Navigatie

Wat is de betekenis van een ERP Implementatie?

Een ERP implementatie betekent veel meer dan het installeren van een softwarepakket. Het is een veranderingsproces met grote effecten op de organisatie, de werkwijze van alle medewerkers en de bedrijfsprestaties. Het managen van een complex veranderingsproces is vaak niet de specifieke expertise van de pakketleverancier. Dus vraagt dit om speciale aandacht, deskundigheid en capaciteit uit uw eigen organisatie en/of externe ondersteuning.

Hieronder vindt u enkele tips en aandachtspunten voor het implementeren van een ERP Systeem. Vraag voor meer informatie over o.a. de ERP implementatie, het projectplan en een implementatie-checklist het gratis ERP-informatiepakket aan.

Een “mislukte” invoering van een ERP systeem kan het voortbestaan van een bedrijf ernstig in gevaar brengen. Het is dan ook van belang dat de ERP Implementatie juist gefaseerd wordt en dat er voldoende waarborgen (testen & trainingen) zijn ingebouwd om zeker te stellen dat na het conversieweekend de klanten en uw eigen organisatie geen negatieve gevolgen ondervinden van het nieuw ingevoerde systeem. De betekenis van een ERP Implementatie is dus erg groot. Het is een complex project met veel impact. Dat moet op de juiste manier worden aangestuurd en alle medewerkers en de consultants moeten voldoende tijd beschikbaar hebben.

Voorbereiding van een ERP Implementatie

Het selecteren van een nieuw goed passend pakket vraagt een behoorlijke inzet en kennis. Voor het implementeren van het pakket geldt dit nog sterker. In de praktijk blijkt bovendien dat als de implementatie niet goed voorbereid en begeleid wordt, de kans op succes afneemt. De planning loopt uit, het budget wordt overschreden en de dagelijkse operatie wordt verstoord.

Vrijwel alle pakketleveranciers beschikken over een ERP implementatiemethode en bijbehorend projectplan. Het onderscheid tussen de partijen zit behalve in de ervaring en kundigheid van de adviseurs, met name in de verschillende aspecten die men tijdens het traject kan afdekken (zaken zoals organisatieverandering, maatwerk, inrichten beheerorganisatie) en de mate van ondersteuning met behulp van softwaretools en bedrijfsmodellen.

Het uitvoeren van het grote aantal activiteiten en het nemen van een groot aantal beslissingen binnen een korte termijn, kenmerken de implementatie. Veel medewerkers zijn erbij betrokken. Dit vraagt om een projectmatige aanpak en dus om een goed doortimmerd projectplan en een goede ERP Projectmanager!

Lees verder onze lijst met de top 10 van meest gemaakt fouten bij ERP Implementatie eens aandachtig door! Wat ons betreft een must-have om continu alert op te zijn.

Stappenplan ERP Implementatie

Hierbij het stappenplan voor een succesvolle ERP Implementatie:

  1. Kick-off
  2. Interviews om de bedrijfsprocessen op te halen en de requirements vast te leggen
  3. Opstellen blauwdruk
  4. Demonstratie van de consultants van de in de blauwdruk beschreven oplossing
  5. Inrichten van het systeem met evt. maatwerk en interfaces
  6. Testen processen, maatwerk en interfaces
  7. Proef datamigratie
  8. Demonstratie door Key-users
  9. Training eindgebruikers
  10. UAT
  11. Data Migratie
  12. Go-live

Ondersteuning bij ERP Implementatie

Voor de ondersteuning bij het maken van de juiste keuzes en het bepalen van de gewenste werkwijze met het pakket, wordt vaak een externe adviseur ingeschakeld met ervaring op het gebied van de specifieke bedrijfsvoering en pakketten. Deze adviseurs worden tevens vaak ingezet voor het begeleiden en bewaken van het implementatieproject. IPL Advies is onze kennispartner op het gebied van ERP-Selectie en Implementatie.

