Wat is pos (point of sale)

POS (Point of Sale)

Point of Sale (POS) verwijst niet naar het orderinvoerproces, maar naar een fysieke locatie waar klanten goederen en diensten kunnen kopen. Traditioneel vinden POS-transacties plaats in winkels met bakstenen en mortel, maar ook in dienstverlenende bedrijven zoals restaurants, bioscopen, kapsalons, monteurs enz. Een POS-terminal is een fysiek elektronisch apparaat dat wordt gebruikt om de gegevens van de kaarthouder vast te leggen bij de bron van de transactie. Een POS-terminal kan in het algemeen de informatie van de krediet- of debitkaart van een klant lezen en vervolgens de betaling verwerken, waarbij een ontvangstbewijs wordt afgedrukt. ERP met ingebouwde POS functionaliteit stelt gebruikers in staat om orders aan te maken en betalingen te accepteren aan de voorkant bij het face-to-face handelen met klanten via POS-terminals, maar ook orders aan te maken en betalingen te verwerken aan de achterkant bij het ontvangen van orders via e-mail, telefoon of andere methoden.

Wat zijn de voordelen van POS binnen ERP?

Een ERP-systeem dat is geïntegreerd met POS-software zal de operationele workflows vereenvoudigen en de verkoopproductiviteit maximaliseren. Door real-time verkooptransactie- en klantgegevens te integreren met voorraad-, inkoop-, boekhoud- en personeelsbeheergegevens, krijgen bedrijven meer controle over de activiteiten op meerdere locaties. Ondertussen worden verbeterde gegevensrapportage en efficiëntere processen mogelijk gemaakt door gegevenscentralisatie, die beide een betere besluitvorming mogelijk maken. Centraal bij de integratie van de twee systemen staat de synchronisatie van POS-retailgegevens met het ERP-systeem. Dit zorgt ervoor dat verkooptransacties en alle andere klantgegevens die door de POS-software zijn vastgelegd, automatisch worden gesynchroniseerd met het back-endsysteem, inclusief de debiteurenmodule. Omgekeerd worden alle voorraadgegevens samen met product details en/of prijswijzigingen automatisch ingevuld in het POS-systeem op alle locaties, inclusief online. Op die manier zorgt het bedrijf ervoor dat de voorraadgegevens in beide systemen bijgewerkt blijven, terwijl alle gegevens die in een van beide systemen worden ingevoerd, automatisch en gelijktijdig het andere systeem bijwerken.

Het proces van invoer van POS binnen ERP

Wanneer POS aan een groot ERP systeem wordt gekoppeld, zijn er verschillende mogelijkheden voor integratie beschikbaar. Hoe de integratie er in individuele gevallen uitziet, hangt af van de opbouw van het bestaande ERP-systeem. In het volgende voorbeeld wordt POS geïntegreerd met een standaard  SAP ERP-systeem. De communicatie tussen het ERP-systeem en POS verloopt via de standaard SAPIDOC-verbinding. De benodigde gegevens, bijv. prijzen of artikelinformatie, worden uit het ERP-systeem gedownload en naar POS gestuurd. Na een transactie worden de verkoopgegevens via upload van het POS naar het geïntegreerde SAP POS DATA Management gestuurd, en vervolgens naar de Business Intelligence Database. Daarnaast wordt de ERP Database bijgewerkt door de gegevens uit het PDM. De gegevensintegriteit ligt in de ERP en Business Intelligence Database van de organisatie.