de voorgaande stap voordat je ingaat op de technologie die je wil gebruiken of de leverancier waarmee je wil samenwerken.

Risico’s zoals overschrijding van de kosten komen vaak voor bij ERP-implementaties en hierop kun je beter voorbereid zijn!

“21% van de ERP-implementaties levert geen significante zakelijke voordelen op.”
Panorama

D. Projectteam samenstellen

Een fout die organisaties maken bij het selecteren van een intern team voor het ERP Project, is dat ze de mensen opnemen die tijd hebben en worden de sleutelfiguren binnen het bedrijf vergeten of niet ingezet omdat zij het te druk hebben.

Maak deze fout niet! Want de inzichten en kennis die je sleutelpersonen van je bedrijf hebben, kan niet door andere, minder ervaren collega’s worden ingebracht.

Wijs een team van ervaren eindgebruikers toe met draagvlak, autoriteit en kennis. Met moet ook afscheid kunnen nemen van de huidige werkwijze en na durven denken over verbeteringen.

De ERP Consultant en ERP Projectleider

Zorg dat je een goede klik hebt met de ERP Consultant en de ERP Projectmanager van de leveranciers. Zorg ook dat ze voldoende ervaring hebben door hun CV op te vragen. Je wil niet met onervaren projectleden een implementatie uitvoeren.

Onze kennispartner op gebied van ERP Selectie en Implementatie in IPL Advies. Zij kunnen u in elke fase van uw ERP traject vanuit een onafhankelijke positie helpen. Meer info: www.ipl.nl of mail naar info@ipl.nl.

E. Rollen definiëren

Vraag samen met de ERP consultant aan de key-users of de processen al kunnen worden vereenvoudigd voordat het ERP-traject start.

Tip: Haast je nooit bij de eerste stap om het bereik te definiëren. Voer meerdere revisies uit van de bovenstaande stap voordat je met het project begint.

Stap 2. Een ERP-systeem selecteren

Er zijn veel ERP-systemen waaruit je kan kiezen. Als je niet begrijpt wat ze allemaal kunnen en bieden, is de kans aanwezig dat je uiteindelijk het verkeerde systeem kiest wat niet aansluit.

Daarom hierbij een overzicht van de verschillende soorten ERP systemen.

A. Maatwerk ERP-systemen

Bij deze systemen kies je een partner om vanaf het begin een maatwerk oplossing voor je te ontwikkelen.

Voordeel van deze ERP systemen is dat je eigenaar bent van het volledige proces. Het sluit perfect aan op de processen en wensen. Maar vanwege de complexiteit van het project, de moeilijkheid om ERP software, functionaliteit en processen in detail te specificeren, en de kosten die ermee gemoeid zijn, kiezen weinig bedrijven voor deze optie.

Tip: Kies alleen voor maatwerk software als je een interne IT-afdeling heeft om het systeem volledig te ondersteunen.

B. Cloudgebaseerde standaard ERP-oplossing (SaaS)

Cloud ERP wordt vaker gekozen dan maatwerk ERP software. Er zijn wat kleinere SaaS ERP oplossingen die out-of-the box beschikbaar zijn. Oplossingen als Exact Online maar ook diverse boekhoudpakketten vallen hier onder. Het ERP Systeem is direct te gebruiken via de site van de leverancier, sluit een abonnement af en je kan beginnen.

Voordeel: Implementatie is zeer beperkt, oplossing is meestal goedkoper en onderhoud wordt volledig door de ERP Leverancier gedaan.

Nadeel: Het systeem kan niet altijd worden aangepast aan je bedrijf en vaak moet je je processen aanpassen.

“67% gaf aan dat ze een ERP oplossing nodig hebben met meer branche specifieke functionaliteit dan hun huidige ERP-systeem biedt.”
Mint Jutra’s

Tip: Het systeem waar je concurrenten mee werken is niet altijd het beste systeem voor u!

