Wat is go-live

Go-live

Het go-live moment is het moment waarop het nieuwe ERP Systeem in gebruik wordt genomen. Het wordt ook de go-live datum genoemd. De go-live datum is een cruciale mijlpaal in een ERP-implementatie project. En niet onbelangrijk: Een succesvolle Go-live  is vaak een reden voor een feestje voor het Projectteam. Maar bij elke Go-live zullen er op de eerste dagen van de go-live een aantal uitdagingen of verrassingen zijn. Dat is op zich niet erg, zolang je er maar op bent voorbereid en het support goed hebt georganiseerd.

De Go-live kan stressvol zijn. U hebt alle oude systemen nog in gebruik, en u moet alles op het nieuwe ERP systeem laten draaien, met alle gebruikers die de nieuwe ERP software gaan gebruiken. Er is veel werk te doen voor de Go-live. Maak een back-up van uw oude systemen en maak een plan om eventuele problemen die je zou kunnen tegenkomen zo snel mogelijk op te lossen.

Het kiezen van een goed moment voor go-live

Om de overgang van het oude naar het nieuwe systeem soepel te laten verlopen, moet u een goed moment kiezen voor uw go-live. Dit zal waarschijnlijk niet aan het begin van een drukke periode. Er moet wel ruimte zijn zodat uw gebruikers tijd hebben om te wennen aan het nieuwe ERP-systeem. Soms is de Go-live aan het einde van een financieel boekjaar of op 1 januari. Maar het komt ook voor dat een Gol-live gedurende het jaar is, aan het begin van een nieuwe maand.

Voorbereiding op de Go-live

Voordat u live gaat met uw ERP Systeem, zijn er een aantal zaken die u moet regelen:

Zorg voor ondersteuning

Zorg ervoor dat u een volledig support team klaar heeft staan om gebruikers te assisteren gedurende deze tijd. Als uw bedrijf meerdere locaties heeft die gebruik maken van het ERP Systeem, kan het zijn dat u meerdere mensen stand-by nodig heeft om te helpen in verschillende kantoren. Het is belangrijk dat gebruikers in staat zijn om iemand te bereiken als ze problemen of vragen hebben.

Zorg voor kennis

Zorg voor dat u Live gaat dat alle eindgebruiker voldoende getraind en geoefend zodat ze voldoende kennis hebben om met het nieuwe ERP System te werken. Dit is misschien wel het belangrijkste aspect van een Go-live. Een Go-live waarbij de eindgebruikers veel fouten maken, niet weten hoe het systeem werkt en niet weten hoe ze de fouten moeten herstellen is niet goed. Dat kan zelfs een bedrijfsrisico zijn.

Zorg voor goede data

Een voorwaarde voor een succesvolle Go-Live is een goede datamigratie. Alles stamgegevens moeten van het oude naar het nieuwe ERP Systeem zijn overgezet. Dan bedoelen we alle klanten, leveranciers en contactpersonen. Maar ook alle artikelen, stuklijsten, routingen en recepturen. Als laatste stap van de migratie worden alle lopende orders en transacties overgezet. Dan bedoelen we alle open offertes, verkooporders, projecten, inkooporders en productieorders. Ook alle open facturen en een begin balans moeten worden overgezet.

Hoe lang duurt het voordat je ‘Live’ gaat met een nieuw ERP Systeem?

Dat is afhankelijk van de omvang van het bedrijf en de complexiteit van de processen. Een gemiddelde MKB-bedrijf met één vestiging kan na gemiddeld 9 maanden live. Kleine bedrijven die met 100% standaard ERP Software kunnen werken en weinig data hebben kunnen soms na 3 tot 4 maanden live. En bij grotere internationale bedrijven kan het soms wel vele jaren duren tot men live gaat met het nieuwe ERP Systeem.