Wat is rfi (request for information)

RFI (Request for Information)

RFI staat voor Request for Information, wat een verzoek om informatie betekent. In het kader van een ERP-selectietraject wordt een RFI gebruikt om potentiële ERP-leveranciers te vragen om gedetailleerde informatie over hun producten, diensten en mogelijkheden te verstrekken. Het doel van een RFI is om een eerste screening uit te voeren en de leveranciers te evalueren op basis van hun geschiktheid voor het beoogde ERP-project.

Een RFI bevat doorgaans de volgende elementen:

1. Achtergrondinformatie: Het RFI-document begint meestal met een introductie en achtergrondinformatie over het bedrijf dat het ERP-systeem wil implementeren. Hier wordt beschreven waarom het bedrijf een nieuw ERP-systeem nodig heeft, de bedrijfsdoelstellingen en de specifieke vereisten die ze hebben.
2. Functionaliteiten en vereisten: Het RFI bevat een gedetailleerde lijst van functionaliteiten, modules en specifieke vereisten die het bedrijf zoekt in een ERP-systeem. Dit omvat zaken zoals financiën, voorraadbeheer, productieplanning, rapportage, gebruikersbeheer, integratiemogelijkheden en meer. Het bedrijf kan ook vragen om informatie over de ervaring van de leverancier met vergelijkbare implementaties.
3. Technische aspecten: Het RFI kan vragen om technische informatie over het ERP-systeem, zoals de technologieën waarop het is gebouwd, de schaalbaarheid, het ondersteunde platform, de databasevereisten en andere technische details die relevant zijn voor het bedrijf.
4. Implementatie en ondersteuning: Het RFI kan vragen stellen over de implementatiemethodologie van de leverancier, de geschatte implementatietijd, het trainingsprogramma, de ondersteuningsmogelijkheden en eventuele service level agreements (SLA’s) die worden aangeboden.
5. Prijsinformatie: Hoewel een RFI meestal niet vraagt om gedetailleerde prijsinformatie, kan het wel vragen om een algemeen inzicht in de prijsstructuur, zoals licentiekosten, implementatiekosten, onderhoudskosten en eventuele bijkomende kosten.

Een RFI wordt meestal aan het begin van het ERP-selectieproces aangevraagd, nadat het bedrijf een voorlopige behoefteanalyse heeft uitgevoerd en een lijst met potentiële ERP-leveranciers heeft opgesteld. Het RFI biedt een gestructureerde manier om relevante informatie van de leveranciers te verzamelen en hen te beoordelen op basis van hun reacties. Op basis van de ontvangen informatie kan het bedrijf een shortlist maken van leveranciers die voldoen aan hun vereisten en geschikt zijn voor verdere evaluatie in het selectietraject.

Het RFI-proces dient als een voorbereidende stap voordat er meer diepgaande gesprekken en demonstraties met de geselecteerde leveranciers plaatsvinden. Het helpt bij het verzamelen van essentiële informatie en stelt het bedrijf in staat om gefundeerde beslissingen te nemen bij het selecteren van de juiste ERP-oplossing en leverancier voor hun behoeften.