C. Aanpasbare cloudgebaseerde ERP-oplossingen

Door middel van modules, configuratie of 3rd party software kan het Cloud ERP systeem worden aangepast aan de processen zonder dat periodieke updates geblokkeerd worden.

Deze branchespecifieke oplossingen zijn sluiten meestal voor 60-80% aan op de specifieke eisen van de klant. Het laatste deel kan door middel van kleine aanpassingen samen met de ERP consultant worden ingevuld. De ERP Leverancier zorgt ervoor dat het systeem altijd up-to-date blijft door periodieke (verplichte) updates. Maatwerk kan op verzoek (soms ontkom je er helaas niet aan) worden doorgevoerd, waardoor een toekomstbestendige oplossing wordt gegarandeerd.

Tip: Vraag altijd een demonstratie van de ERP Leverancier voordat je een ERP Systeem kiest!

“In 2013 heeft 1/3 van de ERP-kopers niet eens een product demonstratie gehad voordat ze het ERP Systeem kochten”
Capterra

Stap 3. Projectplan opstellen

Zoals hierboven vermeld, is een van de belangrijkste redenen voor het mislukken van een ERP-implementatie het gebrek aan goed ERP projectmanagement. Onze kennispartner IPL Advies is gespecialiseerd in ERP Selectie en implementatie. Mocht u zelf niet voldoende kennis of ervaring in huis hebben, vraag dan hulp aan een specialist zoals IPL.

ERP-implementatie is een enorme opgave en duurt vaak minimaal 9 maanden. Er staan dus enorme kosten op het spel. In de meeste gevallen van mislukte ERP projecten is een slechte planning een zeer belangrijk oorzaak. Zowel aan de kant van de klant als aan de kant van de leverancier!

Een andere reden is het verschil in de benadering dat er soms is tussen de klant en de ERP Leverancier. Een klant richt zich op de kosten, tijd en functies die men nodig heeft. Terwijl de ERP Leverancier in sommige gevallen vanuit de software denkt. Hun belang is een generieke ERP oplossing die voldoet aan alle businesscases, ook van andere klanten, dat functioneert met minimale aanpassingen en natuurlijk zonder bugs of storingen. Zij zijn vaak terughoudend om nieuwe functionaliteit in de standaard op te nemen.

Naarmate het project vordert en de klant al diverse malen heeft gehoord dat hun wensen niet in de standaard worden opgenomen of niet worden ondersteund, raakt men teleurgesteld.

Dan komen ze samen met een ERP consultant vaak met een aangepaste versie van de oorspronkelijke vereisten, niet wetende dat het vaak een volledige nieuwe ontwikkeling zou kunnen vereisen.

Soms worden de eisen bijgesteld maar vaker wordt voor uitgebreid maatwerk gekozen dat de ERP kosten verhoogt en het totale proces vertraagt.

“61,1% van de ERP-implementaties duurt langer dan verwacht.”
Panorama

Maar als de klant zich hiervan bewust is, en het maatwerk betreft een kerncompetentie van het bedrijf waarmee men het geld verdiend, kan men door samen met de ERP consultant goed plan op te stellen en de juiste specificatie en uitgangspunten aan de programmeur meegeven alles toch nog op tijd realiseren. Hiervoor zijn wel de juiste resources nodig. Dit kan er toch toe leiden dat alles binnen budget en op tijd wordt opgeleverd zodat het ERP Systeem en het maatwerk een uitstekende ROI hebben

Tip: Zorg voor een robuust projectplan

Dit plan moet de volgende elementen bevatten:

Wat is het doel van het project
Alle projectfases en deliverables (op te leveren documenten)
Goed gestructureerde en realistische tijdlijnen.
Geplande trainingsplan. (Moet uiterlijk een maand voor Live gaan beginnen, maar liever veel eerder)
De verantwoordelijkheden van elk teamlid
De taken van elk teamlid.
End-to-end processen voor ERP Leverancier
Checklijsten met wanneer de proces-testen zijn geslaagd (op basis van de eerder gedefinieerde eisen en wensen en de scope)

Stap 4. Definieer implementatiefasen

De implementatie van een ERP-systeem verschilt sterk per project. Het identificeren van ERP-modules die het bedrijf nodig heeft, en hiermee de juiste scope, is daarom een zeer belangrijke en soms vergeten stap.

