Wat is TCO (Total cost of ownership)

TCO (Total cost of ownership)

Wat is TCO (Total Cost of Ownership)?

TCO (Total Cost of Ownership) is een methode om de werkelijke kosten van een product of systeem over de volledige levensduur te berekenen. Dit gaat verder dan alleen de aanschafprijs en omvat ook kosten zoals implementatie, onderhoud, training, operationele kosten en eventuele vervangingskosten. TCO wordt vaak gebruikt om de langetermijnimpact van investeringen in IT, infrastructuur en andere bedrijfsmiddelen te evalueren. Door rekening te houden met alle directe en indirecte kosten, helpt TCO bedrijven om beter geïnformeerde beslissingen te nemen en financiële risico’s te minimaliseren.

De totale eigendomskosten (TCO) zijn de kosten om iets te kopen plus de kosten om het gedurende de nuttige levensduur te gebruiken. Het idee is om rekening te houden met de totale kosten die een bedrijf zal maken om een bedrijfsmiddel te gebruiken, en niet alleen met de aanschafkosten. De operationele kosten omvatten onderhoud, installatie, implementatie, downtime tijdens installatie/implementatie, opleiding die nodig is om het bedrijfsmiddel te gebruiken, verwijdering, licenties en upgrades. Bij de berekening van de operationele kosten is het belangrijk de toekomstige kosten aan te passen aan de waarde van vandaag, rekening houdend met de waarde van het geld en de timing van de kosten. Ook moet je de restwaarde aan het einde van de levensduur van het bedrijfsmiddel aftrekken. ERP-systemen gaan ook gepaard met volledige levenscycluskosten. Daarom is het beschouwen van post-implementatiekosten minimaal net zo belangrijk als implementatiekosten.

Wat zijn de voordelen van TCO binnen ERP?

Er zijn een aantal voordelen verbonden aan het gebruiken van TCO binnen ERP. Allereerst is TCO van belang omdat het inzicht geeft in de totale kosten gedurende de complete levensduur van het systeem. De simpele aanschafkosten zijn simpelweg niet genoeg om te weten, aangezien u rekening dient te houden met de hierboven genoemde kosten. Daarnaast is het met TCO mogelijk om dieper in te gaan op meer gedetailleerde prestatiecijfers. Het concept “prestatiecijfers” (gedefinieerd als een meting van de activiteiten en prestaties van een bedrijf) is voor bedrijven moeilijk te hanteren. TCO helpt u om die kloof te dichten. Ook is het mogelijk met TCO om verschillende variabelen te vergelijken tussen verschillende onderdelen of systemen. Op deze manier wordt het duidelijk waar het kostenplaatje uit bestaat, en waar eventueel verbetering of bezuiniging mogelijk is.

Het bepalen van TCO van een ERP Systeem

Het bepalen van TCO van een ERP bestaat uit drie verschillende fases.

De selectiefase, waarin de organisatie onderzoek doet naar de implementatie van het ERP-systeem. Denk hierbij aan ontwikkeling, en de beslissing van het kiezen van een leverancier.
De implementatiefase, waarin het systeem getest en geïmplementeerd wordt. Hierbij komen bijvoorbeeld migratiekosten en advieskosten aan bod.
De fase waarin het systeem volledig in gebruik wordt genomen. Hierin komen voornamelijk softwarekosten aan bod, zoals licenties, en hardware kosten voor bijvoorbeeld onderhoud. Daarnaast zijn er in deze fase ook nog doorlopende kosten zoals opleiding van werknemers en onderhoud en gebruikskosten.

Hoe Werkt TCO Berekening in een ERP-systeem?

Binnen een ERP-systeem kan TCO worden berekend door verschillende kostencomponenten te registreren en te analyseren. Het systeem kan bijvoorbeeld gegevens verzamelen over licentiekosten, implementatie-uitgaven, supportcontracten en periodieke onderhoudskosten. Daarnaast houdt een ERP rekening met verborgen kosten, zoals downtime, aanpassingen en gebruikerssupport. Door al deze factoren in één centraal systeem te beheren, kunnen organisaties nauwkeuriger inschatten wat de totale kosten van een ERP-implementatie of een ander bedrijfsmiddel zullen zijn. Dit helpt bij budgettering en strategische planning.

Wie Gebruikt TCO Berekeningen in ERP?

TCO-berekeningen worden vooral gebruikt door financiële afdelingen, IT-managers en directieleden die verantwoordelijk zijn voor investeringsbeslissingen. Bedrijven in de productie, logistiek en retail gebruiken ERP-gebaseerde TCO-analyses om te bepalen of het kostenefficiënter is om apparatuur te kopen of te leasen. IT-afdelingen maken gebruik van TCO binnen een ERP om cloud- versus on-premise-oplossingen te vergelijken. Door een helder beeld te krijgen van de langetermijnkosten, kunnen organisaties verspilling verminderen en hun investeringen optimaliseren.

Voorbeelden van TCO in een ERP-systeem

Een productiebedrijf kan TCO-berekeningen in zijn ERP gebruiken om de werkelijke kosten van een nieuwe machine te analyseren, inclusief energieverbruik en onderhoud. Een retailorganisatie kan via het ERP-systeem de TCO van verschillende logistieke oplossingen vergelijken, zoals intern magazijnbeheer versus uitbesteding aan een derde partij. Een IT-bedrijf kan een ERP-gebaseerde TCO-analyse uitvoeren om te beslissen of overstappen naar een cloud-ERP voordeliger is dan het behouden van een on-premise oplossing. Door TCO in een ERP te integreren, krijgen bedrijven een realistischer inzicht in hun kosten en kunnen ze beter onderbouwde investeringsbeslissingen nemen.