Wat is qms (quality management system)

QMS (Quality Management System)

Een Quality Management System (QMS) is een bepaald stuk software dat het kwaliteitsteam in staat stelt beleidslijnen, processen en procedures vast te stellen die nodig zijn voor de planning en uitvoering van alle bedrijfsfuncties, van onderzoek en ontwikkeling tot klantenservice. Het QMS systeem helpt bij het ontwerpen en beheren van kwaliteitsactiviteiten, maar er moet een manier zijn voor het kwaliteitsteam om dit beleid, deze processen en procedures te communiceren naar de werknemers die aan hen verplicht zijn. Ze moeten een manier vinden om een bepaalde standaard van kwaliteit met de dagelijkse operaties te integreren, en dit vereist interactie met het ERP-systeem.

Aangezien het kwaliteitsteam zo veel afdelingen binnen het bedrijf raakt, is het essentieel dat de QMS-systemen naadloos zijn geïntegreerd in ERP. Met een geïntegreerd QMS kunt u er zeker van zijn dat alle werknemers die met het ERP werken, kwaliteitsinterfaces hebben waarmee ze de input van QA in hun workflow kunnen beoordelen, documenteren en volgen. De rol van een ERP in een QMS is dus het gebruik van geavanceerde software om de uitvoering van het beleid, de processen en procedures van een bepaalde organisatie te automatiseren.

Wat zijn de voordelen van QMS binnen ERP?

Er hangen een aantal voordelen aan het integreren van een QMS in een ERP-systeem. Met een goede QMS Software kunnen managers de bedrijfsprocedures en kwaliteitsprocessen bijhouden voor naleving van normen zoals ISO 9001, AS9100, ISO 13485 en vele andere, terwijl ze ook de meer tactische kwaliteitsborgingsprocessen kunnen vastleggen en helpen verbeteren. Denk hierbij aan First Article Inspection Reports (FAIR) en in-proces dimensionale inspectierapporten van jobs of werkorders op de fabrieksvloer. Daarnaast wordt uw hele organisatie een gecoördineerd cross-functioneel kwaliteitsteam. Door de integratie van ERP en QMS worden transcriptiefouten, risico’s door regelgeving, handmatige processen, afval en verspilling verminderd. Ook wordt het vertrouwen in gegevens, de processen en procedures, het documentbeheer, de rapportage en analyse, en het delen van informatie verbeterd.

Het proces van invoer van QMS binnen ERP

Het implementeren van een QMS systeem gaat volgens een aantal stappen. Allereerst is het van belang dat processen worden gedefinieerd en gevisualiseerd. Hiermee wordt duidelijk hoe de hiërarchie van processen is, en wie er voor elke stap verantwoordelijk is. Vervolgens wordt het kwaliteitsbeleid bepaald. Er moet een bepaalde standaard van kwaliteit worden gevestigd waar alle processen aan moeten voldoen. Hierna worden de doelen bepaald waarmee aan de standaard wordt voldaan. De volgende stap is om te gaan meten en testen, en zo eventuele defecten te documenteren en aan te passen. Wanneer dit is gedaan, gaat het QMS in werking en wordt er op basis van de doelen en de standaard gekeken of alle processen in het bedrijf aan de verwachtingen voldoen. Dit is een continu proces van meten, documenteren en aanpassen.