Wat is document management system (dms)

Document Management System (DMS)

Wat is de functie van DMS binnen ERP?

DMS bestaat uit bedrijfssoftware waarmee alle documenten binnen een organisatie beter kunnen worden georganiseerd en beheerd door werknemers. Denk hierbij vooral aan digitale gegevens en data. De voornaamste functie van DMS is het in kaart brengen van bestanden en het geven van een juiste locatie aan bestanden in uw bedrijf. Dit doet het op een dusdanige manier, dat het voor werknemers makkelijk is om bestanden terug te vinden in de database, met behulp van keywords. DMS worden vaak gebruikt in combinatie met ERP-systemen. Op deze manier kan het alle documenten van een bedrijf integreren in één systeem. Ook kan het afzonderlijk van het ERP-systeem gebruikt worden binnen bedrijven. In dit geval is het wel aan te raden om een interface aan te schaffen, waarmee DMS en ERP toch optimaal samen kunnen werken.

Wat zijn de voordelen van DMS binnen ERP?

Een groot voordeel van een DMS is dat het er voor zorgt dat er een aantal simpele routinetaken kunnen worden geautomatiseerd. Dit heeft twee voordelen als gevolg. U zorgt ervoor dat uw werknemers minder tijd kwijt zijn met deze taken, en u zorgt ervoor dat er minder fouten worden gemaakt in deze eenvoudige taken. Doordat bijvoorbeeld facturen automatisch worden opgeslagen en beschikbaar worden gemaakt voor geautoriseerde werknemers, hoeft deze niet oneindig te worden doorgemaild binnen het bedrijf. Daarnaast zorgt een DMS ervoor dat alle kennis die uw bedrijf heeft op een centrale plaats staat opgeslagen. Over de jaren heen verzameld uw bedrijf een oneindige hoeveelheid informatie, van klanten, werknemers, en uw bedrijf zelf. Veel van deze informatie gaat zonder een DMS echter verloren over tijd, doordat deze op verschillende plekken opgeslagen staat. Met een DMS is het verliezen van deze kennis verleden tijd.

Wat is het proces van invoer van DMS binnen ERP?

Er zijn een groot aantal leveranciers van DMS-pakketten. Bij het kijken naar een DMS-pakket, is het van belang dat u kijkt naar welke documenten er worden ondersteund door het systeem, en met welke software er moet worden samengewerkt. Alle workflows dienen in kaart te worden gebracht, zodat u er achter komt welke wensen u heeft en of een pakket hierop aansluit. Denk er ook goed aan welke functies er echt noodzakelijk zijn, en welke optioneel zijn. Heeft u een vrij standaard pakket nodig, van een van de grote leveranciers, of juist een erg specifiek pakket dat op maat is gemaakt, van een kleinere leverancier? Om het pakket optimaal te laten functioneren, dient er over al deze aspecten te worden nagedacht.