Wat is oms (order management systeem)

OMS (Order Management Systeem)

Een Order Management Systeem (OMS) is een softwareoplossing die bedrijven helpt bij het beheren en automatiseren van het gehele orderverwerkingsproces, van bestelling tot levering. Het systeem houdt alle orders bij, coördineert voorraad en logistiek, en zorgt voor een efficiënte afhandeling van bestellingen over verschillende verkoopkanalen.

Belangrijkste functies van een OMS

1. Orderbeheer
   • Verzamelt, verwerkt en volgt orders van klanten, zowel online als offline.
   • Automatiseert goedkeuringen, betalingen en facturatie.
2. Voorraadbeheer
   • Houdt real-time bij hoeveel voorraad beschikbaar is in verschillende magazijnen en winkels.
   • Voorkomt voorraadtekorten en overschotten door slimme voorraadallocatie.
3. Orderroutering en fulfilment
   • Wijs bestellingen toe aan het meest geschikte magazijn, distributiecentrum of winkel op basis van beschikbaarheid en locatie.
   • Ondersteunt verschillende fulfilmentmethoden, zoals dropshipping, click & collect en ship-from-store.
4. Retouren- en ruilbeheer
   • Automatiseert retour- en ruilprocessen, inclusief retourautorisaties en terugbetalingen.
5. Multi-channel integratie
   • Synchroniseert orders van verschillende verkoopkanalen zoals webshops, marktplaatsen, fysieke winkels en sociale media.
6. Klantcommunicatie en tracking
   • Stuurt automatische orderbevestigingen, verzendmeldingen en trackinginformatie.
7. Analyse en rapportage
   • Biedt inzicht in verkoopprestaties, ordertrends en klantgedrag.

Waarom een OMS gebruiken?

Een OMS verbetert efficiëntie en nauwkeurigheid in orderverwerking en helpt bedrijven hun klantenservice te optimaliseren door snellere en beter georganiseerde leveringen. Het wordt vaak gebruikt door e-commercebedrijven, retailers en groothandels die werken met complexe distributienetwerken en meerdere verkoopkanalen.

Een Order Management Systeem (OMS) kan naast een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) worden gebruikt omdat het specifieke functionaliteiten biedt die vaak niet volledig worden afgedekt door een ERP. Hier zijn de belangrijkste redenen:

1. Specialisatie in orderverwerking
   • Een OMS is geoptimaliseerd voor het beheren van orders, voorraad en leveringen, terwijl een ERP breder is en verschillende bedrijfsprocessen beheert.
   • OMS biedt vaak geavanceerde orderroutering, voorraadallocatie en retourverwerking.
2. Snellere en flexibelere orderafhandeling
   • Een OMS kan bestellingen dynamisch toewijzen aan verschillende magazijnen of verkooppunten op basis van beschikbaarheid en locatie.
   • Real-time synchronisatie met verschillende verkoopkanalen zoals webshops, marktplaatsen en fysieke winkels.
3. Betere omnichannel-ervaring
   • Integreert naadloos met e-commerceplatforms, POS-systemen en marktplaatsen.
   • Zorgt ervoor dat klanten een uniforme ervaring hebben, ongeacht of ze online of offline bestellen.
4. Efficiëntere retour- en ruilprocessen
   • Beheert retouren en ruilingen efficiënter door geautomatiseerde workflows en integratie met logistieke partners.
5. Meer flexibiliteit in fulfilmentstrategieën
   • Ondersteunt dropshipping, click & collect en ship-from-store-opties.
   • Biedt betere controle over verzending en orderprioritering.
6. Aanvullende data-analyse en rapportage
   • Geavanceerde inzichten in ordertrends, klantgedrag en voorraadbeheer.
   • Biedt dashboards en rapportages die specifiek gericht zijn op orderverwerking en fulfilment.
7. Vermindert belasting op het ERP-systeem

Door orderbeheer apart te houden, blijft het ERP efficiënter in andere kernprocessen zoals financiële administratie, HR en productie.