Een ERP systeem selecteren kan een overweldigende taak zijn. Waar begin je? Welke leveranciers zijn er? Welk ERP systeem past het best bij mijn bedrijf?

Om het selecteren van ERP gemakkelijk en succesvol te maken hebben we een ERP stappenplan opgesteld. Doormiddel van deze stappen wordt er overzicht behouden en kunt u niets vergeten in het selectie proces.

1. Voorbereiden ERP systeem selecteren
2. Inventarisatie
3. Verbeter processen
4. Eisen en wensen vastleggen voor een nieuw ERP Systeem
5. Opstellen ERP long llist
6. Uitsturen RFI en bepalen ERP short list
7. Organiseer ERP demonstraties
8. Vergelijk ERP Offertes
9. Proof-of-concept
10. Referentiebezoeken
11. Onderhandeling
12. Afsluiten contract

1. Voorbereiden ERP systeem selecteren

De voorbereiding van een ERP-selectieproject is een must. Het verzekert het succes van uw ERP-selectieproject. Een effectieve voorbereiding kan helpen tijd en kosten te besparen.

Deze fase bestaat uit de volgende activiteiten: Bereid een ERP-selectie project voor, door een projectteam van gebruikers samen te stellen. Zij moeten de besluiten nemen voor alle functionele gebieden van het bedrijf en zij evalueren de ERP systemen. Dit projectteam moet een grondige kennis van de processen en systemen hebben, die momenteel worden gebruikt het bedrijf, maar ook met een goed begrip van de korte en lange termijn doelen van het bedrijf.

2. Inventarisatie

Een belangrijke stap in het selectieproces is het volledig begrijpen van uw huidige processen, automatisering, en IT-landschap. U moet uzelf vragen stellen zoals: Wat gaat er goed binnen het huidige ERP-systeem? Wat gaat er fout? Hoe worden we gehinderd door het huidige systeem? Wat hebben we nodig om processen te verbeteren, nu en over vijf jaar? Zijn alle workflows en processen in kaart gebracht in het ERP-systeem? Functioneren ze allemaal foutloos? Wat is de strategie van het bedrijf? Welke producten en diensten leveren we nu en over 5 jaar? Wat willen we met een nieuw ERP Systeem bereiken?

3. Verbeter processen

De derde stap die een bedrijf moet zetten, is het verbeteren van zijn processen alvorens ze te automatiseren. Er kunnen mogelijkheden zijn om processen volledig te heroverwegen, bijvoorbeeld met een Brown paper sessies. Het is meestal niet nodig om alle processen te verbeteren voordat je de volgende stap zet, zodra de impact op de meest belangrijkste processen helder is.

4. Eisen en wensen vastleggen voor een nieuw ERP

Bij het ERP systeem selecteren is het belangrijp dat de juiste criteria voor het nieuwe systeem goed worden bepaald. Denk hierbij aan functionele onderwerpen zoals Verkoop, Inkoop, Logistiek, Finance, Productie, Engineering, Projecten en HR. Daarnaast zijn er technische criteria en criteria voor de leverancier:

• Public Cloud, Hosted of On-premis
• Ervaring in uw branche; zo is meteen bekend wat belangrijk is in bijvoorbeeld ERP voor productie.
• Aantal medewerkers van de leverancier
• Is er maatwerk nodig?
• Worden er best-practices aangeboden
• Heeft de leverancier een goed Plan van aanpak voor de implementatie? (incl. kosten, doorlooptijd en tijdbesteding van uw eigen mensen)
• Worden de projectrisico gedeeld door u en de leverancier?
• Wat is de frequentie van nieuwe versies
• Wat is de onderliggende technologie van het nieuwe ERP systeem
• Wat zijn de kosten van het nieuwe ERP systeem? Zowel initieel als terugkerend?

5. Opstellen ERP long list

Organisaties die op zoek zijn naar ERP-software, hoeven niet verder te zoeken. U kunt beginnen met het selecteren van een aantal mogelijke leveranciers. Gebruik hiervoor onze tools zoals ERP Vergelijken en het gratis ERP informatie pakket op deze site. Als u op zoek bent naar een geschikte ERP-leverancier, is de eerste stap om een geschikt aantal leveranciers te kiezen.

