Wat is rfq (request for quotation)

RFQ (Request for Quotation)

RFQ staat voor Request for Quotation, wat een verzoek om offerte betekent. In het kader van een ERP-selectietraject wordt een RFQ gebruikt om potentiële ERP-leveranciers te vragen om gedetailleerde prijsopgaven te verstrekken voor hun producten, diensten en implementatie. Het doel van een RFQ is om een vergelijking te maken tussen de kosten en prijzen van verschillende leveranciers en om een weloverwogen beslissing te nemen op basis van economische factoren.

Een RFQ bevat doorgaans de volgende elementen:

1. Achtergrondinformatie: Het RFQ-document begint met een introductie en een overzicht van het bedrijf, inclusief de reden voor het selecteren van een nieuw ERP-systeem en de verwachte voordelen van de implementatie. Het kan ook relevante informatie bevatten over de bedrijfsomvang, de sector en andere contextuele details.
2. Functionaliteiten en vereisten: Het RFQ kan een samenvatting bevatten van de functionele vereisten die het bedrijf heeft voor het ERP-systeem. Dit omvat de belangrijkste modules, processen en functionaliteiten die moeten worden ondersteund, zoals financiën, voorraadbeheer, inkoop, verkoop, productie, HR en meer.
3. Technische vereisten: Het RFQ kan ook specifieke technische vereisten bevatten waaraan het ERP-systeem moet voldoen. Dit omvat zaken zoals de gewenste infrastructuur, integratiemogelijkheden met bestaande systemen, schaalbaarheid, beveiligingseisen en andere technische aspecten die relevant zijn voor het bedrijf.
4. Prijsinformatie: Het RFQ vraagt om gedetailleerde prijsinformatie, inclusief de kostenstructuur voor het ERP-systeem en de bijbehorende diensten. Dit omvat licentiekosten, implementatiekosten, onderhoudskosten, eventuele aanvullende kosten en de betalingsvoorwaarden. Het RFQ kan ook vragen om informatie over de contractduur en mogelijke kortingen.
5. Dienstverlening en ondersteuning: Het RFQ kan vragen om informatie over de dienstverlening en ondersteuning die de leverancier biedt. Dit omvat zaken zoals implementatiebegeleiding, training, onderhouds- en ondersteuningsdiensten, en eventuele service level agreements (SLA’s).

Een RFQ wordt meestal aangevraagd in een later stadium van het ERP-selectieproces, nadat het bedrijf al een voorselectie heeft gemaakt op basis van RFIs (Request for Information) en RFPs (Request for Proposal). Het RFQ-proces is gericht op het verkrijgen van concrete prijsopgaven van de geselecteerde leveranciers, zodat het bedrijf een vergelijking kan maken tussen de kostenaspecten van de verschillende opties.

Na ontvangst van de RFQ’s evalueert het bedrijf de prijsvoorstellen, neemt het mogelijk gesprekken met de leveranciers en maakt het uiteindelijk een keuze op basis van verschillende factoren, waaronder prijs, functionaliteit, technische aspecten, dienstverlening en ondersteuning.