Wat is OCR (Optical Character Recognition)?

OCR (Optical Character Recognition)

Wat is OCR (Optical Character Recognition) in ERP-systemen?

OCR (Optical Character Recognition) in ERP-systemen is een technologie die tekst uit gescande documenten of afbeeldingen herkent en omzet naar digitale gegevens. Dit wordt veel gebruikt in crediteurenbeheer, waarbij inkomende facturen automatisch worden uitgelezen en verwerkt. OCR vermindert de noodzaak voor handmatige gegevensinvoer en helpt fouten te voorkomen. In een ERP-systeem wordt OCR ingezet om documenten zoals facturen, bestelbonnen en contracten snel te digitaliseren en te koppelen aan de juiste administratieve processen. Dit verhoogt de efficiëntie en versnelt de verwerking van financiële en logistieke documenten.

Hoe Werkt OCR in een ERP-systeem?

OCR-technologie werkt door gescande of gefotografeerde documenten te analyseren en tekstuele informatie te herkennen. Moderne OCR-oplossingen maken gebruik van machine learning en AI om tekst nauwkeuriger te interpreteren, zelfs bij minder duidelijke afdrukken of handgeschreven teksten. In een ERP-systeem wordt OCR vaak gebruikt om facturen automatisch te verwerken. De software herkent velden zoals factuurnummer, leverancier, bedrag en BTW en matcht deze gegevens met bestaande inkooporders. Vervolgens kan een goedkeuringsworkflow worden gestart, waarbij de juiste personen de transactie controleren voordat deze wordt verwerkt. Dit bespaart tijd en verlaagt de kans op fouten of dubbele betalingen.

Best-of-Breed of Geïntegreerde OCR?

OCR-oplossingen kunnen zowel als best-of-breed applicatie als geïntegreerd in een ERP-systeem worden gebruikt. Best-of-breed OCR-software biedt vaak geavanceerdere functies en kan gekoppeld worden aan meerdere ERP-systemen of financiële applicaties. Dit is vooral geschikt voor bedrijven die complexe documentverwerking nodig hebben. Geïntegreerde OCR-functionaliteit in een ERP-systeem daarentegen biedt een naadloze workflow zonder extra koppelingen en onderhoud. Veel moderne ERP-leveranciers bieden standaard OCR-functionaliteit of integraties met bekende OCR-platforms. De keuze hangt af van de mate van automatisering en flexibiliteit die een organisatie nodig heeft. In beide gevallen helpt OCR bij het stroomlijnen van administratieve processen en het verbeteren van de datakwaliteit binnen een ERP-systeem.

Er zijn verschillende redenen waarom OCR meestal als een losse applicatie wordt gekoppeld aan een ERP-systeem en niet volledig geïntegreerd is:

Specialistische functionaliteit: OCR vereist gespecialiseerde algoritmen en technologieën om tekst te herkennen en te verwerken. Deze functionaliteit wordt vaak aangeboden door gespecialiseerde OCR-softwareleveranciers die zich richten op het ontwikkelen en verbeteren van OCR-mogelijkheden. Door OCR als een aparte applicatie te gebruiken, kunnen bedrijven profiteren van geavanceerde OCR-functionaliteiten die zijn afgestemd op specifieke documenttypen en talen.
Flexibiliteit en aanpasbaarheid: Door OCR als een losse applicatie te gebruiken, kunnen bedrijven de OCR-software aanpassen aan hun specifieke behoeften en documenttypes. Ze kunnen de OCR-software configureren en trainen om de beste resultaten te behalen bij het extraheren van gegevens uit hun specifieke documenten. Dit biedt meer flexibiliteit en nauwkeurigheid bij het vastleggen van gegevens.
Onafhankelijkheid van ERP-systemen: Door OCR als een aparte applicatie te gebruiken, zijn bedrijven niet afhankelijk van een specifiek ERP-systeem voor OCR-functionaliteit. Ze kunnen OCR-toepassingen integreren met verschillende ERP-systemen of zelfs gebruiken in combinatie met andere bedrijfstoepassingen. Dit geeft bedrijven de vrijheid om OCR-functionaliteit te gebruiken, ongeacht hun bestaande ERP-infrastructuur.

Hoewel OCR meestal als een losse applicatie wordt gekoppeld aan ERP-systemen, kan er wel integratie plaatsvinden tussen de twee. Bijvoorbeeld, de geëxtraheerde gegevens van OCR kunnen worden geïmporteerd in het ERP-systeem voor verdere verwerking en automatisering van bedrijfsprocessen. Integratie tussen OCR en ERP-systemen zorgt voor een naadloze gegevensstroom en minimaliseert handmatige invoer en fouten.