6. Uitsturen RFI en bepalen ERP shortlist

Stel een RFI (Request for Information) op en stuur deze naar de longlist van ERP Leverancier. In de RFI moeten de meest belangrijke criteria zijn opgenomen. Op basis van de beantwoording van de RFI wordt er een shortlist opgesteld van 4 tot 5 leveranciers.

7. Organiseer ERP demonstraties

Nodig de leveranciers op de shortlist uit voor een kennismakingsgesprek en bezoek. Geef ze een rondleiding door uw bedrijf en ga het besprek men hun aan. Het is belangrijk om een goede culture klik met de leverancier op de bouwen.

Organiseer daarna een demonstratie met de overgebleven ERP leveranciers. Stel hiervoor een helder script op met een strakke agenda, concrete voorbeelden en beoordelingsformulieren.

8. Vergelijk ERP offertes

Nadat de ERP Leverancier de demonstratie heeft gegeven ontvangt u een offerte van de ERP leverancier. Vergelijk deze offertes en aanbiedingen tot in groot detail. Denk hierbij aan de kosten van hardware, hosting of cloud. Let op uurtarieven voor alle projectrollen, reiskosten, reisuren en overnachtingskosten. Let op de kosten voor aanschaf, lease of voor een abonnement op de software. Wordt er tegen een vaste prijs aangeboden of op nacalculatie. Hoeveel uren worden er in totaal aangeboden. Dit zijn allemaal belangrijke criteria.

9. Proof-of-concept

Nadat er een principe keuze is gemaakt is het belangrijk om deze keuze te bevestigen door middel van een proof-of-concept. Tijdens een proof-of-concept beschrijft u een of meerdere specifieke scenario’s die voor u zeer  belangrijk zijn en waar de vorige demonstratie niet voldoende helderheid heeft gegeven. Het moeten de key-processen voor uw bedrijf zijn waardoor u uniek bent. De PoC moet alle twijfels wegnemen en moet duidelijk maken op welke gebieden maatwerk nodig is.

10. Referentiebezoeken

Een belangrijke stap is het bezoeken van referentiebezoeken. Enkele vragen die u hierbij kan stellen zijn:

• Doorlooptijd vanaf kick-off t/m go-live?
• In hoeverre is men binnen het vooraf gestelde budget gebleven?
• Welke consultants waren er betrokken?
• Was er maatwerk noodzakelijk dat niet vooraf was voorzien?
• Hoe is de overgang van de oude naar de nieuwe situatie gelopen?
• Op welke wijze wordt aan de eerdere verwachtingen voldaan?
• Op welke wijze is de helpdesk functie van de leverancier ingericht?
• Welke rollen heeft de ERP leverancier gehad in de eerste maanden na de ingebruikname van de applicatie?
• Welke pluspunten kunnen in het algemeen genoemd worden van de ERP Leverancier of het ERP Systeem?
• Welke minpunten kunnen in het algemeen genoemd worden van de ERP Leverancier of het ERP Systeem?

11. Onderhandeling

Ga nooit akkoord met de eerste prijs en voorwaarden die worden aangeboden. Onderhandel altijd over de voorwaarden, de risico’s, de tarieven, consultants, reiskosten, etc.

12. Afsluiten contract

De laatste stap bij het ERP systeem selecteren is natuurlijk het afsluiten van het contract. Zorg dat er altijd een uitstap mogelijk is om onder het contract uit te komen als er niet aan bepaalde afspraken of voorwaarden wordt voldaan. Bepaal gezamenlijk wat de scope, planning en de benodigde inzet wordt.

Het is altijd verstandig om het contract door een jurist te laten beoordelen. De input van de jurist kan vervolgens in de onderhandeling worden meegenomen.

Zodra het contract is getekend kan worden gestart met de voorbereiding op de implementatie.