Tip: Zorg ervoor dat deze stap is voltooid voordat je start met de implementatie.

Het doel van deze stap is om in kaart te brengen welke bedrijfsprocessen in scope zijn en dus waarschijnlijk worden beïnvloed door het project en waarom dat het geval is.

Tip: Stel daarom altijd een FIT-GAP op, samen met de ERP Leverancier op basis van je input van de huidige processen.

Soms is het beter de processen aan te passen conform de werkwijze van het ERP Systeem, maar soms moeten de processen in het ERP Systeem worden aangepast. Bespreek dit met de ERP Leverancier.

Zodra je dit hebt gedaan kan je het project opdelen in afzonderlijke fasen met doelen per fase.

Stap 5. Maak een ambitieuze maar haalbare planning

Wanneer is een ERP Project succesvol? Als je binnen budget bent gebleven maar een jaar laten dan gepland live bent? Of als je binnen budget en op tijd live bent gegaan, maar met vervuilde data en sub-optimale processen?

Naast timing is het ook belangrijk om dat in samenhang met kwaliteit en budget te zien.

Hier zijn enkele tips om te volgen:

We weten allemaal dat er in elk ERP Project tegenvallers zijn. Maak de planningen dus flexibel genoeg, zorg voor speling zodat je, indien nodig, aanpassingen kan maken.
Tijdens het project moet je samen met de ERP consultant altijd inzicht hebben in de actuele status en voortgang van het project
Het ERP Project moet worden onderverdeeld in een aantal heldere fasen met een begin- en einddatum en bijbehorende taken.
Zorg voor een goede voorbereiding en neem hier voldoende tijd voor. Een goede planningsfase kan je maanden besparen tijdens de uitvoering.
Maak gebruik van de ervaring van de ERP consultant.
Houd indien mogelijk ruimte voor speling tussen de projectfasen.

Stap 6. Maak een communicatieplan

Plan georganiseerde vergaderingen met de ERP Leverancier en de ERP Consultant.
Plan in het begin zelf regelmatig vergaderingen.
Houd de status van ontwikkelingen altijd up-to-date.
Plan halverwege demo’s.
Probeer elke keer hetzelfde team te houden voor communicatie om verwarring te voorkomen.
Vastleggen agenda’s van volgende vergaderingen in de vergaderingen.

Stap 7. Zorg voor tussentijdse goedkeuring van de stuurgroep na elke fase

Vaak blijkt dat een ERP Implementatie niet de verwachte resultaten oplevert. Dus waarom wachten tot het einde?

Plan daarom tussentijdse approvals door Directie en stuurgroep in het projectplan.

Bespreek dit tijdens de start met de ERP Leverancier bereid ‘Gatereview’ zorgvuldig voor. (Gatereview is de approval om verder te gaan)

Betrek samen met Projectmanager en de sponsor ook alle Key-users en andere stakeholders voor goedkeuringen. Alle wijzigingsverzoeken horen via de stuurgroep en Sponsor te gaan.

Stap 8. Maak een planning voor het testen

Testen is een van de meest cruciale fases van de implementatie. Er zijn 3 soorten testen.

Technische test

Deze test zorgt ervoor dat het ERP Systeem geen technische fouten bevat of bugs bevat. Bugs in de software is soms een reden van een mislukte ERP-implementatie.

De eigen interne IT-afdeling kan deze testen uitvoeren samen met de key-users.

Er zijn externe bedrijven die deze testen ook uit kunnen voeren.

