De 10 belangrijkste vragen bij het selecteren van een ERP Systeem

Een van de eerste stappen die bedrijven meestal nemen in het selecteren van nieuwe bedrijfssoftware, zoals ERP systemen, is het definiëren van de benodigde modules. Vervolgens worden demo’s aangevraagd en aanbestedingen uitgezet. Daarna wordt gekeken welke leverancier aan de modules voldoet en welke niet.

Begrijp me niet verkeerd, dit is een belangrijk deel van het proces. Maar er zijn enkele fundamentele vragen die veel bedrijven vergeten te beantwoorden wanneer ze op zoek zijn naar nieuwe bedrijfssoftware zoals een ERP systeem. Deze 10 vragen om te stellen bij het selecteren van bedrijfssoftware als ERP gaan we in deze blog behandelen.

1. Hoe ziet het bedrijf eruit in de toekomst?
2. Welke medewerkers wil je bij het ERP project betrekken en hebben zij voldoende tijd?
3. Wat is belangrijker, standaardisatie of flexibiliteit?
4. In welke landen heeft het bedrijf eigen vestigingen?
5. Welke eisen en wensen zijn specifiek voor de branche waarin het bedrijf actief is?
6. Welke koppelingen zijn er nodig met andere systemen of andere bedrijven?
7. Wat zijn de doelen die je met het ERP project wil bereiken en wat is het budget?
8. In hoeverre kun je je processen aanpassen of wil je maatwerk toepassen?
9. Wat zijn de te verwachte besparingen en hoe kun je deze meetbaar maken?
10. Wat is het implementatie plan?

Onze opdrachtgevers zetten de consultants van ERP Selectie vaak in omdat we in staat zijn om sneller tot een shortlist ERP leveranciers te komen die geschikt zijn voor hun onderneming. We weten precies waar we op moeten letten bij het samenstellen van een shortlist ERP systemen. Daarbij hebben we jarenlange ervaring en zijn we in ons advies onafhankelijk.  

1. Hoe ziet het bedrijf eruit in de toekomst?

Een van de eerste vragen die je moet stellen is, hoe ziet het bedrijf er in de toekomst uit en wat is de strategie? Start met de toekomstvisie van het bedrijf voor ogen. Waar staan we over 5 of over 10 jaar? Welke producten en diensten worden er dan geleverd, wie zijn je klanten dan en in welke markten ben je werkzaam? Aangezien een ERP systeem jaren mee moet gaan is het van belang dat het systeem klaar is voor de bedrijfsprocessen in de toekomst. Gemiste kans wanneer toekomstvisie wordt tegengehouden door bedrijfssoftware dat nog niet toe is aan de veranderingen.

2. Welke medewerkers wil je bij het ERP project betrekken en hebben zij voldoende tijd?

Bij de start van het ERP project wordt een projectteam en een projectleider aangesteld. Dit team is een fundament voor het gehele ERP project en moet verstandig worden samengesteld. Niet alleen moeten hier kundige werknemers worden geselecteerd, maar ze moeten ook voldoende tijd hebben om aan het project te werken. Het projectteam moet een grondige kennis van de processen en systemen hebben, die momenteel worden gebruikt in het bedrijf, maar ook met een goed begrip van de korte en lange termijn doelen van het bedrijf. Op deze manier kan er veel tijd en geld bespaard worden bij het selecteren van een ERP Systeem. Een ERP project is niet alleen een IT project, het gaat over mensen die op een andere manier moeten gaan werken.

3. Wat is belangrijker, standaardisatie of flexibiliteit?

ERP software moet draaien zoals het bedrijf werkt, maar vaak is een ERP systeem generiek. De architectuur rondom ERP software moet goed ingesteld zijn en daarom moet er vooraf bedacht worden wat belangrijker is, standaardisatie of flexibiliteit. Wil je alle facetten van het bedrijf in één ERP systeem, of een flexibele schaal om het ERP systeem van andere apps en programma’s? Staan de bedrijfsprocessen de aankomende jaren vast, of moet er ruimte zijn voor nieuwe modules en werkzaamheden?

4. In welke landen heeft het bedrijf eigen vestigingen?

Deze vraag ziet er logisch uit en het antwoord kan voor jou als ondernemer als vanzelfsprekend zijn. Voor een ERP leverancier is het echter van belang om te weten, omdat de koppeling naar de andere vestigingen een grote rol speelt in het ERP pakket. Ook hier komt de eerste vraag weer terug; wat is de toekomstvisie? Daarnaast kunnen er in andere landen andere regels, valuta of processen een rol spelen.

