Wat is communicatieplan

Communicatieplan

Een communicatieplan is een gestructureerd document dat de strategie en aanpak beschrijft voor effectieve communicatie binnen een organisatie of project. Het is bedoeld om de betrokken partijen te informeren, betrekken en coördineren, en om ervoor te zorgen dat belangrijke boodschappen tijdig en consistent worden gecommuniceerd.

Het communicatieplan kan verschillende elementen bevatten, afhankelijk van de specifieke behoeften van de organisatie of het project. Enkele veelvoorkomende elementen zijn:

1. Doelstellingen: Het plan begint met het identificeren van de communicatiedoelstellingen, zoals het informeren van medewerkers, het betrekken van belanghebbenden, het bevorderen van begrip en acceptatie, en het minimaliseren van weerstand.
2. Doelgroepen: Het identificeert de belangrijkste doelgroepen die moeten worden bereikt met de communicatie, zoals medewerkers, management, gebruikers, klanten en andere belanghebbenden.
3. Boodschappen: Het beschrijft de kernboodschappen die moeten worden gecommuniceerd, gebaseerd op de doelstellingen en de informatiebehoefte van de doelgroepen. Deze boodschappen moeten duidelijk, consistent en afgestemd zijn op de specifieke doelgroepen.
4. Communicatiekanalen: Het bepaalt de juiste communicatiekanalen en -middelen die worden gebruikt om de boodschappen over te brengen. Dit kunnen e-mails, nieuwsbrieven, vergaderingen, intranet, presentaties, workshops en andere communicatiemiddelen zijn.
5. Verantwoordelijkheden: Het benoemt de verantwoordelijkheden en rollen van de personen of teams die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van het communicatieplan. Dit omvat het identificeren van de communicatieverantwoordelijke en het bepalen van de verantwoordelijkheden van andere betrokkenen.
6. Planning: Het bevat een tijdlijn en planning voor de communicatieactiviteiten, inclusief belangrijke mijlpalen, deadlines en de frequentie van communicatie.

Het toepassen van een communicatieplan bij een ERP-implementatie is essentieel om een soepele overgang en acceptatie te bevorderen. Een ERP-implementatie heeft vaak invloed op verschillende afdelingen en medewerkers binnen een organisatie, en het is belangrijk om hen goed te informeren over de veranderingen, het doel van de implementatie en de voordelen ervan. Door middel van effectieve communicatie kunnen mogelijke weerstand, verwarring en misverstanden worden verminderd.

Het communicatieplan helpt ook bij het creëren van bewustzijn, betrokkenheid en acceptatie bij de belanghebbenden. Het stelt de implementatieteams in staat om de juiste informatie op het juiste moment aan de juiste doelgroepen te communiceren. Het helpt bij het opbouwen van vertrouwen, het verminderen van onzekerheid en het creëren van een positieve houding ten opzichte van de ERP-implementatie.

Over het algemeen is het de verantwoordelijkheid van het projectmanagementteam om het communicatieplan op te stellen en uit te voeren. Het team werkt nauw samen met de communicatieafdeling en andere relevante belanghebbenden om ervoor te zorgen dat de juiste communicatiestrategieën en -middelen worden ingezet om de gewenste resultaten te bereiken.