Functionele test

Zorg er samen met de ERP consultant voor dat qua functionaliteit alle eisen worden ondersteund. Begin hiervoor eerst met Unit testing. Dat betekend dat de losse ERP modules of sub-processen worden getest. Gebruik hiervoor de checklist die je in de planningsfase hebt gemaakt. Vaak wordt dat eerst door de consultants en daarna door de key-users gedaan.

User Acceptance test

Na de Unit test wordt later in het project de applicatie overgedragen naar de business na een succesvolle UAT. UAT staat voor User Acceptance test. Bij de UAT testen alle eindgebruikers gezamenlijke de end-to-end processen. Dus vanaf een eerste aanvraag van een klant tot uiteindelijk het geld binnen is.

Stap 9. Data migratie

Een goed data migratie is heel belangrijk voor een succesvolle ERP Implementatie. Als de migratie fout gaat is dat een groot bedrijfsrisico. Zeker als dat pas na Go-live wordt geconstateerd.

Plan de migratie in meerdere iteraties

Neem voldoende tijd om drie tot vier iteraties van de migratie uit te voeren. Je zal bij elke stap zien dat er velden zijn die je bent vergeten of die je misschien niet nodig hebt. Naarmate de ervaring met het nieuwe ERP-systeem toeneemt, kan het ook zijn dat je bepaalde velden anders wilt gebruiken dan je aanvankelijk had gedacht.

Historische gegevens

Als je je huidige softwarepakket al 10-15 jaar of langer hebt, kun je overwegen of alle historische gegevens in het nieuwe systeem nodig zijn. Aangezien de efficiëntie van de database meestal afneemt naarmate er meer en meer gegevens worden ingevoerd, moet je niet meer meenemen dan nodig is. Als alternatief kun je met de meeste pakketten een extra database maken die de oudere gegevens opslaat voor toekomstig gebruik, zoals eerdere transacties. Indien mogelijk wil je wellicht ook offline toegang tot het oudere systeem behouden, zodat je historische gegevens zo nodig kan bekijken.

Schoon de data op gegevens: maak van deze gelegenheid gebruik om alle gegevens op te schonen. Bij veel ERP Systemen is het niet mogelijk om bepaalde stamgegevens te verwijderen als deze eenmaal zijn ingevoerd of gebruikt zijn bij een (financiële) transactie of bestelling. Daarom is het verstandig om bij de migratie onnodige gegevens te verwijderen. Zijn er bijvoorbeeld veel klanten in de database die niet meer bestaan of waarmee je al een aantal jaren geen zaken meer doet? Verwijder deze direct. Ook oude artikelnummers die niet meer actief zijn en ook niet voor service kunnen worden toegepast kunnen worden verwijderd. Hoewel het opschonen van data een tijdrovend proces is, kan het later grote voordelen opleveren.

ERP data importeren of hangmatig overzetten?

Niet alle gegevens hoeven te worden geïmporteerd in het nieuwe ERP Systeem via de meegeleverde hulpprogramma’s. Er zijn veel stambestanden, zoals eenheden, betalingscondities, incoterms of magazijnen die meestal maar een paar records hebben. Voer deze vooral handmatig in en kies in deze geval niet voor een automatische import. Overweeg om tabellen met een beperkte hoeveelheid data handmatige in te voeren. Dit geeft de gebruikers ook de mogelijkheid om vertrouwd te raken met schermen die ze in de toekomst mogelijk dagelijks gaan gebruiken.

Testen, testen, testen: het kan niet genoeg benadrukt worden dat de geïmporteerde gegevens uitgebreid moeten worden getest. Hoe soepel het importeren van de gegevens ook gaat, je moet zoveel mogelijk scenario’s testen om de integriteit van de gegevens te bevestigen. Het is niet zo dat wanneer je dezelfde gegevens hebt geïmporteerd vanuit het oude ERP Systeem, dat alles in het nieuwe ERP systeem automatisch goed staat en de proces goed lopen.

Stap 10. Bereid je voor op de verandering

Het meest essentiële onderdeel van een ERP-implementatie is verandermanagement!

