Wat is rfp (request for proposal)

RFP (Request for Proposal)

RFP staat voor Request for Proposal, wat een verzoek om voorstel betekent. In het kader van een ERP-selectietraject wordt een RFP gebruikt om potentiële ERP-leveranciers uit te nodigen om gedetailleerde voorstellen in te dienen voor hun producten, diensten en implementatieaanpak. Het doel van een RFP is om een grondige evaluatie uit te voeren en de leveranciers te beoordelen op basis van hun vermogen om aan de specifieke behoeften van het bedrijf te voldoen.

Een RFP bevat doorgaans de volgende elementen:

1. Achtergrondinformatie: Het RFP-document begint met een introductie en een overzicht van het bedrijf, inclusief de missie, visie en doelstellingen. Hier wordt ook de reden voor het selecteren van een nieuw ERP-systeem uiteengezet en de verwachte voordelen van de implementatie.
2. Functionele vereisten: In het RFP worden gedetailleerde functionele vereisten opgenomen die het bedrijf heeft voor het ERP-systeem. Dit omvat een uitgebreide lijst van gewenste functionaliteiten, modules en processen die moeten worden ondersteund, zoals financiën, voorraadbeheer, inkoop, verkoop, productie, HR en meer. Het bedrijf kan ook specifieke vereisten hebben op het gebied van rapportage, workflows, integraties met andere systemen en gebruikersrollen.
3. Technische vereisten: Het RFP bevat technische specificaties en vereisten waaraan het ERP-systeem moet voldoen. Dit omvat de infrastructuurvereisten, compatibiliteit met bestaande systemen, databases, beveiligingsmaatregelen, schaalbaarheid en andere technische aspecten die van belang zijn voor het bedrijf.
4. Implementatieaanpak: Het RFP vraagt om een gedetailleerde beschrijving van de implementatieaanpak van de leverancier. Dit omvat het projectplan, de fasering, de tijdslijnen, de benodigde middelen, de training en de ondersteuning die de leverancier zal bieden tijdens het implementatieproces.
5. Prijsinformatie: Het RFP vraagt om gedetailleerde prijsinformatie, waaronder licentiekosten, implementatiekosten, onderhoudskosten, eventuele aanvullende kosten en de betalingsvoorwaarden. Hierdoor kan het bedrijf een grondige kostenanalyse uitvoeren en de prijsstructuur van verschillende leveranciers vergelijken.
6. Referenties en ervaring: Het RFP vraagt om referenties van vergelijkbare projecten die de leverancier heeft uitgevoerd. Het bedrijf kan vragen om cases uit de branche of sector, klantentestimonials en details over de ervaring en expertise van het implementatieteam.

Een RFP wordt meestal aangevraagd nadat een voorselectie van ERP-leveranciers is gemaakt op basis van eerdere beoordelingen, zoals RFIs (Request for Information). Het RFP-proces vindt plaats in een latere fase van het selectietraject, wanneer het bedrijf een diepgaander inzicht wil krijgen in de potentiële leveranciers en hun capaciteiten. Het indienen van een RFP stelt de leveranciers in staat om gedetailleerde voorstellen op te stellen die aansluiten op de specifieke behoeften en vereisten van het bedrijf.

Na ontvangst van de RFP’s evalueert het bedrijf de voorstellen, voert het mogelijk gesprekken en demonstraties met de leveranciers en maakt het een keuze op basis van verschillende factoren, waaronder functionaliteit, prijs, implementatieaanpak, referenties en ervaring.