5. Welke eisen en wensen zijn specifiek voor de branche waarin het bedrijf actief is?

We hebben het bij ERP Selectie vaak over branche specifieke software. Hiermee bieden leveranciers standaard software welke zijn samengesteld op de (wettelijke) eisen en wensen van de desbetreffende branche. Zo zijn bij productiebedrijven de meeste ERP modules overeenkomstig en kan een ERP systeem voor productie in een standaard pakket al veel gedekt hebben.
Een ander voorbeeld zijn de wettelijke vereisten in de voeding en dranken industrie. Hier is het essentieel dat alle grondstoffen in het eindproduct gedetailleerd worden geadministreerd. Lees hier meer over ERP voor voeding en dranken.

Zo heeft elke branche zijn eigen wensen en eisen en is het belangrijk dat je goed uitzoekt welke voor jouw bedrijf van belang zijn om verassingen in de toekomst te voorkomen. We hebben hier een overzicht gemaakt van de ERP per branche.

6. Welke koppelingen zijn er nodig met andere systemen of andere bedrijven?

Veel bedrijven zijn in hun werkzaamheden afhankelijk van verschillende softwareprogramma’s. Nog veel te vaak betekent dit dat informatie handmatig van het ene programma naar het andere moet worden ingevoerd. Veel prettiger als dit automatisch in de systemen wordt ingevoerd. Natuurlijk is het ook mogelijk om een ERP pakket te vinden dat alle werkzaamheden omvat, maar soms ontkom je niet aan meerdere softwarepakketten die gekoppeld moeten/kunnen worden. Een rede hiervoor kan zijn dat het programma essentieel is, of al een behoorlijke investering heeft die je niet zomaar wil vervangen. Let dus goed op of de koppeling nodig is en ook mogelijk is.

Koppeling met andere bedrijven is soms ook van belang. Zo kan een producent/leverancier zijn voorraad gekoppeld hebben aan de voorraad van zijn klanten. Of, in geval van de voedingsindustrie, de grondstoffen van een eindproduct gekoppeld door meerdere bedrijven heen. Is dit het geval in jouw bedrijf? Hoe koppel je ERP aan andere applicaties? Wat doe je in welk systeem? Welke rol heeft ERP in dit landschap?

Lees hier verder hoe softwarekoppelingen werken.  

7. Wat zijn de doelen die je met het ERP project wil bereiken en wat is het budget?

In de praktijk kost een ERP Implementatie helaas altijd vaak meer tijd en geld dan initieel begroot. Houd hier rekening mee. Gelukkig kun je met een goede voorbereiding al veel onverwachte problemen en kosten dekken. Stel daarom vooraf al goed samen welke doelen je wil bereiken met het ERP project. Stel vragen zoals:

• Waarom heb je het nodig?
• Wat wil je ermee bereiken?
• Wat zijn je bedrijfsprocessen?
• Welke grote problemen moet het eindproduct oplossen?

8. In hoeverre kun je je processen aanpassen of wil je maatwerk toepassen?

Pas processen aan, aan de best-practices en de processen van het nieuwe systeem. Accepteer alleen maatwerk als het een van de USP’s van uw bedrijf is. Als het een key-proces betreft en je hierin het beste moet zijn is maatwerk te overwegen. Bepaal vooraf waar je maatwerk wil toepassen en waar niet. Lees in ons ERP woordenboek alles over maatwerk hier hebben we de voordelen en nadelen voor jou op een rij gezet.

9. Wat zijn de te verwachte besparingen en hoe kun je deze meetbaar maken?

Waarom heeft jouw bedrijf een ERP Systeem nodig? Bijna altijd leidt dit antwoord naar kostenbesparingen. Bepaal vooraf wat de verwachte besparingen zijn zodat ook duidelijk is wanneer de kosten af wegen tegen de opbrengsten. Vaak is het lastig de verwachte besparingen te berekenen, vandaar dat het van belang is dit vooraf al vast te stellen. Denk bijvoorbeeld aan de werkuren die nu gaan in het dubbel invoeren van gegevens of het verbeteren van de customer service met een ERP systeem.

10. Wat is het implementatie plan?

Een goede voorbereiding van de ERP selectie is belangrijk. Een goed plan van wat er nodig is en welke leveranciers hier het beste bij passen. Het voelt als een overwinning wanneer de beste leverancier gevonden is en vast staat welk ERP systeem nodig is. Hierdoor wordt soms vergeten dat er ook nog een belangrijk traject na volgt, de ERP implementatie. Stel vooraf daarom al vast hoe je de ERP implementatie wil laten verlopen. Hoeveel tijd is hiervoor beschikbaar, wie doet wat, welke fases worden doorlopen en waar ligt de prioriteit? We hebben hiervoor het 12-stappenplan voor ERP-implementatie samengesteld.