De meeste implementaties worden uitgevoerd op basis van een goed plan met wederzijdse commitment en tegen “time and material” vergoeding. Tijdens de voortgangsmeeting worden het plan en de afspraken bijgesteld. Een aantal organisaties biedt de ERP implementatie aan tegen een van tevoren afgesproken doorlooptijd en budget. Om dit te kunnen doen moet vooraf een groot aantal condities ten opzichte van elkaar afgestemd worden, om discussies achteraf te voorkomen. Er mag geen discussie zijn over de scope. Voor de geboden zekerheid dekt de organisatie zich uiteraard in. Dit gebeurt dan door een scan, waarin een groot aantal vragen door het bedrijf moet worden beantwoord. Zeker als het budget onder druk staat is de betekenis van een ERP Implementatie erg groot.

Enkele overwegingen om te gaan voor een vaste prijs of voor ene project tegen Time & Material (op nacalculatie) zijn:

  • Is uw budget fixed of is er ruimte voor budget overschrijding?
  • Is de gewenste scope 100% duidelijk?
  • Hebben uw mensen voldoende capaciteit en competenties voor de ERP Implementatie?
  • Durft u als Sponsor lastige besluiten te nemen, maatwerk tegen te houden en pleiten voor procesaanpassing?

Hoe lang duurt de ERP implementatie?

Elk bedrijf streeft naar een korte implementatietijd maar de planning moet wel realistisch zijn. Hierbij enkele indicaties hoe lang een ERP Implementatie duurt:

  • Als minimum kan een periode van drie maanden worden gehanteerd. Dit kan alleen in geval van een standaard uitrol!
  • Voor de kleinere ERP pakketten is zes maanden een reële schatting.
  • Voor de grotere ERP pakketten is negen tot twaalf maanden realistisch.
  • Voor grotere internationale bedrijven kan het vele jaren duren voordat een ERP Systeem over de hele organisatie is uitgerold

Aandachtspunten bij een ERP Implementatie

De implementatie is de fase waarin alle mooie plannen werkelijkheid moeten gaan worden. Hierbij moet kennis over het pakket worden opgebouwd en moet de werkwijze vertaald worden naar de geboden mogelijkheden. De specificatie van de werkwijze is leidend, maar de mogelijkheden van het pakket bepalen de uiteindelijke keuzes die moeten worden gemaakt. Dit is vaak een iteratief zoekproces. Hoe duidelijker en scherper de gewenste werkwijze op tafel ligt, des te gemakkelijker is de ERP implementatie.

Daarom is het verstandig om in de selectiefase de ERP implementatie reeds zo goed mogelijk voor te bereiden. Dit gebeurt door het opstellen van een samenhangende, praktische specificatie van de gewenste werkwijze als basis voor prestatieverbetering (zoals het beter kunnen inspelen op de wensen van de klant, een efficiëntere productie en een lagere voorraad).

Met de huidige uitgebreide functionaliteit die door de meeste ERP-systemen wordt geboden is een goede fasering van de invoering cruciaal. Alles in één keer is vaak niet verstandig. Er zal voldoende aandacht moeten zijn voor de juiste prioriteitstelling:

  • Begin met een zo klein mogelijk scope voor de eerste fase met alleen de must-haves en quick-wins
  • Start na de Go-live een optimalisatie fase op
  • Communiceer dit met de hele organisatie zodat ze weten dat van uitstel van ingediende wensen, geen afstel komt
  • Zorg dat er voldoende tijd beschikbaar is bij de key-users. Denk al snel aan 2 dagen per week bij een kleine scope tot 3 á 4 dagen per week bij een uitgebreide scope.

 

Gratis ERP informatiepakket

Meer informatie over ERP Systemen en het selecteren van een nieuw ERP systeem vindt u in het gratis ERP-informatiepakket. Wij zijn u graag van dienst. Vraag het gratis ERP-informatiepakket aan voor een uitgebreide beschrijving van het ERP implementatietraject en een checklist voor het projectplan.

Gratis ERP-informatiepakket aanvragen