Wat is tco (total cost of ownership)

TCO (Total cost of ownership)

De totale eigendomskosten (TCO) zijn de kosten om iets te kopen plus de kosten om het gedurende de nuttige levensduur te gebruiken. Het idee is om rekening te houden met de totale kosten die een bedrijf zal maken om een bedrijfsmiddel te gebruiken, en niet alleen met de aanschafkosten. De operationele kosten omvatten onderhoud, installatie, implementatie, downtime tijdens installatie/implementatie, opleiding die nodig is om het bedrijfsmiddel te gebruiken, verwijdering, licenties en upgrades. Bij de berekening van de operationele kosten is het belangrijk de toekomstige kosten aan te passen aan de waarde van vandaag, rekening houdend met de waarde van het geld en de timing van de kosten. Ook moet je de restwaarde aan het einde van de levensduur van het bedrijfsmiddel aftrekken. ERP-systemen gaan ook gepaard met volledige levenscycluskosten. Daarom is het beschouwen van post-implementatiekosten minimaal net zo belangrijk als implementatiekosten.

Wat zijn de voordelen van TCO binnen ERP?

Er zijn een aantal voordelen verbonden aan het gebruiken van TCO binnen ERP. Allereerst is TCO van belang omdat het inzicht geeft in de totale kosten gedurende de complete levensduur van het systeem. De simpele aanschafkosten zijn simpelweg niet genoeg om te weten, aangezien u rekening dient te houden met de hierboven genoemde kosten. Daarnaast is het met TCO mogelijk om dieper in te gaan op meer gedetailleerde prestatiecijfers. Het concept “prestatiecijfers” (gedefinieerd als een meting van de activiteiten en prestaties van een bedrijf) is voor bedrijven moeilijk te hanteren. TCO helpt u om die kloof te dichten. Ook is het mogelijk met TCO om verschillende variabelen te vergelijken tussen verschillende onderdelen of systemen. Op deze manier wordt het duidelijk waar het kostenplaatje uit bestaat, en waar eventueel verbetering of bezuiniging mogelijk is.

Het bepalen van TCO binnen ERP

Het bepalen van TCO binnen ERP bestaat uit drie verschillende fases.

1. De selectiefase, waarin de organisatie onderzoek doet naar de implementatie van het ERP-systeem. Denk hierbij aan ontwikkeling, en de beslissing van het kiezen van een leverancier.
2. De implementatiefase, waarin het systeem getest en geïmplementeerd wordt. Hierbij komen bijvoorbeeld migratiekosten en advieskosten aan bod.
3. De fase waarin het systeem volledig in gebruik wordt genomen. Hierin komen voornamelijk softwarekosten aan bod, zoals licenties, en hardware kosten voor bijvoorbeeld onderhoud. Daarnaast zijn er in deze fase ook nog doorlopende kosten zoals opleiding van werknemers en onderhoud en gebruikskosten.