Het voorbereiden van mooie technische functies op papier en het configureren en het daarna even overdragen naar de organisatie zal er niet toe leiden dat dat direct wordt geaccepteerd. De gebruikers willen weten waarom er iets gaan veranderen, of het daarna voor hun minder tijd kost en ze willen weten hoe ze het moeten gebruiken. Dat zijn allemaal aspecten van Change Management

Al gebruikers moeten vanaf het begin bij ERP betrokken worden.

Hierbij de basis stappen om de verandering te beheersen:

Bereid de organisatie voor op de verandering: laat de gebruikers al lang van tevoren weten dat er een nieuw systeem wordt ingevoerd.
Stel samen met de ERP consultant handleidingen op van elk proces of module.
Creëer in het begin een gevoel van urgentie bij de gebruikers en maak duidelijk waarom er een nieuw ERP Systeem moet komen.
Wek het enthousiasme van de gebruikers met de voordelen van het nieuwe systeem.
Stel een uitgebreid trainingsprogramma op voor de gebruikers
Bereid het leiderschap voor om gebruikers te motiveren om tijd te besteden aan het ERP systeem en de implementatie.
Vermijd overtollige werkdruk bij de gebruikers zodat ze voldoende tijd hebben voor het ERP Systeem en de training. Dit vermindert de weerstand bij de gebruikers.

Stap 11. Plan de Go-Live periode

De Go-live is de laatste fase van een succesvol ERP-implementatieproject. Plan hier samen met je kernteam een paar dagen uit voor, want dit wordt gezien als een van de meest hectische taken van een ERP-project.

“40% van de ERP-implementaties veroorzaakt grote operationele storingen na livegang”
Munt Junta’s

Stappen van het Go-live plan:

Maak een definitieve go-live checklist
Test alle operationele rapportages
Test alle financiële processen en ook financiele rapportages.
Test met statische en dynamische data
Valideer de data migratie
Zorg dat de back-up goed is ingeregeld (bij On-premise)
Geef het systeem stap voor stap vrij door de processen een voor een af te lopen

Stap 12. Ondersteuning en onderhoud

Na de Go-live is het project nog niet klaar!

Een van de belangrijkste verschillen tussen een mislukte en een succesvolle ERP-implementatie is na after Go-live Support.

“Onthoud dat een succesvolle ERP-implementatie een reis is en geen bestemming”
IPL

Zorg dat je na de Go-live eventuele problemen snel oplost en start daarna aan eventuele optimalisaties die in eerste instantie buiten scope zijn gehouden.

De 5 grootste ERP Implementatie valkuilen

1. Te weinig onderzoek doen naar mogelijkheden voor ERP-software

Oplossing: Zoek eerst naar branche specifieke ERP-oplossingen.

“22% van de ondervraagde bedrijven meldde dat ze net het eerste systeem hadden gekocht waar ze naar keken.”
Capterra

2. Accepteer te veel maatwerk

Oplossing: kies voor een Proof-of-concept tijdens het selectie traject en pas de processen aan waar mogelijk.

3. Kies hetzelfde ERP Systeem dat uw concurrent gebruikt.

Oplossing: Uw concurrent kan ander USP’s (Unique selling points) hebben dan u en ook andere processen. Zorg dat u uniek en innovatief blijft!

4. Niet investeren in opleidingen en trainingen

Oplossing: blijf investeren in trainingen, opleidingen zodat u mensen het beste uit het ERP Systeem kunnen halen.

5. Niet investeren in Onderhoud en Ondersteuning.

Oplossing: After Go-live support, een onderhoudscontract maar ook periodiek een ERP Consultant uitnodigen die potentiële verbeteringen signaleert is een must! Zie uw ERP Systeem als een investering en geen kostenpost.

Voor dit artikel zijn diverse bronnen gehanteerd, naast onze eigen kennis en inbreng. (o.a. Deloitte, Panarama consulting, Capterra, Gartner, etc.)

De 12 stappen van een succesvolle ERP Implementatie